Электронная версия журнала

Возраст не помеха!

«Секретарь-референт» №10 2006 / Профессия

Мифы и реальность

В советское время секретари в возрасте сорока пяти лет и старше не были редкостью. Но уже лет десять назад представительницы этой профессии после двадцати восьми лет перестали быть востребованными. Как же случилось, что со сменой экономического строя резко упала возрастная планка для секретарей? Как появился миф о профессии секретаря как возрастной?

Думается, дело в том, что в 90-е годы компании не испытывали необходимости в системе документооборота. Устаревали нормативные документы – прописанные в них регламенты просто не успевали за новыми возможностями обработки информации и динамикой бизнеса, поэтому на них предпочитали не обращать внимания. Тем более что в нормативных документах ничего не говорилось о коммерческих и некоммерческих организациях. Документационное обеспечение управления (ДОУ) – это та область, с которой люди не сталкиваются за пределами офиса, в отличие от поездок по миру, планирования дня и др., а если и сталкиваются, то это, как правило, связано с выполнением регламентов, разработанных другими. Так сложилось мнение, что секретарем может быть каждый, поскольку никаких особенных навыков вроде бы и не надо, а значит, и требования к опыту работы оказались сведенными к минимуму. На первый план вышел тезис: «Секретарь – лицо компании», поэтому востребованными стали представительницы более юного возраста.

Но со временем к функции «лицо компании» стали добавляться обязанности по обеспечению деятельности руководителя: организация встреч, контроль исполнения поручений, подготовка презентаций и т.д. Возросли требования к практическому опыту, к знанию регламентов решения задач. В связи с возрастающими противоречиями в нормативных документах и увеличением количества решаемых задач становились более востребованными аналитические способности секретаря. Многие молодые девушки перестали соответствовать новым требованиям рынка. Возрастная планка для секретаря вновь постепенно начала подниматься.

Второй причиной изменения возрастного ценза можно назвать то, что многие нынешние руководители – это те самые креативные молодые люди, которые в 90-х годах пришли в бизнес. С течением времени их взгляды на окружающий мир во многом поменялись, им стало сложнее общаться с представительницами молодого поколения, и они начали отдавать предпочтение возрасту перед энергией.

Можно предположить, что в дальнейшем возрастная планка может подняться еще выше. Связано это также и с тем, что в 90-х годах в стране сложилась напряженная демографическая ситуация, что дает основания прогнозировать нехватку специалистов в ближайшее время. Российские компании становятся более законопослушными, а рынок менее «диким», так что можно надеяться, что в будущем графа «требования к возрасту» просто исчезнет из форм для размещения вакансии. Некоторые hr-менеджеры сегодня высказывают мнение, что если возраст принимается во внимание, то это свидетельствует о непрофессионализме сотрудника, занимающегося подбором персонала. Сегодня девушкам до двадцати трех лет, в отличие от дам, которым за тридцать, сложнее найти работу секретаря, чем это было десять лет назад.

Возраст – это опыт

У «возрастных секретарей» есть свои плюсы. Обычно они не планируют менять профиль деятельности, у них отработаны трудовые навыки, они имеют свою базу контактов, умеют налаживать отношения с коллегами, подстраиваться под стиль работы руководителя, под его психотип, умеют работать «на опережение мысли» руководителя и продумывать запасные варианты решения возникающих вопросов. Они вносят свою лепту в формирование положительного имиджа компании. Секретари старше тридцати составляют так называемый «золотой фонд» профессии. Это люди, которые сознательно выбрали ее. В деловом плане они развивались именно как секретари, психологически и внешне также соответствуют образу этой профессии.

 

Варианты трудоустройства: плюсы и минусы

Итак, разный уровень требований в разных компаниях дает возможность секретарю с любым опытом найти работу.

Обобщенные требования к секретарям выглядят примерно так: знание всего пакета MS Office, английского языка, основ протокольного обслуживания, основ ДОУ, оргтехники и, конечно, опыт работы.

Для поиска работы обычно используют СМИ, публикующие объявления о вакансиях, обращаются к знакомым и в кадровые агентства.

У каждого способа трудоустройства есть свои плюсы и минусы. Самый простой способ – через знакомых. Он хорош тем, что будущий работодатель получит положительные рекомендации о вас. Минус данного способа в том, что если вы не пройдете испытательный срок, не найдете общего языка с коллективом или с кем-то из сотрудников, то это отразится на отношении к человеку, который вас порекомендовал.

