Электронная версия журнала

Как бороться с неграмотностью руководителя и сотрудников организации в области управления документами?

«Секретарь-референт» №10 2008 / Делопроизводство

 

Руководитель компании поставил задачу организации документооборота, в том числе электронного. Я подготовила инструкцию по делопроизводству для того, чтобы сотрудники научились хотя бы правильно оформлять документы. Руководитель недоволен, говорит, что надо учить секретарей, это их обязанность. Я считаю, что проекты писем, приказов и распоряжений должны готовить подразделения. Понимание делопроизводства в организации отсутствует, так как фраза «Необходимо проводить регистрацию входящих писем» вызывает следующую реакцию: «Зачем регистрировать все письма, они бывают и бестолковые». Руководитель также сказал, что необходимо провести обучение секретарей (в фирме их насчитывается 8 человек, но имеются еще дочерние компании, там тоже есть секретари). С чего начинать организацию работы секретарей?

 

В своем письме вы затронули важную для всех специалистов в области управления документами проблему – невысокую «делопроизводственную грамотность» руководителей и сотрудников многих российский компаний, которые часто имеют слабое представление о роли документов в деловой деятельности организации, о правилах делопроизводства и документооборота. Вашего руководителя, думаю, можно отнести к числу «продвинутых», поскольку он осознает необходимость совершенствования делопроизводства организации.

Даже при понимании руководством необходимости наладить грамотное управление документами оно весьма скептически относится к нашим традиционным методам работы, в т.ч. к разработке и следованию в дальнейшем инструкции по делопроизводству, и первым делом просит показать, какими нормативными актами использование именно таких технологий вменено в обязанность коммерческой организации. Достаточно часто в отношении работы с документами ставится вопрос «А зачем нам нужно это делать?» – и добавляется: «А что нам будет, если мы не станем это делать?».

Многие специалисты ДОУ не знают, как ответить на такие вопросы, поскольку законодательство действительно не регулирует организацию делопроизводства в коммерческих структурах, и очень часто не могут сказать ничего, кроме: «А так положено», что обычно вызывает негативную реакцию. Особенно непросто ответить на второй вопрос – о рисках и ответственности организации.

Почему так происходит? К сожалению, законодательно-нормативная база в области делопроизводства и документооборота в течение последних 15 лет развивалась слабо. Она осталась на уровне середины 80-х годов прошлого века, когда в совсем других условиях, чем сейчас, вопросы управления документами регламентировались и решались в рамках командно-административной системы. Инструкция по делопроизводству – также наследие тех времен. В ее классическом виде она была разработана для государственных органов власти, основной продукцией которых всегда являлись документы. Именно поэтому в ней так подробно описывается порядок оформления, создания, согласования, утверждения, регистрации и т.д. в основном организационно-распорядительной документации (ОРД).

Этот привычный для всех внутренний нормативный документ используется во многих коммерческих структурах, но заставить руководство организации разработать и ввести инструкцию по делопроизводству невозможно, поскольку ни один закон или нормативный акт не требует ее наличия в коммерческих организациях. Кроме того, играет роль и то, что в коммерческих организациях ОРД обычно составляет всего лишь 3–4 % всей документации; да и тратить силы и средства на разработку многостраничного документа для многих таких организаций – непозволительная роскошь.

Новые условия требуют новых подходов. Подготавливая нормативный документ по управлению документами, стоит, прежде всего, подумать о тех положениях, которые в классической инструкции по делопроизводству почти никогда не отражались – ответственность руководства организации и всех ее сотрудников за работу с документами и их сохранность. Советую обратить внимание на стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», разработанный на основе международного стандарта ISO 15489-1:2001. В частности, целый раздел этого стандарта посвящен вопросу о том, кто должен отвечать за работу с документами в организации:

Извлечение

из ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» 

 

6.3. Ответственность 

Ответственность и полномочия в области управления документами должны быть четко определены и объявлены по всей организации с тем, чтобы было ясно, кто несет ответственность за работу с конкретными документами. Эта ответственность должна быть распределена между всеми сотрудниками организации (в том числе: управляющими документацией, специалистами смежных информационных профессий, руководством организации, руководителями структурных подразделений, системными администраторами и другими лицами, для которых работа с документами входит в их должностные обязанности) и отражена в должностных инструкциях и соответствующих предписаниях. Особая ответственность в области управления документами должна быть возложена на лицо, обладающее соответствующими полномочиями внутри организации. Назначение ответственных лиц может быть регламентировано распорядительным документом.

Ответственность в области управления документами должна включать следующие положения:

а) Специалисты в области управления документами отвечают за все аспекты управления документами, в том числе за проектирование, внедрение и сохранность документных систем и их эксплуатационных характеристик, а также за обучение пользователей управлению документами и применению документных систем в индивидуальной практической деятельности.

б) Ответственность руководства заключается в поддержке применения политики управления документами во всей организации.

в) Системные администраторы отвечают за то, чтобы вся документация была точной, удобной для восприятия и доступной для персонала компании.

г) Все сотрудники организации ответственны за сохранение аутентичности, целостности, достоверности и пригодности для использования документов, отражающих их деятельность. […]

 

Обратите внимание, что в данном стандарте роль специалистов ДОУ заключается не в технической работе по обслуживанию делопроизводства в организации, а в выполнении методологической, организационной и контрольной функций. Отдельным пунктом выделена ответственность высшего руководства организации, которое не должно стоять в стороне от вопросов управления документами. Кроме того, в стандарте зафиксировано, что все сотрудники организации также несут ответственность за документы, которые они создают или используют в своей работе. Эти положения можно было бы практически целиком включить в вашу инструкцию по делопроизводству.

