Электронная версия журнала

Организация бесплатного питания работников

«Секретарь-референт» №10 2011 / Юридический практикум

Наличие так называемого социального пакета положительно отражается на работе как организации в целом, так и каждого конкретного работника: увеличивается производительность труда, повышается работоспособность работников с учетом рационального использования ими рабочего времени и времени отдыха, укрепляется трудовая дисциплина и, как следствие, улучшаются финансовые и экономические показатели организации. Состав социального пакета обычно определяется локальными нормативными актами организации, коллективным договором (при его наличии) и трудовым договором.

В данной статье мы рассмотрим наиболее распространенные способы организации бесплатного питания работников – весьма привлекательной для работников части социального пакета, а также документы в области делопроизводства, которые должны быть в наличии при тех или иных способах.

 

Порядок и способы организации бесплатного питания работников

На законодательном уровне бесплатное питание предусматривается лишь для работников, работающих с вредными и особо вредными условиями труда. Так, в соответствии со ст. 222 ТК РФ работникам, работающим во вредных условиях, выдаются бесплатно по установленным нормам молоко или другие равноценные пищевые продукты. В то же время выдача работникам по установленным нормам молока или других равноценных пищевых продуктов по письменным заявлениям работников может быть заменена компенсационной выплатой в размере, эквивалентном стоимости молока или других равноценных пищевых продуктов, если это предусмотрено коллективным договором и (или) трудовым договором. Работникам, работающим в особо вредных условиях, по установленным нормам бесплатно предоставляется лечебно-профилактическое питание.

Перечисленные виды питания относятся, по сути, к обеспечению прав работника на охрану труда, поскольку данное питание должно предоставляться вышеуказанным категориям работников в обязательном порядке независимо от воли работодателя.

В свою очередь, к социальному пакету относится предоставление работодателем питания работникам исключительно в добровольном порядке с целью их мотивации. А поскольку законодательно не определено, в каком именно порядке работодатель может добровольно предоставлять питание работникам, то он должен самостоятельно установить его в рамках организации. Как правило, работодатель утверждает локальный нормативный акт, в котором четко определяет все, что причитается работникам в связи с их трудом.

Рассмотрим, какие документы в области делопроизводства необходимы работодателю для того, чтобы регламентировать порядок предоставления бесплатного питания работникам и в то же время уберечь организацию от лишней налоговой нагрузки.

Во-первых, работодатель издает отдельный локальный нормативный акт, например, положение о предоставлении бесплатного питания работникам, либо включает соответствующие положения о бесплатном питании в действующие локальные нормативные акты, такие как положение об оплате труда, положение о персонале и т.п.

Независимо от того, каким способом работодатель организовывает бесплатное питание для своих работников, в локальном нормативном акте обязательно следует указать:

 

Работодатель обязуется предоставлять работникам бесплатные обеды.

Дополнительно можно отметить:

Бесплатные обеды предоставляются один раз в день на сумму не более ____ (________) рублей.

А если принципиален и порядок выбора работником блюд, то его также можно дополнительно прописать, например:

Каждый работник имеет право в установленном работодателем месте для питания работников один раз в день во время перерыва для отдыха и питания выбрать любые 3 (три) блюда из 2 (двух) вариантов комплексного обеда, а также 1 (один) напиток».

Кроме того, в локальный нормативный акт можно включить следующую информацию:

  • форму предоставления бесплатного питания;

  • сумму, на которую будет предоставлено питание каждому работнику, и порядок ее отнесения на конкретного работника;

  • время, в которое работник может получить бесплатное питание, а также место, в котором данное питание предоставляется;

  • форму фиксации получения обеда и контроля (талоны, пропуска, а также порядок их получения);

  • порядок выплаты компенсации, если стоимость обеда компенсируется работникам в денежной форме;

  • порядок удержания сумм НДФЛ из зарплаты работников и др.

Во-вторых, работодатель обязан сослаться на локальный нормативный акт, регламентирующий предоставление бесплатного питания работникам в коллективном и (или) в трудовом договоре с работниками, например следующим образом:

Работник имеет право во время установленного Правилами внутреннего трудового распорядка перерыва для отдыха и питания по своему усмотрению получить бесплатное питание в порядке, установленном Положением о предоставлении бесплатного питания.

Обратите внимание. При наличии информации о предоставлении бесплатного питания работникам в локальном нормативном акте и трудовом и (или) коллективном договоре (то есть предоставление питания является частью системы оплаты труда работников) расходы на питание уменьшают базу по налогу на прибыль в соответствии со ст. 255 Налогового кодекса Российской Федерации.

