Как секретарю уточнить номенклатуру дел: 7 шагов

«Секретарь-референт» №10 2019 / Архивное дело

В вашей организации уже есть такой ЛНА, как номенклатура дел, и о том, как работать с этим документов, знает не только секретарь, но и другие работники? Значит эта статья для вас.

Номенклатуру дел на следующий год нужно утверждать ежегодно. Этому предшествует большая работа по уточнению номенклатуры, начинать которую лучше всего в октябре.

В статье расскажем, как секретарю организации собрать информацию со структурных подразделений, внести актуальные изменения в номенклатуру дел и оформить ее.

АЛГОРИТМ УТОЧНЕНИЯ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

Напомним, что номенклатура дел действует только один год. Чаще всего – с 1 января по 31 декабря. Каждый год следует вводить в действие актуальный и уточненный документ. Если номенклатуре вашей организации больше одного года, то все мероприятия нужно проводить в том же порядке.

Приведем алгоритм уточнения номенклатуры дел (Схема).

Когда вы выполните все действия из алгоритма, в дополнение к уточненной номенклатуре дел на текущий год получите готовую номенклатуру на следующий год с актуальным (на момент утверждения) составом документов. Работы много, поэтому начинать ее лучше в октябре, чтобы успеть до Нового года.

Номенклатура дел отдела «Канцелярия» в ООО «Атлантида» в конце 2019 года выглядит так (Пример 1). Обнаружить закрытые и открытые дела этого отдела и отметить их в номенклатуре секретарь может самостоятельно.

Рассмотрим по шагам из алгоритма уточнения номенклатуры дел конкретные ситуации, связанные с составом дел отдела «Канцелярия», а также действия секретаря, который занимается уточнением сводной номенклатуры на 2020 год.

ШАГ 1: РАБОТА С ДЕЛАМИ, ЗАКРЫТЫМИ В 2019 ГОДУ

 

  1. В 2020 году в организации исчезнет документ «Распоряжения топ-менеджеров по направлениям деятельности», так как генеральный директор принял решение забрать у топ-менеджеров право издавать распорядительные документы.
  2. Перешедшее с 2019 года дело «Переписка с ООО "‎Экология" по профильной деятельности‎» завершено. Обмен корреспонденцией с этой организацией не планируется.

Действия секретаря:

  1. Секретарь не перенес эти два дела в проект номенклатуры дел на 2020 год. Он закрыл их в 2019 году.
  2. Секретарь не вычеркнул эти два дела из номенклатуры 2019 года.
 

Е.Н. Кожанова,
специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 10, 2019.

Скачать бесплатно демо-номер журнала

Подпишитесь на нашу рассылку

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.