Электронная версия журнала

Корпоративный Новый год своими силами

«Секретарь-референт» №10 2015 / Профессия

Организация любого мероприятия позволяет отвлечься от рутинной работы и познакомиться с новыми интересными людьми, а работник, знающий жизнь коллектива, способен организовать досуг своих коллег гораздо интереснее, нежели сотрудники агентства.

Если ваш коллектив насчитывает от 80 до 1000 человек, то этот материал для вас. Мы расскажем о том, как сделать корпоративное новогоднее мероприятие действительно веселым и запоминающимся.

 

Прежде всего, надо помнить, что любое мероприятие в рамках работы – это процедура, с помощью которой можно познакомиться, пообщаться, вместе отдохнуть и, возможно, решить какие-либо вопросы.

При самостоятельной организации праздничного вечера вы сможете сэкономить до 20 % от всей потраченной суммы за мероприятие, не включив в программу выступления артистов (особенно дорогих), выбрав легкое меню, отказавшись от элитных спиртных напитков, оставив только самое основное: ведущего, диджея, еду и алкоголь.

А теперь подробнее обо всем.

1. Определяемся со временем и местом проведения

Мероприятие лучше провести в начале декабря. До середины месяца цены на аренду в клубах или ресторанах еще не завышены. Пятница и суббота – самые дорогие дни. Если хотите сэкономить, выбирайте вторник, среду или четверг.

Необходимо, чтобы в месте проведения были; гардероб, столы, стулья (тяжело весь вечер проводить на ногах), места для отдыха (диванная зона), большой танцпол, сцена, парковка (хотя бы для служебных машин руководства), аппаратура, необходимая диджею, светомузыка, микрофон, место для курения. Конечно же, площадка должна понравиться вам.

Подберите два-три варианта и обязательно вместе с управляющим менеджером осмотрите площадку заранее. На фото всегда все очень красиво, на деле же может быть иначе.

Выбирайте диско-клубы/рестораны, готовые закрыться для вашей вечеринки. Так вы сэкономите на аппаратуре, светомузыке, получите площадку для танцев, сцену, а если это Новый год или другой праздник, то и на украшение зала тратиться не придется.

У клубов может быть своя изюминка: караоке-, бильярдная зона или даже каток. Смело задействуйте их в своем мероприятии, особенно если они входят в стоимость при аренде всего клуба (если нет, всегда можно договориться или о включении их в стоимость, или о выгодных условиях оплаты).

Аренда клуба может стоить до 300 000 руб., плюс оплата за напитки и закуски.

Иногда дешевле привезти свой алкоголь или, если это пицца-вечеринка, заказать пиццу в другом месте. Обсудите этот вопрос с менеджером клуба, ответственным за ваше мероприятие.

Ищите, как говорится, консенсус, общайтесь, договаривайтесь, чтобы и клуб не обидеть, и себя порадовать.

«Пробковый» налог

Вы можете столкнуться с т.н. «пробковым» налогом. Клуб/ресторан может установить сумму, которую необходимо заплатить, если вы привозите свой алкоголь или воду (от 50 до 1000 руб. за бутылку). Это, кстати, может оказаться дешевле, чем заказывать напитки в баре. Однако это повлечет за собой кое-какие усилия и с вашей стороны (закупка, доставка, оплата), так что подумайте и посчитайте, стоит ли игра свеч.

Арендная плата за помещение ресторана, как правило, не берется, но есть минимальный бюджет (около 400 000–500 000 руб.), на который вы должны будете «набрать» блюд/закусок и что-то из бара.

Если коллектив более 250 человек, можно остановить свой выбор на конференц-зале в отеле (вместимость до 1000 человек). По вашей просьбе ответственный менеджер покажет варианты расстановки столов и стульев, расскажет о возможностях установки сцены, украшения зала.

Лучше организовать рассадку за столами как для банкета.

В 90 % случаев, если это канун Нового года, в начале декабря клубы и рестораны украшают свои залы, ставят елку. С конференц-залом чуть сложнее: елку, скорее всего, поставят, а вот украшать зал – за дополнительную плату (или как договоритесь). На наш взгляд, мудрить сильно не нужно – достаточно организовать светомузыку и приглушить свет. Мишуру, шляпки, ушки и хлопушки можно закупить и раздать (разложить на столе) на welcome-зоне, если, конечно, средства позволяют.

Если ресторан находится далеко от офиса и от метро, можно организовать трансфер до места проведения праздника, заказав в транспортной службе один или несколько автобусов. Время выезда автобуса необходимо будет отразить в приглашении.

2. Заключаем договор

Место выбрано? Тогда заключаем договор. С этим вам помогут юристы и бухгалтерия. Узнайте, какие необходимо предоставить документы, чтобы потом полностью отчитаться за потраченные средства.

Любой договор должен быть завизирован юридической службой и пройти все необходимые этапы согласования перед подписанием у руководства.

В приложениях договора можно найти: меню, план рассадки за столами, схемы зала, проезда, парковки, количество выделенных парковочных мест, итоговый счет, акт о проведенной оплате и выполненных работах/условиях, а также другие документы, необходимые для отчета.

И.Р. Ярцева, помощник руководителя

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 10, 2015.

Купить этот номер в электронном виде

Подпишитесь на нашу рассылку

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.