В качестве подтверждающих такие расходы документов, отмеченных налоговыми органами, можно назвать:

  • трудовой договор, в котором предусмотрена обязанность организации по обеспечению бесплатными обедами;

  • договор с организацией общественного питания;

  • акт приемки выполненных работ[1];

а также:

  • коллективный договор;

  • решение руководителя, в котором определен порядок и размер оплаты питания[2].

В третьих, необходимо оформить дополнительные документы в зависимости от способа организации бесплатного питания.

Организовать бесплатное питание можно различными способами:

  • открыть собственную столовую.

  • оплачивать обеды работников в ближайшем кафе;

  • закупать чай, кофе, сахар, питьевую воду;

  • компенсировать работникам их расходы на питание;

  • заключить договор с организацией, доставляющей обеды в офис.

Организации выбирают для своих работников обычно один из перечисленных способов в зависимости от количества работников, наличия средств и иных необходимых ресурсов, действующей системы мотивации работников и прочих факторов. Рассмотрим каждый из приведенных способов.

Открытие собственной столовой

Очевидно, что открытие собственной столовой – одно из сложнейших и наиболее затратных мероприятий для организации. Помимо того, что требуется оформить разрешительную документацию (в каждой организации ее перечень индивидуален в зависимости от категории и технических характеристик нежилого помещения, в котором будет располагаться столовая), следует подготовить организационно-распорядительные документы и отдельные локальные нормативные акты.

В столовой, в свою очередь, питание может быть организовано в виде предоставления работникам одинакового набора блюд в соответствии с утвержденным меню, а также по принципу шведского стола, когда холодные закуски, первые и вторые блюда и напитки каждый работник может потреблять без ограничений по количеству и виду.

Таким образом, следует подготовить, согласовать и утвердить в установленном в организации порядке следующие основные документы:

  • приказ об открытии столовой (Пример 1);

  • положение о столовой (Пример 2);

  • приказ о внесении изменений в штатное расписание организации (Пример 3);

  • инструкции по профессии или производственные инструкции работников столовой (Пример 4).

ПРИМЕР 1

Приказ об открытии столовой

Общество с ограниченной ответственностью «РомашкаПлюс»

(ООО «РомашкаПлюс»)

 

ПРИКАЗ

01.09.2011                                                                                                                                                                                                                                               № 6/23-О

Москва

О создании столовой

в ООО «РомашкаПлюс»

В целях организации предоставления работникам ООО «РомашкаПлюс» бесплатного питания

ПРИКАЗЫВАЮ:

1.Открыть с 3 октября 2011 года столовую по адресу места нахождения ООО «РомашкаПлюс»: г. Москва, ул. Верейская, д. 14 в качестве места для приема пищи работниками ООО «РомашкаПлюс» во время установленного(ых) перерыва(ов) для отдыха и питания, в рамках деятельности которой будет осуществляться бесплатное питание исключительно работникам ООО «РомашкаПлюс» при предъявлении пропуска на вход в здание по указанному адресу.

2. Установить следующий режим работы столовой: с 12:00 по 14:00 ежедневно с понедельника по пятницу.

3. Начальнику отдела кадров Васильковой Е.А. организовать:

– подготовку необходимых документов для внесения изменений в штатное расписание и организационную структуру ООО «РомашкаПлюс» в связи с созданием столовой в срок не позднее 19 сентября 2011 года;

– подготовку необходимых инструкций по профессии (производственных инструкций) на работников столовой, а также документов, связанных с приемом работников на работу в столовой.

– разработку графиков работы работников столовой;

– включение в проект положения о персонале условия о предоставлении бесплатного питания работникам ООО «РомашкаПлюс» в срок не позднее 19 сентября 2011 года и обеспечить утверждение указанного проекта в срок не позднее 30 сентября 2011 года.

4. Начальнику отдела производства Волковой Г.Е. подготовить и передать на согласование в отдел кадров проекты положения о столовой и инструкций по профессии (производственных инструкций) работников столовой в срок не позднее 19 сентября 2011 года.

5. Начальнику отдела эксплуатации Носову А.В. организовать получение санитарно-эпидемиологического заключения органа госсанэпидслужбы в связи с производством продуктов питания в столовой ООО «РомашкаПлюс» в срок не позднее 30 сентября 2011 года.

6. Заведующему канцелярией Роговой Л.Б. в срок не позднее двух рабочих дней с даты издания настоящего приказа организовать доведение настоящего приказа до сведения всех работников ООО «РомашкаПлюс» под личную подпись и путем размещения соответствующей информации на информационном портале ООО «РомашкаПлюс».

7. Контроль исполнения настоящего приказа оставляю за собой.

