Электронная версия журнала

Адаптация в новом коллективе

«Секретарь-референт» №11 2005 / Профессия

Новая страница 1

1.           Как вы должны представлять фирму по телефону?

Согласно деловому этикету, сначала обычно называют фирму, а затем здороваются. Например: «Компания «Илион». Добрый день!» Если же все первичные звонки попадают на ресепшн, а на вас переключают непосредственно те, которые касаются вашего руководителя, то приветствие может звучать иначе, например: «Приемная Добровольского, добрый день!» В том случае, если руководитель по каким-либо соображениям не желает указывать название фирмы, то, отвечая на звонок, достаточно сказать: «Добрый день (утро, вечер)! Чем могу Вам помочь?» Последним вопросом вы отвлекаете звонящего от выяснения названия компании и ненавязчиво подводите его к мысли о необходимости изложить свою просьбу.

2.           Каким образом фильтровать поступающие звонки?

Этот момент чрезвычайно важен, так как у вашего шефа наверняка имеются деловые партнеры, с которыми вы должны соединять его в любое время и при любых обстоятельствах, а могут быть и такие, общение с которыми нежелательно.

3.           Какова структура компании и иерархия ее руководящего состава? Чьи еще поручения, кроме поручений вашего непосредственного начальника, вы должны выполнять, и в какой последовательности?

К примеру, вас утвердили на должность секретаря одного из учредителей компании, и помимо него в офисе находятся еще два или три учредителя, не имеющих своих личных помощников. В этом случае к числу ваших обязанностей может относиться и выполнение их просьб и поручений.

4.           Как руководитель относится к вопросу о планировании своего рабочего дня секретарем?

Достаточно часто руководители компаний предпочитают планировать свой рабочий день самостоятельно. Возможно, это связано с тем, что они достаточно мобильны и их график может меняться по нескольку раз в течение дня, а возможно, боясь утечки информации, они не считают нужным посвящать секретаря в свои планы. Правда, бывают случаи, когда руководитель даже не догадывается, насколько это удобно – избавить себя от лишних забот, поручив секретарю составлять график своего рабочего дня. Поэтому обязательно проясните этот вопрос в беседе с руководителем. Если же он в категоричной форме отказывается от вашей помощи, тогда договоритесь с ним о том, что он хотя бы будет информировать вас о том, в какой время будет отсутствовать и когда вы можете с ним связываться по мобильному телефону, а когда нет. Обязательно поясните, почему вы задаете подобный вопрос. Руководитель должен понять, что дело не в простом любопытстве с вашей стороны, а в желании облегчить общение и не отрывать его понапрасну от важных встреч и переговоров. Если же руководитель и в этом случае не хочет идти на компромисс, то вам придется ориентироваться по ситуации. В начале каждого рабочего дня спрашивайте его, не предвидится ли сегодня визитов важных посетителей. Когда руководитель намеревается на время покинуть офис, уточните, как долго он будет отсутствовать, чтобы в случае необходимости правильно сориентировать коллег и деловых партнеров. Узнайте также, когда во время своего отсутствия шеф будет доступен по мобильному телефону, а когда его беспокоить не следует. В любом случае, самое главное в общении с такими руководителями – постепенность. Со временем, когда шеф убедится в вашем умении хранить конфиденциальную информацию, лимит его доверия к вам понемногу начнет увеличиваться.

5.           Каким образом будет организован прием посетителей, будет ли специально выделен день для приема сотрудников по личным вопросам?

Получить ответ на этот вопрос нужно без промедления, так как визиты деловых партнеров могут быть запланированы уже на первый день вашей работы. Обязательно уточните, кто имеет право входит в кабинет руководителя без предварительного доклада, о приходе кого следует докладывать незамедлительно, кого для аудиенции следует приглашать только в переговорную. Очень часто руководитель отказывается от организации часов приема по личным вопросам, мотивируя это тем, что достаточно принять всех желающих в рабочем порядке. К сожалению, практика показывает, что это не совсем верный подход. Постарайтесь в тактичной форме убедить вашего шефа в том, что, выделив специальные часы приема по личным вопросам, вы сможете упорядочить процесс посещения руководителя сотрудниками. Это сэкономит время и начальника, и подчиненных, у которых не будет необходимости беспрестанно заглядывать в приемную, отрывая секретаря от работы, чтобы уточнить, освободился ли шеф, готов ли он выслушать сотрудника. Некоторые особо настойчивые коллеги могут часами просиживать у вас в приемной, маячить перед глазами и, что особенно нежелательно, присутствовать при ваших телефонных переговорах. Не стоит забывать, что секретарю частенько приходится выполнять личные поручения шефа – бронировать билеты и гостиничные номера, организовывать поездки его семьи на отдых или производить запись к врачу, и лишние уши в этот момент абсолютно недопустимы. Не стоит говорить, что и во время приема важных посетителей присутствие посторонних, пусть даже и сотрудников фирмы, в приемной крайне нежелательно. Думаю, когда вы изложите своему руководителю все эти доводы, его точка зрения относительно часов приема по личным вопросам изменится. Как только в процессе беседы вы почувствуете, что шеф колеблется и уже готов дать свое согласие, подкиньте ему идею, что время приема можно свести к минимуму, например: один час в неделю по предварительной записи, но не более четырех человек в день. Если же у сотрудника возникла экстренная необходимость попасть на прием к директору, то о ней секретарь может доложить в рабочем порядке.

