Протокол деловой и письменный. Как организовать встречу, написать протокол по итогам совещания и не попасть впросак с китайскими партнерами

В этой статье мы продолжаем развивать тему делового этикета в Китае[1], учимся правильно организовывать встречи, верно писать их протоколы. В общем, еще раз погрузимся в таинственную и захватывающую культуру Поднебесной.

Новая реальность диктует новые условия работы и жизни. С этим трудно спорить, ведь после ввода санкций и ограничений на экономику Российской Федерации ряд компаний переориентировали свою деятельность в сторону Азии. Президент нашей страны, Владимир Владимирович Путин, отмечает, что этот разворот на Восток связан не столько с геополитической ситуацией, сколько в целом с мировой тенденцией. Развитие отношений с азиатскими странами видится наиболее перспективным для бизнесов. Однако несмотря на популярность нынешнего взаимодействия с Китаем, многое там остается нам непонятным, мы вынуждены рвать шаблоны в своей голове. Отличаются азиатские товарищи от нас сильно, поэтому важно научиться с ними взаимодействовать, разобраться в их культуре, жизни, привычках. Ведь богатая история Китая привела страну к той точке, где она находится сейчас. А мы, представители российской культуры, также славимся своим гостеприимством, поэтому всегда готовы подстроиться под наших соседей для укрепления международных связей.

Особенности делового общения с китайскими партнерами: краткий обзор 

Ассистентов и секретарей принято называть бойцами невидимого фронта. Однако в вопросах делового этикета представители этой профессии как раз оказываются на передовой. Ведь именно на их хрупкие плечи ложится организация и проведение встреч на высоком уровне. Когда же речь заходит о международных переговорах, их подготовка оказывается задачей со звездочкой. Неправильно организованная встреча может привести к прекращению деловых отношений, поэтому ассистентам важно учитывать все нюансы при работе с представителями Китая. А они касаются не только устных договоренностей. Особенно тщательно нужно следить за протоколом встречи, ведь то, что написано пером, не вырубишь топором. Если все будет оформлено надлежащим образом, можно надеяться, что обе стороны выполнят обещанное.

Давайте же не будем тянуть и заглянем в загадочный мир делового протокола Китая. Основа основ при организации любого взаимодействия с азиатскими партнерами – принципы их жизни. Для китайцев важно стремление сохранить свое лицо. Боязнь опозориться – база их стиля общения. Отсюда идет и неспособность сказать «нет», и желание показать ситуацию лучше, чем она есть на самом деле.

Используют непрямые формулировки и осторожный язык

Китайцы никогда не будут давать вам отрицательный ответ сразу и напрямую. На встрече, даже если азиатская сторона уже точно уверена в том, что вам нужно отказать, ни в коем случае не станут говорить о своем решении мгновенно. Они будут всячески ходить вокруг да около, объяснять всю сложность ситуации и в конце концов различными маневрами подведут вас к тому, что вы откажетесь естественно. Более того – подумаете, что пришли к такому выбору сами. Хотя в реальности к отказу вас подвели китайцы, потому что явно отклонить предложение они не могут в силу культурных традиций.

Это сбивает с толку, ведь нам, более прямолинейному народу, будет казаться, что лучше честно сказать «нет», чем вилять. Но китайцы считают: категорический отказ опозорит вас. А они не могут позволить себе скомпрометировать своих партнеров – открыто заявить, что ваше мнение или предложение не достойно положительного ответа. Именно поэтому используют непрямой отказ, чтобы продолжать демонстрировать уважение к вашей позиции.

Нам тоже стоит научиться подобному способу коммуникации. Да, мы привыкли говорить «да» и «нет» без обиняков. Но для того чтобы облегчить общение, нам стоит подучиться непрямым формулировкам: «мы подумаем», «нам надо обсудить внутри команды», «мы должны посоветоваться со своим боссом». Услышав открытое «нет», азиатские партнеры могут напрячься и не понять, почему вы отвечаете так прямо, даже не подумав.

Мы упомянули, что китайцы боятся опозориться всеми фибрами своей души. Позаботьтесь об их тонкой душевной организации: никогда не заставляйте азиатских партнеров публично признавать свои ошибки или выводить на прямой отказ. Потеряв однажды лицо, китайцу будет сложно восстановить его перед коллегами. А значит, он не захочет продолжать иметь дело с тем, кто публично о нем плохо отзывается. Подумайте о дальнейших отношениях с китайцами и не заставляйте партнера чувствовать себя неловко.

Секретарю-референту важно учитывать эту культурную особенность и в протоколе фиксировать максимально обтекаемые формулировки отказа. Например, «проект не может продолжаться в связи с непредвиденными обстоятельствами» или «руководство приняло решение не выделять средства из бюджета для данной задачи в связи с внутренними регламентами».