Генеральный директор                                                                           Сергеев                                                                   С.А. Сергеев

ПРИМЕР 2

Положение о столовой

Общество с ограниченной ответственностью «РомашкаПлюс»

(ООО «РомашкаПлюс»)

                                                                                                                                                                                                                                 УТВЕРЖДАЮ

                                                                                                                                                                                                                                  Генеральный директор

                                                                                                                                                                                                                                  Сергеев         С.А. Сергеев

                                                                                                                                                                                                                                  30.09.2011

ПОЛОЖЕНИЕ

о столовой

                                                                                                                                                                                                                                     Введено в действие

                                                                                                                                                                                                                                     03.10.2011

                                                                                                                                                                                                                                     Издание № ___1____

 

Москва

 

 

1.      Общие положения

1.1. Столовая является самостоятельным структурным подразделением ООО «РомашкаПлюс» (далее – Общество) с непосредственным подчинением начальнику отдела производства и создается по решению Генерального директора Общества.

1.2. Режим работы Столовой:

– с 12:00 по 14:00 ежедневно с понедельника по пятницу.

1.3. Общее руководство Столовой осуществляет начальник отдела производства, который принимается на работу и увольняется на основании приказа Общества в соответствии с процедурой, принятой в Обществе.

1.4. Структура и штат Столовой утверждаются Генеральным директором Общества в соответствии с установленной в Обществе процедурой.

1.5. Должностные обязанности начальника отдела производства определяются трудовым договором и должностной инструкцией, утвержденной Генеральным директором Общества.

1.6. Обязанности работников Столовой определяются трудовыми договорами и инструкциями по профессии (производственными инструкциями), утвержденными начальником отдела производства.

1.7. В своей деятельности Столовая руководствуется:

– действующим законодательством Российской Федерации;

– уставом Общества;

– настоящим Положением;

– иными локальными нормативными актами и другими организационно-распорядительными документами Общества.

1.8.      Работа Столовой должна соответствовать санитарным требованиям в соответствии с законодательством Российской Федерации.

2.      Цели и задачи подразделения

Обеспечение высокого качества приготовления пищи и высокой культуры обслуживания работников Общества.

3.      Функции подразделения

3.1. Производственная деятельность столовой, обеспечивающая высокое качество приготовления пищи, пищевую безопасность согласно установленным законодательством Российской Федерации нормам и высокую культуру обслуживания работников Общества.

3.2. Своевременное обеспечение Столовой продуктами, необходимыми для ведения производственного и обслуживающего работников Общества процесса.

3.3. Планирование, организация и контроль питания работников Общества во время установленного(ых) перерыва(ов) для отдыха и питания.

3.4. Рациональное и эффективное использование материальных, финансовых и кадровых ресурсов.

3.5. Производство пищи в соответствии с технологическим регламентом деятельности Столовой.

3.6. Контроль качества приготовления пищи, санитарно-технического состояния производственных помещений, соблюдения противопожарной безопасности и техники безопасности.

3.7. Внедрение новой техники и технологии, организации труда.

3.8. Ведение учета и своевременное представление отчетности о деятельности Столовой руководству Общества.

4. Структура подразделения

Организационно Столовая состоит из:

-             начальника отдела производства;

-             повара;

-             помощника повара.

5. Взаимодействие с другими подразделениями

5.1. При осуществлении своих функций Столовая взаимодействует с другими структурными подразделениями Общества по вопросам обеспечения питанием работников Общества.

6. Права

6.1. Начальник отдела производства имеет право:

-             получать необходимые документы и иные информационные материалы по своему профилю для ознакомления, систематизированного учета и использования в работе;

-             участвовать в совещаниях при рассмотрении вопросов, отнесенных к компетенции Столовой;

-             подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;

-             участвовать в приеме и увольнении работников Столовой в соответствии с установленным в Обществе порядком;

-             вносить предложения вышестоящему руководству по изменению структуры и штата Столовой;

-             определять основные направления деятельности Столовой в соответствии с задачами, указанными в настоящем Положении, распределять сферы ответственности между работниками Столовой;

-             представлять работников Столовой к поощрению, а также вносить предложения о привлечении их к дисциплинарной или другой ответственности в пределах норм действующего законодательства Российской Федерации.

6.2. Работники Столовой имеют право:

-             запрашивать и получать в установленном порядке необходимую информацию и материалы от структурных подразделений Общества, необходимые для осуществления работы, входящей в компетенцию Столовой;

-             давать разъяснения, рекомендации и указания по вопросам, входящим в компетенцию Столовой;

-             осуществлять иные функции, предусмотренные локальными нормативными актами Общества.

Иные права начальника отдела производства и работников Столовой определяются трудовыми договорами, должностными инструкциями (инструкциями по профессии или производственными инструкциями).

7. Ответственность

7.1. Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения задач и функций, возложенных настоящим Положением, несет начальник отдела производства в пределах и на условиях, установленных законодательством Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, уставом Общества, правилами внутреннего трудового распорядка Общества, иными локальными нормативными актами, организационно-распорядительными документами Общества, трудовым договором, должностной инструкцией.

