В вашей организации уже есть такой ЛНА, как номенклатура дел, и о том, как работать с этим документов, знает не только секретарь, но и другие работники? Значит эта статья для вас.
Номенклатуру дел на следующий год нужно утверждать ежегодно. Этому предшествует большая работа по уточнению номенклатуры, начинать которую лучше всего в октябре.
В статье расскажем, как секретарю организации собрать информацию со структурных подразделений, внести актуальные изменения в номенклатуру дел и оформить ее.
АЛГОРИТМ УТОЧНЕНИЯ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
Напомним, что номенклатура дел действует только один год. Чаще всего – с 1 января по 31 декабря. Каждый год следует вводить в действие актуальный и уточненный документ. Если номенклатуре вашей организации больше одного года, то все мероприятия нужно проводить в том же порядке.
Приведем алгоритм уточнения номенклатуры дел (Схема).
Когда вы выполните все действия из алгоритма, в дополнение к уточненной номенклатуре дел на текущий год получите готовую номенклатуру на следующий год с актуальным (на момент утверждения) составом документов. Работы много, поэтому начинать ее лучше в октябре, чтобы успеть до Нового года.
Номенклатура дел отдела «Канцелярия» в ООО «Атлантида» в конце 2019 года выглядит так (Пример 1). Обнаружить закрытые и открытые дела этого отдела и отметить их в номенклатуре секретарь может самостоятельно.
Рассмотрим по шагам из алгоритма уточнения номенклатуры дел конкретные ситуации, связанные с составом дел отдела «Канцелярия», а также действия секретаря, который занимается уточнением сводной номенклатуры на 2020 год.
ШАГ 1: РАБОТА С ДЕЛАМИ, ЗАКРЫТЫМИ В 2019 ГОДУ
- В 2020 году в организации исчезнет документ «Распоряжения топ-менеджеров по направлениям деятельности», так как генеральный директор принял решение забрать у топ-менеджеров право издавать распорядительные документы.
- Перешедшее с 2019 года дело «Переписка с ООО "Экология" по профильной деятельности» завершено. Обмен корреспонденцией с этой организацией не планируется.
Действия секретаря:
- Секретарь не перенес эти два дела в проект номенклатуры дел на 2020 год. Он закрыл их в 2019 году.
- Секретарь не вычеркнул эти два дела из номенклатуры 2019 года.
Для физических лиц
Для юридических лиц
Подписка по каталогам