Скупы на эмоции 

Осторожные формулировки должны сопровождать весь протокол встречи. Но иногда бывает трудно понять, что именно китаец хочет сказать. Сложности возникают и при считывании их настроения. Например, русский человек будет поддакивать или кивать на слова своего собеседника. Китайцы же достаточно скупы на эмоции, поэтому, слушая вас, могут не выражать совсем никаких чувств. Поэтому так непросто считывать подтекст совещания. Если вы ведете протокол встречи, важно слушать то, что китаец говорит, потому что по выражению его лица вы вряд ли что-то поймете.

Непрямолинейность китайского народа проявляется даже в их речи. Например, есть такое слово 般 (yībān), которое переводится как «обычный» или «обычно», «нормально». На вопрос «Как дела?» или «Как тебе тот новый фильм?» вы можете услышать такой ответ. Но это не значит, что мнение нейтральное. Подобная формулировка скорее означает, что картина не понравилась и дела у собеседника так себе. Просто китаец не готов напрямую говорить, что все плохо. Если же попытаетесь узнать его мнение о партнере или каком-то лице, а в ответ услышите: «Обычно», не спешите думать, что перед вами «вполне себе нормальный человек». Нет! Как раз наоборот – такой непрямой формулировкой ваш собеседник намекает: вот с этим человеком работать точно не стоит.

Долго запрягают, но быстро едут 

Порой нам кажется, что ведение переговоров с партнерами из Поднебесной занимает кучу времени, ведь они часто берут паузу. А еще редко сразу соглашаются сотрудничать.

Да, китайцы очень осторожны. Многие руководители боятся за свое место (особенно если работают в государственной компании), поэтому опасаются совершить ошибку, связавшись с ненадежной конторой. Для того чтобы проверить вас, они могут заключить с вами небольшую сделку. Потом, когда поймут, что вам можно доверять, перейдут на более крупные заказы. Не нужно из-за этого обижаться на ваших азиатских коллег – просто для них цена ошибки порой слишком высока.

Китайцы будут проявлять осторожность и при согласовании текста, который получат по окончании встречи. Из-за чего такой прозаичный процесс может растянуться на неприлично долгий период. Такое длительное подписание протокола связано с тем, что решение по нему принимают не всегда представители той или иной компании, с которыми вы общались. Гораздо вероятнее ситуация, когда участники встречи согласовывают каждую запятую со своим начальством. Не удивляйтесь тому, что в вашем протоколе могут появиться весьма пространные формулировки типа: «Вопрос будет дополнительно рассмотрен китайской стороной». Вроде и зафиксировали что-то, а кажется, что нет. Это все связано с менталитетом китайцев. Они не демонстрируют своих эмоций, помните?

Аппетит приходит во время еды, как и хорошие решения 

Мы все привыкли, что деловая встреча в офисе – крайне важно. Так и есть. Но порой для китайских товарищей встреча в ресторане способна сыграть еще большую роль, чем общение за столом переговоров. Поэтому даже в такой неформальной обстановке, как ужин в сопровождении крепких алкогольных напитков, могут быть приняты ключевые решения.

Все дело в том, что китайцы ведут свой бизнес на основе 关系 (гуанси). В прямом переводе это слово обозначает «отношения» и представляет собой целую систему связей, важности нетворкинга и устных договоренностей. Для китайцев отношения между людьми имеют ключевое значение, поэтому даже то, что вы сказали вслух и не зафиксировали на бумаге, может повлиять на ваш бизнес.

Ассистенту следует помнить этот факт и не менее тщательно подходить к организации ужина. Вы также можете передать вашему руководителю, чтобы он запоминал все договоренности, данные китайцем в ходе такой неформальной встречи. Опять же, потому что они часто значат очень многое. Мы привыкли все важное записывать на бумаге, а второстепенное – нет. Китайцы так не считают. Для них ценно даже то, что просто сказано. Так что следите за тем, что вы говорите своим азиатским коллегам.

Во время трапезы вы также можете рассмотреть все деловые вопросы, при этом китайская сторона может продемонстрировать свое гостеприимство, похвастаться тысячелетней историей страны с ее традициями и разнообразием блюд и задобрить своего партнера. Кроме того, частично неформальная обстановка позволяет обсудить что-то один на один, а не только объявлять свою позицию перед всеми. Поэтому ассистенту стоит уточнить: проводить встречу только в офисе или добавить к этому ужин?

Конечно, будучи в Поднебесной, вы обратите внимание, что китайские партнеры обязательно пригласят вас в ресторан. Нам тоже важно позвать их на ужин, если они приедут в Россию. Так вы лишний раз продемонстрируете уважение и серьезность своих намерений.