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ И ОЗНАКОМЛЕНИЯ:

Ответственный разработчик:

Начальник отдела производства Волкова Г.Е.

Согласовано:

Начальник отдела по охране труда и техники безопасности Елисеева Е.А.

Ознакомлены:

С настоящим положением ознакомлен(а), копию получил(а), обязуюсь хранить на рабочем месте:

1. Молькова Елена Петровна                     Молькова                               03.10.2011

2. …

ПРИМЕР 3

Приказ о внесении изменений в штатное расписание

Общество с ограниченной ответственностью «РомашкаПлюс»

(ООО «РомашкаПлюс»)

 

ПРИКАЗ

30.09.2011                                                                                                                                                                                                                                                              № 6/28-О

Москва

О внесении изменений

в штатное расписание

В целях совершенствования организационной структуры в связи с созданием столовой в ООО «РомашкаПлюс»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Внести в штатное расписание ООО «РомашкаПлюс» от 01.01.2011 № 4 следующие изменения с 01.07.2011:

Ввести самостоятельное структурное подразделение «Столовая» со следующим штатным составом:

-             начальник отдела производства – 1 шт. ед., оклад – 50 000 руб.;

-             повар – 2 шт. ед., оклад – 25 000 руб.;

-             помощник повара – 2 шт. ед., оклад – 16 000 руб.

2. Контроль исполнения приказа возложить на начальника отдела кадров Василькову Е.А.

Генеральный директор                                                                Сергеев                                                                               С.А. Сергеев

ПРИМЕР 4

Инструкция по профессии повара

Общество с ограниченной ответственностью «РомашкаПлюс»

(ООО «РомашкаПлюс»)


 

                                                                                                                                                                                                                                                                                           УТВЕРЖДАЮ

 

                                                                                                                                                                                                                                                                                                    Генеральный директор

 

                                                                                                                                                                                                                                                                                                   Сергеев  С.А. Сергеев

 

                                                                                                                                                                                                                                                                              30.09.2011

 

ИНСТРУКЦИЯ

по профессии повара

 

                                                                                                                                                                                                                                                                                                 Введена в действие

 

                                                                                                                                                                                                                                                                                                 03.10.2001

 

                                                                                                                                                                                                                                                                                                 Издание № ___1____

 

Подразделение:                                                                                                          Столовая

Подчиненность:                                                                                                           Начальнику отдела производства

Москва

1. Общие положения

1.1. Настоящая инструкция определяет основные права, обязанности и ответственность повара столовой Общества.

1.2. В своей деятельности повар руководствуется следующими документами:

-         действующим законодательством Российской Федерации;

-         иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;

-         уставом Общества;

-         правилами внутреннего трудового распорядка Общества;

-         положением о столовой;

-         иными локальными нормативными актами, приказами и распоряжениями генерального директора (уполномоченных им лиц) и другими организационно-распорядительными документами Общества;

-         настоящей инструкцией;

-         трудовым договором;

-         иными документами, разработанными и доведенными до сведения повара.

1.3. Повар подчиняется непосредственно начальнику отдела производства.

1.4. Повар принимается на работу приказом генерального директора по представлению начальника отдела производства.

1.5. Во время отсутствия повара (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за качество и своевременность исполнения возложенных на него обязанностей.

2. Требования к работнику

2.1. Квалификационные требования

§   Образование:

-         среднее специальное.

§   Опыт работы поваром:

-         не менее 1-го года.

2.2. Специальные знания и навыки

§   Специальные знания:

-         действующих сборников рецептур, технологических инструкций и правил пользования ими;

-         видов, свойств и кулинарных назначений пищевого сырья, полуфабрикатов, признаков и органолептических методов определения их доброкачественности;

-         правил, приемов и последовательности выполнения операций по подготовке продуктов к тепловой обработке;

-         способов сокращения потерь и сохранения питательной ценности пищевых продуктов при их тепловой обработке;

-         требований, предъявляемых к качеству сырья и полуфабрикатов;

-         правил порционирования и оформления блюд;

-         правил раздачи (комплектации), сроков и условий хранения блюд;

-         правил составления меню, ведения учета и составления отчетности;

-         устройства, назначения, правил регулировки и эксплуатации оборудования, инвентаря, инструмента, весоизмерительных приборов, посуды, правил безопасного пользования ими и ухода за ними;

-         правил внутреннего трудового распорядка;

-         правил и норм по охране труда, технике безопасности, производственной санитарии, гигиены и противопожарной защиты;

-         правил пользования средствами индивидуальной защиты;

-          локальных нормативных актов, приказов и распоряжений генерального директора (уполномоченных им лиц) Общества, иных организационно-распорядительных документов Общества.