Можно использовать еще один аргумент в пользу распространения требования по работе с документами на всех сотрудников организации. Внедрение системы электронного документооборота потребует достаточно серьезной перестройки работы с документами в организации и прежде всего – изменения стиля работы исполнителей. Если попытаться в системе электронного документооборота (СЭД) смоделировать практику работы с бумажными документами (регистрацию, внесение резолюций и отчетов об исполнении, пересылку документов будут исполнять только секретари), то система будет работать неэффективно. Наибольшую отдачу СЭД дает тогда, когда в ней работают все сотрудники организации, включая руководителей, – это означает, что значительную часть тех делопроизводственных функций, которые в бумажном делопроизводстве исполнялись секретарями, в электронной системе необходимо будет переложить на исполнителей.

Эффективный способ убедить руководство в необходимости совершенствования системы делопроизводства – показать, что предлагаемые нововведения защищают интересы организации, или, что еще лучше, позволяют организации сэкономить средства или получить доход. Большинство современных руководителей коммерческих структур лучше всего понимают язык цифр, поэтому свою позицию желательно подкреплять цифрами, фактами и расчетами.

Эффективным «оружием» служат примеры из судебной практики. В рамках поставленной вашим руководством задачи ниже приведены примеры того, как регистрация документов защищает интересы организации в судебных спорах.

 

Постановление

ФАС Восточно-Сибирского округа от 11.04.2007.

 Дело № А78-4958/06-С2-27/244-Ф02-1286/07

 

В споре ОАО «РЖД» с Забайкальской таможней по делу об административном правонарушении основным вопросом было доказательство надлежащего уведомления таможенным органом ОАО «РЖД» о времени и месте рассмотрения дела об административном правонарушении. Рассматривая этот вопрос, суд констатировал: «Довод заявителя кассационной жалобы о надлежащем уведомлении общества посредством направления телеграммы в его адрес не подтвержден материалами дела. Общество отрицает факт получения телеграммы с указанием времени и места рассмотрения дела об административном правонарушении. Как установлено судом апелляционной инстанции, в выписке из журнала регистрации документов[1], поступающих обществу из таможенных органов по делам об административных правонарушениях, отсутствуют сведения о получении ОАО «РЖД» направленных Забайкальской таможней двух телеграмм. Согласно имеющемуся в материалах дела письму Управления по таможенно-брокерской деятельности ОАО «РЖД» от 5 декабря 2006 года № ЦТБДк-6/105, обществом получено одно телеграфное уведомление Забайкальской таможни от 10.04.2006 о дате и времени составления протокола (л.д. 156). Данная телеграмма имеется в материалах дела, в ней отсутствуют данные об уведомлении общества о дате и времени рассмотрения дела об административном правонарушении (л.д. 126).» Таким образом, именно регистрация всех поступающих документов позволила Обществу защитить свои права в суде.

Постановление

Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 12.04.2007.

Дело № 17АП-2013/07-АК

Открытое акционерное общество «К» решения Межрайонной ИФНС России № 9 по Пермскому краю от 20.09.2006 № 11-18/76 было привлечено к налоговой ответственности по п. 1 ст. 126 Налогового кодекса РФ в виде взыскания штрафа за непредставление документов.

В судебном разбирательстве было установлено, что «требование от 09.08.2006 о представлении копий этих же документов было вручено 09.08.2006 бухгалтеру предприятия. При этом 07.08.2006 у общества также были истребованы копии иных необходимых для проверки документов. Журналом регистрации документов[2], переданных от ОАО «К» в МИ ФНС РФ N 9 (л.д. 70–79), подтверждается, что общий объем представленных копий по требованиям от 07.08.2006 и 09.08.2006 составил более 20000 листов.» Проанализировав представленные документы, суд сделал вывод о том, что «в рассматриваемом случае налогоплательщик не отказывался представить документы и не уклонялся от исполнения возложенных на него налоговым законодательством обязанностей. Общество объективно не имело возможности исполнить свою обязанность по представлению копий документов в установленный срок» и признал решение инспекции недействительным.

 

Подчеркну, что решение о порядке регистрации документов необходимо принимать в зависимости от конкретных потребностей коммерческой организации. Деловая деятельность сейчас настолько разнообразна, что организации вынуждены менять свое отношение к процедуре регистрации и видам документов, которые необходимо регистрировать. Хорошим примером служит такой распространенный документ, как счет-фактура. Если в классическом российском делопроизводстве, как правило, все финансовые документы без регистрации предавались в бухгалтерию организации, то сейчас все чаще счета-фактуры при поступлении в организацию сначала регистрируются в службе ДОУ. Причина проста: значимость данного документа для организации в последние годы выросла, и возникла потребность отследить факт и дату его поступления.

Один из первых шагов по совершенствованию системы делопроизводства – облегчить всем сотрудникам исполнение обязанностей по подготовке проектов документов. Прежде всего стоит проанализировать наиболее массовые виды таких документов и начать разрабатывать для них в электронном виде шаблоны, содержащие все необходимые реквизиты и типовые фразы, с тем чтобы сотруднику осталось лишь ввести смысловую информацию.

Нужно только приветствовать понимание вашим руководством необходимости обучения сотрудников (для начала хотя бы секретарей) правилам делопроизводства. Еще я предложила бы договориться с руководством об обязательном проведении инструктажа работников, принимаемых на работу, связанную с управлением документами.



[1]Выделено автором.

[2]Выделено автором.

Н.А. Храмцовская,
ведущий эксперт по управлению документацией компании «ЭОС», член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 10, 2008.

Купить этот номер в электронном виде

Подпишитесь на нашу рассылку

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.