6.           Каковы пожелания руководителя по поводу подачи чая или кофе?

У каждого человека есть свои пристрастия. Кто-то любит чай, кто-то отдает предпочтение чашечке горячего кофе. Вам следует во всех подробностях узнать, что предпочитает ваш руководитель, и стремиться к тому, чтобы его любимый напиток всегда был в наличии и самого лучшего качества. Особо оговорите ситуации, когда посетителям предлагать угощение, а когда нет.

Что касается ритуала подачи чая и кофе, то, во-первых, приобретите для офиса красивые сервизы (чайный и кофейный), лучше всего в строгом классическом стиле – такая посуда больше подходит для деловой обстановки. Во-вторых, желательно иметь в офисе чай нескольких видов: черный, зеленый и фруктовый (это может быть чай с шиповником, с ягодами, с травами и т.д.) Кофе должен быть натуральным, свежемолотым (часто по таким «мелочам» судят о престиже фирмы). Если по каким-либо причинам руководитель не готов приобрести для офиса кофеварку или кофемашину, то постарайтесь хотя бы запастись высококачественным растворимым кофе.

Сервируя чайный столик, сливки подавайте в сливочнике, сахар – в сахарнице со специальной ложечкой, а если он кусковой, то со щипчиками. Не забудьте подать лимон, аккуратно нарезанный кружочками, и положить рядом специальную вилочку. Если вы хотите подать к столу печенье или хорошие шоколадные конфеты, то их можно аккуратно выложить в вазочку или в предназначенную для этого корзинку.

Сервируя чашку, подложите под нее на блюдце кружевную бумажную салфетку. Зачем? Если, пока вы будете нести чашку, несколько капель напитка выплеснется на блюдце, вам легко будет ликвидировать это досадное недоразумение, заменив салфетку. Чашки ставьте на блюдце ручкой влево, ложку кладите перед чашкой ручкой вправо. Если сахар и сливки порционные, то за чашкой вы можете положить на блюдце с одной стороны пакетик сахара, с другой – сливки. Это особенно удобно, когда вы подаете чай во время переговоров. Обычно стол переговоров бывает заполнен чертежами, блокнотами, таблицами и другими наглядными пособиями, и места почти не остается. Чтобы не загромождать стол лишней посудой, и используют порционные продукты. Чай наливают в чашку так, чтобы от его поверхности до края чашки оставался 1 см. Если чай подают с молоком, то чашку заполняют чаем на 2/3. Дозировка кофе должна быть такой: 1/3 чашки, если он очень крепкий, 1/2 чашки, если кофе средней крепости, 2/3 чашки, если кофе некрепкий.

Когда вы покупаете кофе в зернах, обратите особое внимание на степень обжарки зерен (слабая, средняя, темная) и послевкусие напитка (шоколадное, фруктовое, с кислинкой и т.д.) Обычно рекомендуется покупать кофе темной обжарки, так как он имеет более насыщенный аромат, крепость и хорошо выраженное послевкусие. Кроме того, он может употребляться в любое время суток как в натуральном виде, так и с молоком. Очень изысканными, хорошо сбалансированными и вполне приемлемыми по цене являются эфиопские сорта. Старайтесь отдавать предпочтение арабике, поскольку робуста, например, всегда имеет легкую кислинку в послевкусии, а это не всем нравится. Когда вы подаете кофе по-восточному, где достаточно много гущи, то поставьте рядом с чашкой стакан с охлажденной водой, чуть подкисленной лимонным соком. Оседая на зубах, кофейная гуща не только выглядит неэстетично, но и затемняет зубную эмаль. Подкисленная вода поможет избавиться от этого неприятного эффекта.

7. Какова продолжительность вашего рабочего дня?

Спокойно и тактично поинтересуйтесь, когда будет заканчиваться ваш рабочий день: в установленное для всех сотрудников офиса время или только после ухода руководителя.

8. Вас кто-то будет представлять коллективу (руководитель, директор по персоналу) или вам придется это сделать самостоятельно в рабочем порядке?

Когда все основополагающие вопросы будут заданы, уточните, какие дополнительные пожелания относительно вашей работы есть у руководителя и что он хотел бы поручить вам сегодня.

 

Н.В. Кучер

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 11, 2005.

Купить этот номер в электронном виде

Подпишитесь на нашу рассылку

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.