3. Обязанности работника

3.1. Повар перед началом работы:

-         приводит в надлежащее состояние санитарную одежду, прическу;

-         получает необходимые принадлежности (инвентарь, приспособления, др.);

-         составляет заявки на продукты и полуфабрикаты;

-         получает необходимое пищевое сырье, полуфабрикаты;

-         готовит необходимый инвентарь, приспособления.

3.2. В течение рабочего дня повар:

а) осуществляет приготовление блюд и кулинарных изделий, требующих кулинарной обработки:

-         салатов;

-         бульонов и супов;

-         вторых блюд;

-         горячих и холодных напитков;

б) производит порционирование (комплектацию) и подготовку к подаче блюд;

в) обеспечивает сохранность и чистоту посуды, инвентаря и оборудования;

г) следит за сохранностью столовой посуды, инвентаря в процессе обслуживания, принимает меры по предотвращению их хищения, порчи;

д) следит за состоянием пола около раздачи.

3.3. Повар обязан:

-         находиться на рабочем месте в чистой санитарной одежде и обуви;

-         соблюдать при обслуживании работников Общества принципы профессиональной этики;

-         быть осторожным и внимательным при раздаче блюд;

-         соблюдать правила эксплуатации раздаточного оборудования (теплового и холодильного) с целью обеспечения безопасности при обслуживании работников Общества;

-         оставлять рабочее место только при замене его другим работником;

-         проходить повышение квалификации не реже 1 раза в 5 лет;

-         своевременно проходить медицинский осмотр (освидетельствование);

-         прослушать курс по санитарно-гигиенической подготовке, не реже 1 раза в 2 года сдавать экзамены по санитарному минимуму;

-         при повышении температуры, появлении признаков желудочно-кишечных и  иных инфекционных заболеваний, нагноений, порезов, ожогов, а также обо всех случаях заболеваний кишечными инфекциями в семье сообщать начальнику отдела производства.

3.4. Повару запрещаются:

-         прием пищи и курение на рабочем месте;

-         хранение в карманах одежды предметов личного туалета.

3.5. Повар в конце рабочего дня:

-         производит уборку рабочего места;

-         сдает неиспользованные сырье, полуфабрикаты и нереализованную готовую продукцию;

-         составляет отчетную документацию;

-         сдает инвентарь и приспособления в места хранения.

3.6. Повар должен:

-         обладать культурой общения;

-         быть терпеливым и выдержанным в общении с работниками Общества.

4. Права работника

Повар имеет право:

4.1. Действовать в пределах предоставленных полномочий от имени Общества, представлять интересы Общества во взаимоотношениях со сторонними организациями и физическими лицами по вопросам, входящим в его компетенцию.

4.2. Знакомиться с решениями руководства Общества, касающимися его деятельности.

4.3. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

4.4. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю обо всех недостатках в деятельности Общества (структурного подразделения, отдельных работников), выявленных в процессе осуществления своих прав и исполнения обязанностей, и вносить предложения по их устранению.

4.5. Запрашивать лично или по поручению руководителя от работников структурных подразделений Общества информацию и документы, необходимые для исполнения его обязанностей.

4.6. Привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений Общества к решению задач, возложенных на него (если это предусмотрено положением о подразделении, если нет – то с разрешения руководителя).

4.7. Требовать от руководства Общества оказания содействия в исполнении своих обязанностей и осуществлении прав.

4.8. Остальные права повара определяются действующим законодательством, правилами внутреннего трудового распорядка и иными локальными нормативными актами Общества.

5. Ответственность работника

Повар несет ответственность:

5.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией, – в порядке, предусмотренном действующим законодательством Российской Федерации и трудовым договором.

5.2. За качество и своевременность выполнения задач и функций, возложенных настоящей инструкцией в пределах и на условиях, установленных законодательством Российской Федерации и локальными нормативными актами Общества.

5.3. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, – в пределах, определенных действующим административным и гражданским законодательством Российской Федерации.

5.4. За причинение ущерба Обществу – в соответствии с законодательством Российской Федерации, трудовым договором, а также за необеспечение сохранности вверенных ему товарно-материальных ценностей – договором о полной бригадной материальной ответственности.

5.5. За разглашение коммерческой тайны – в соответствии с соглашением о конфиденциальности.

Настоящая инструкция по профессии разработана в соответствии с Положением о столовой.

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ И ОЗНАКОМЛЕНИЯ:

Ответственный разработчик:

Начальник отдела производства Волкова Г.Е.

Согласовано:

Начальник отдела по охране труда и техники безопасности Елисеева Е.А.

Ознакомлены:

С настоящей инструкцией ознакомлен(а), копию получил(а), обязуюсь хранить на рабочем месте:

1. Молькова Елена Петровна                     Молькова                               03.10.2011

2. …

После открытия на работу принимают поваров и иных работников с оформлением соответствующих кадровых документов, а также медицинских книжек в соответствии с действующим законодательством.

