Как секретарю уточнить номенклатуру дел: 7 шагов

«Секретарь-референт» №10 2021 / Архивное дело

В вашей организации уже есть такой ЛНА[1], как номенклатура дел, и о том, как работать с этим документов, знает не только секретарь, но и другие работники? Значит, эта статья для вас.

Номенклатуру дел на следующий год нужно утверждать ежегодно. Этому предшествует большая работа по уточнению номенклатуры, начинать которую лучше всего в октябре.

В статье расскажем, как секретарю организации собрать информацию со структурных подразделений, внести актуальные изменения в номенклатуру дел и оформить ее.

АЛГОРИТМ УТОЧНЕНИЯ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ 

 

Напомним, что номенклатура дел действует только один год. Чаще всего – с 1 января по 31 декабря. Каждый год следует вводить в действие актуальный и уточненный документ. Если номенклатуре вашей организации больше одного года, то все мероприятия нужно проводить в том же порядке.

 

Приведем Алгоритм уточнения номенклатуры дел.

Как уточнить номенклатуру дел?

Когда вы выполните все действия из Алгоритма, то в дополнение к уточненной номенклатуре дел на текущий год получите готовую номенклатуру на следующий год с актуальным (на момент утверждения) составом документов. Работы много, поэтому начинать ее лучше в октябре, чтобы успеть до нового года.

ОРГАНИЗАЦИЯМ – ИСТОЧНИКАМ КОМПЛЕКТОВАНИЯ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ[2]

В соответствии с Правилами 2015[3] такие организации должны один раз в пять лет представлять свою номенклатуру дел на согласование в архив, которому подведомственны. Если согласование с госархивом должно состояться в этом году, то проект обновленной номенклатуры нужно подготовить до конца ноября. Месяц (стандартный срок ответа на обращение) номенклатура пробудет в архиве, а после того, как ее вернут, она должна успеть пройти процедуру утверждения в организации. Поэтому секретарям организаций – источников комплектования государственных архивов следует начинать работу над новой номенклатурой дел раньше.

Номенклатура дел отдела «Канцелярия» в ООО «Атлантида» в конце 2021 года выглядит так (Пример 1). Обнаружить закрытые и открытые дела этого отдела и отметить их в номенклатуре секретарь может самостоятельно.

Номенклатура дел раздела «Канцелярия» за 2021 год до уточнения


[1] ЛНА – локальный нормативный акт.

[2] Подробнее:

[3] См. п. 4.18 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).

[4] Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Е.Н. Кожанова,
специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 10, 2021.