Как составить выписку из протокола?

Что такое выписка из документа и когда она необходима? Кто и как оформляет выписки из протоколов? Как правильно указать отметку о заверении копии? Получите ответы на эти вопросы, а также пример выписки из протокола со всеми необходимыми реквизитами.

1. Что такое выписка из документа?

Выписка из документа – это копия части документа, заверенная в установленном порядке (п. 27 ГОСТ Р 7.0.8-2025[1]). Наиболее распространены в практике выписки из протоколов заседаний/совещаний.

2. Когда необходима выписка из протокола?

В соответствии с п. 3.41 Примерной инструкции по делопроизводству[2] копии протокола совещания или выписки из него могут рассылаться по электронной почте[3] заинтересованным лицам по списку рассылки. К заинтересованным лицам относят участников совещания, а также тех, чьи профессиональные интересы затрагивают принятые на совещании решения. В то время как копия документа воспроизводит всю информацию подлинника, выписка из документа позволяет сделать акцент на той ее части, которая необходима в конкретной ситуации.

При этом выписка оформляется только в том случае, если в протоколе отражены несколько вопросов.

Нужные фрагменты текста подлинника в выписке воспроизводятся без изменений.

Еще одна ситуация, в которой выписка становится необходимой, – если в протоколе зафиксировано решение об утверждении/согласовании локального нормативного акта или другого документа (см. пример из Шпаргалки 4). В таком случае выписка из протокола прилагается к проекту документа вместе с листом внутреннего согласования (при его наличии).

3. Кто оформляет выписки из протокола?

Традиционно выписки из протоколов оформляет должностное лицо, выступавшее на совещании/заседании секретарем.

Протоколы заседаний, совещаний, проводимых руководством организации, могут вестись и регистрироваться службой делопроизводства или секретарями соответствующих руководителей. При необходимости эти же секретари оформляют выписки из протоколов и рассылают их заинтересованным лицам.

Протоколы заседаний, совещаний, проводимых коллегиальными органами и комиссиями, а также в структурных подразделениях, ведутся и регистрируются работниками подразделений, ответственными за организацию и проведение мероприятия. Соответственно, и выписки готовятся к рассылке и рассылаются этими подразделениями. Служба делопроизводства и секретарь при этом оказывают методическую помощь работникам для корректного оформления выписок.