Налоговые последствия для работников: НДФЛ

Действующее налоговое законодательство установило, что для работников получение ими бесплатного питания является доходом, выраженным в натуральной форме. Это означает, что с данного дохода требуется заплатить налог на доходы физических лиц (НДФЛ).

Следовательно, работодателю как налоговому агенту необходимо исчислить и удержать с работников НДФЛ согласно п. 1 ст. 210 и подп. 1 п. 2 ст. 211 Налогового кодекса Российской Федерации (далее – НК РФ) при их фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ). Заметим, что при выдаче обеда работнику сделать это невозможно, и удержать НДФЛ нужно будет при выплате ему заработной платы.

Таким образом, НДФЛ будут облагаться:

  • стоимость продуктов питания, которые работодатель передал работнику (в случае организации питания в столовой и при закупке чая, кофе, сахара);
  • стоимость услуг специализированных организаций, если работодатель заключил договор на оказание услуг общественного питания своим работникам (в случае организации питания в кафе, а также при доставке обедов в офис), причем эта стоимость должна включать НДС (п. 1 ст. 211 НК РФ);
  • компенсация расходов на питание (в случае, если работодатель компенсирует работникам расходы на питание).

Но для того, чтобы исчислить НДФЛ с данного «натурального дохода», полученного каждым работником, нужно установить размер такого дохода по отношению к каждому конкретному работнику (ст. 41 НК РФ). То есть организация при предоставлении работникам питания должна вести персонифицированный учет доходов в натуральной форме, полученных каждым из работников.

Возникает вопрос: во всех ли случаях работодатель обязан удерживать НДФЛ с таких доходов работников?

При организации питания по принципу шведского стола размер такого дохода в отношении конкретного работника установить невозможно. Можно сделать вывод, что в данном случае отсутствует доход работника как таковой, следовательно, и облагаться налогом он не должен. Данная позиция нашла свое отражение в судебной практике[3] и нормативных правовых актах контролирующих органов[4].

Однако еще некоторое время назад контролирующие органы придерживались иной позиции. Так, в письме Минфина России от 19.06.2007 № 03-11-04/2/167 отмечается, что доход каждого налогоплательщика можно рассчитать на основе общей стоимости предоставляемого питания и данных из табеля учета рабочего времени или других аналогичных документов.

Отдельно следует отметить случай, когда организация закупает питьевую воду. Как указано в письме УФНС России по г. Москве от 28.08.2006 № 21-11/75538@, стоимость бесплатно предоставляемой работникам питьевой воды не признается доходом работников и, соответственно, не облагается НДФЛ, поскольку работодатель в этом случае обеспечивает бытовые нужды работников, связанные с исполнением ими трудовых обязанностей в соответствии со ст. 22 ТК РФ. Однако оплата работодателем чая, кофе и сахара относится к их доходам в натуральной форме и облагается НДФЛ в общеустановленном порядке.

Налоговые последствия для работников: страховые взносы

В соответствии с п. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования» (в ред. от 18.07.2011) (далее – Федеральный закон № 212-ФЗ) объектом обложения страховыми взносами для организаций признаются в том числе выплаты и иные вознаграждения, начисляемые плательщиками страховых взносов в пользу физических лиц по трудовым договорам и договорам гражданско-правового характера, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг. Соответственно, если в трудовом договоре предусмотрено предоставление бесплатного питания работникам, то стоимость такого питания подлежит обложению страховыми взносами.

Однако возникает вопрос: если в организации не ведется персонифицированный учет доходов работников в натуральной форме, подлежит ли стоимость питания работников включению в базу для начисления страховых взносов? В качестве ответа можно привести письмо Минздравсоцразвития России от 23.03.2010 № 647-19, из которого следует, что в соответствии с ч. 1 ст. 7 Федерального закона № 212-ФЗ к объекту обложения страховыми взносами относятся все выплаты в пользу работников, произведенные в рамках трудовых правоотношений, в том числе предусмотренные трудовыми, коллективным договорами, соглашениями, локальными нормативными актами работодателя. С учетом этого выплаты сотрудникам, которые в трудовых договорах с ними прямо не прописаны, тем не менее, подлежат обложению страховыми взносами как производимые в рамках трудовых правоотношений работников с работодателем, и, значит, связанные с трудовыми договорами. Исключением являются только суммы, указанные в ст. 9 Федерального закона № 212-ФЗ, которые страховыми взносами не облагаются. А поскольку к льготам, установленным указанной статьей Федерального закона № 212-ФЗ, предоставление бесплатного питания не относится, оплата стоимости питания работников признается выплатой, на которую следует начислять страховые взносы. Расчет базы для начисления страховых взносов в случае выплат в натуральной форме, как правило, аналогичен расчету, применяемому при определении налоговой базы по НДФЛ при получении работниками дохода от организации в натуральной форме. Поэтому представляется, что рекомендации Минфина России относительно порядка исчисления налоговой базы по НДФЛ в ситуации, при которой персонифицированный учет не ведется, применимы и для расчета базы для начисления страховых взносов.

 
 

Питание в ближайшем кафе

Удобным вариантом для централизованного питания работников может быть расположенное неподалеку от офиса организации заведение общепита. Для того чтобы работники могли бесплатно питаться в ближайшем кафе, организации надлежит заключить с кафе договор возмездного оказания услуг на обслуживание работников данной организации в части предоставления им питания в определенный период времени, например, в обозначенные перерывы для отдыха и питания. В договоре помимо прочих существенных условий необходимо указать цену стандартного набора блюд, количество ежедневных порций (если это возможно) и порядок предоставления обедов (по талонам на питание, по пропускам и др.):

1.1. По настоящему Договору Исполнитель обязуется по заданию Заказчика оказать услуги по организации питания работников Заказчика, а Заказчик обязуется оплатить оказанные услуги. Под организацией питания работника работников Заказчика понимается обеспечение Исполнителем работников Заказчика питанием в пределах стоимости базовой порции горячего обеда в соответствии с согласованным Сторонами меню (Приложение № 1 к настоящему Договору), определенной в п. 3.2 настоящего Договора.

1.2. Отпуск питания производится Исполнителем в кафе, находящемся по адресу: г. Москва, ул. Неглинная, д. 5 (далее по тексту – Кафе) по пропускам на территорию организации Заказчика, предъявляемым каждым работником при получении горячего обеда.

[…]

3.2. Цена базовой порции горячего обеда, состоящего из холодной закуски, первого, второго блюда и напитка, составляет 200 (двести) рублей 00 копеек, в том числе НДС, на одного человека в соответствии с согласованным Сторонами меню.

3.3. Еженедельно (каждый понедельник) Заказчик и Исполнитель составляют акт о количестве и стоимости предоставленных работникам Заказчика горячих обедов за прошедшую неделю, на основании которого Исполнитель выставляет Заказчику счет на оплату оказанных услуг по настоящему Договору, оплата которого осуществляется Заказчиком в течение 3 (трех) рабочих дней с момента его получения Заказчиком.

В такой ситуации предполагается, что и работодатель, и кафе самостоятельно ведут учет потребленных работниками обедов: кафе учитывает количество отпущенных блюд в соответствии с внутренним порядком, кроме того, работодатель ведет персонифицированный учет предоставленных каждому работнику обедов по итогам отчетного периода (как правило, календарного месяца). В договоре также можно предусмотреть, что кафе по итогам месяца будет предоставлять отчет, на основании которого организация сможет посчитать, сколько каждый работник потребил обедов.

Нередко используется талонная система предоставления обедов в кафе. При талонной системе питания каждому работнику выдаются талоны на денежную сумму, равную стоимости обеда. Талоны при этом могут заказываться на определенный период времени, например на календарный месяц. В кафе работнику предоставляется обед в обмен на талон. На основании полученных талонов кафе выставляет организации счет на общую сумму оказанных услуг. По окончании указанного временного периода определяется стоимость предоставленного каждому работнику питания. Поскольку талоны по сути являются бланками строгой отчетности в соответствии с п. 2 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденного постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359 (в ред. от 14.02.2009), то порядок их предоставления и учета нужно также отразить в договоре между кафе и организацией, например:

1.2. Отпуск питания производится Исполнителем в кафе, находящемся по адресу: г. Москва, ул. Неглинная, д. 5 (далее по тексту – Кафе) в период времени с 13:00 по 15:00 с понедельника по пятницу по талонам, предъявляемым каждым работником при получении горячего обеда, по форме, указанной в Приложении № 2 к настоящему Договору.

1.3. Исполнитель обязуется предоставить Заказчику талоны на питание в количестве, соответствующем заявке Заказчика, направленной Исполнителю не позднее чем за 3 (три) календарных дня до начала месяца оказания услуг.

[…]

3.2. Цена базовой порции горячего обеда, состоящего из холодной закуски, первого, второго блюда и напитка, составляет 200 (двести) рублей 00 копеек, в том числе НДС, на одного человека в соответствии с согласованным Сторонами меню.

3.3. По окончании каждого месяца оказания услуг в соответствии с количеством полученных Исполнителем талонов за данный период, Исполнитель выставляет Заказчику счет на оплату оказанных услуг по настоящему Договору, оплата которого осуществляется Заказчиком в течение 3 (трех) рабочих дней с момента его получения Заказчиком».

Если питание в кафе организовано по принципу шведского стола, то представитель кафе может фиксировать во внутренних документах (специально заведенных для этих целей журналах) факт посещения конкретным работником кафе, а также количество и стоимость блюд, которые он потребил.

Закупка чая, кофе, сахара, питьевой воды

Закупка чая, кофе, сахара, питьевой воды довольно распространена и производится чаще всего в том случае, если у организации нет достаточных ресурсов, чтобы обеспечить работников полноценными обедами, но есть специально предназначенное для приема пищи помещение, в котором, к примеру, можно попить чай или перекусить во время перерыва для отдыха и питания. Для закупки чая, кофе, сахара, питьевой воды организация заключает договор купли-продажи или поставки с производителями соответствующих товаров или организацией, занимающейся оптовыми поставками. В договоре следует указать:

  • наименование и количество поставляемого товара;

  • срок поставки;

  • цену товара.

Одновременно с закупкой чая, кофе, сахара, питьевой воды не возбраняется организовать питание в близлежащем кафе или доставку еды в офис.

Компенсация работникам расходов на питание

Бывает, что работодатель поступает проще – компенсирует работникам их расходы на питание. В организации в установленном порядке утверждается определенная денежная сумма, которую работодатель компенсирует работникам ежемесячно при выплате заработной платы. Размер денежной суммы для каждой организации индивидуален и может зависеть от категории персонала (например, руководителям структурных подразделений может выделяться большая сумма по сравнению с линейным персоналом). Размер денежной суммы можно установить следующим образом:

  • в локальном нормативном акте наряду с упоминанием о предоставлении бесплатного питания работникам;

  • в приказе работодателя при наличии соответствующей ссылки в локальном нормативном акте на то, что размер компенсации расходов на питание устанавливается приказом работодателя.

Доставка обедов в офис

В настоящее время все большей популярностью пользуется доставка готовых обедов в офис. Организация заключает договор возмездного оказания услуг или договор поставки (или договор, содержащий условия как поставки, так и возмездного оказания услуг) со специализированной организацией, занимающейся доставкой обедов в офис, или кейтерингом (от англ. «catering» – поставка, снаюжение). В рамках данного договора в офис организации доставляются готовые блюда и напитки согласно заявке, в которой указаны состав, количество обедов и их цена. Выездной обслуживающий персонал такой организации может также организовать подогрев блюд, сервировку стола и уборку посуды.

В договоре с данной организацией необходимо указать:

  • перечень услуг, входящих в доставку горячих обедов в офис (включены ли подогрев блюд, сервировка стола, уборка посуды и пр.);

  • состав и количество блюд;

  • порядок доставки обедов;

  • цену каждого обеда и общую сумму;

  • сроки доставки обедов.

1.1. По настоящему Договору Заказчик поручает, а Исполнитель принимает на себя обязательство по выполнению комплекса услуг в целях организации питания работников Заказчика путем доставки продуктов питания, комплексных обедов, продуктовых наборов, согласованных Сторонами в меню, приведенном в Приложении № 1 к настоящему Договору (далее – Комплексные обеды), по адресу: г. Москва, ул. Перекопская, д. 4 (этаж 5, комната 6) ежедневно с понедельника по пятницу с 13:00 по 14:00 часов, а Заказчик обязуется оплатить услуги Исполнителя.

1.2. В рамках Договора Исполнитель обязуется осуществить следующее:

– обеспечить своевременную доставку Комплексных обедов работникам Заказчика в количестве в соответствии с Заявкой по форме, приведенной в Приложении № 2 к настоящему Договору.

Заявка может быть подана Заказчику Исполнителем:

– в письменном виде;

– с использованием факсимильной связи.

1.3. Стоимость услуг Исполнителя по доставке входит в стоимость Комплексных обедов, доставляемых работникам Заказчика, указанную в Приложении № 1 к настоящему Договору.

 

[1] Письмо УФНС по г. Москве от 02.10.2007 № 20-12/093536.

[2] Письмо УФНС по г. Москве от 11.01.2008 № 21-08/001105@.

[3] Постановления ФАС Уральского округа от 20.08.2009 № Ф09-5950/09-С2, ФАС Дальневосточного округа от 15.06.2009 № Ф03-2484/2009, ФАС Северо-Кавказского округа от 12.03.2008 № Ф08-478/08-265А, ФАС Северо-Западного округа от 21.02.2008 по делу № А56-30516/2006.

[4] Письмо Минфина России от 15.04.2008 № 03-04-06-01/86.


 

И.И. Куролес,
ведущий юрисконсульт ЗАО «СПАР РИТЭЙЛ»

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 10, 2011.

Купить этот номер в электронном виде

Подпишитесь на нашу рассылку

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.