Поиск работы через кадровые агентства тоже имеет свои «подводные камни». Часто сотрудники агентств очень формально подходят к заказу работодателя из-за того, что плохо представляют, что такое секретарская работа. Если, например, в заявке указан возраст двадцать восемь лет, а соискателю – уже двадцать девять, то, скорее всего, ему откажут под каким-либо благовидным предлогом. Могут отказать и в том случае, если требуется умение организовывать поездки по России, а у соискателя основной опыт – организация зарубежный поездок. Кроме того, кадровые агентства почти всегда выдвигают требование свободного владения иностранным языком, но при этом может оказаться, что общение на английском языке на том месте, которое вам предложат в агентстве, будет происходить не чаще чем раз в квартал. Серьезный минус поиска работы через агентство заключается еще и в том, что, приходя на собеседование в агентство, вы не можете оценить компанию, в которой вам предлагают работу. Часто кадровые агентства, боясь потерять деньги, не называют кандидату компанию, ограничиваясь общими словами о ее местонахождении, положении на рынке, численности персонала. На таких собеседованиях оценивают только соискателя, решая, предлагать далее работодателю его кандидатуру или нет. Соискателю же для оценки потенциального места работы придется ждать приглашения на очередное собеседование уже непосредственно с работодателем. Но здесь есть и свои плюсы: обращаясь в кадровое агентство, вы попадаете в базу соискателей, и как только в агентстве появляется вакансия, соответствующая вашим навыкам и требованиям, вам ее предложат.

 

Поиск работы – тоже работа

Самостоятельный поиск работы можно прировнять к восьмичасовому рабочему дню. Просмотр вакансий, рассылка и публикация резюме занимают много времени. Вот несколько советов из личного опыта.

  • Отправляйте резюме в компании, если считаете, что соответствуете изложенным в объявлении о вакансии требованиям.
  • Поставьте рассылку резюме на поток. Нередко работодатель или агентство публикует информацию с целью изучения ситуации на рынке, или вакансия может быть уже закрыта, когда объявление попало вам в руки. Ваша первоочередная задача – сообщить о себе как можно большему числу тех работодателей, которым требуется сотрудник с вашими навыками. Статистика такова: только на одно из 5–10 отосланных резюме приходит приглашение на собеседование.
  • Регулярно обновляйте свое резюме на сайтах и старайтесь публиковать его в газетах так часто, как это необходимо для интенсивного поиска работы. Помните, что вчерашняя газета никому не интересна, а резюме трехнедельной давности, вывешенное на сайте, и подавно.
  • Для вакансий, публикуемых на сайтах, обычно предлагают более высокий уровень зарплат, чем в газетных объявлениях. Считается, что человек, который не умеет обращаться с компьютером достаточно свободно, обратится в газеты, а также с тем, что поиск работы через интернет подразумевает определенный финансовый достаток, так как для проведения такого поиска необходимо наличие домашнего компьютера у соискателя или частое посещение им интернет-кафе. Но это, кстати, относится только к тем специальностям, которые подразумевают использование ПК для выполнения работ.
  • Стандартная рекомендация менеджеров по персоналу для исчисления новой зарплаты при указании в резюме «старая зарплата плюс 20%» не имеет ничего общего с реалиями, однако если указать суму больше, вопрос: «Почему Вы решили, что можете рассчитывать на такую зарплату?» совершенно не исключен. Вы должны иметь представление о среднем уровне доходов специалиста вашего уровня на рынке труда. Если же этот фактор не имеет для вас существенного значения, то работу можно найти на государственной службе, где меньше всего обращают внимание на возраст соискателя.
  • Нет ничего плохого в том, что вы будете анализировать рынок труда, даже если работа у вас есть. Посещайте сайты трудоустройства, подпишитесь на рассылку вакансий, покупайте газеты, отслеживайте выдвигаемые требования к навыкам и оклады, которые предлагают компании.
  • Необходимо продолжать учиться новому. Если пять лет назад секретарь получил профильное образование и больше не возвращался к обучению, можно считать, что он не получал образования. Жизнь стремительно вносит коррективы, и их нужно успевать отслеживать. Нужно выписывать специализированную периодическую литературу по специальности – именно в ней раньше всего отражаются все изменения, знакомиться со всеми новинками, которые выходят из печати. Правда, к книгам по секретарскому делу, которые лежат на полках книжных магазинов, нужно относиться с достаточной долей осторожности. Некоторые из них написаны людьми, далекими от секретарской работы.
  • Ведите резюме! Дело в том, что встречаются секретари, которые имеют хороший стаж по специальности (от восьми лет и более), но, к сожалению, настолько скромный перечень выполняемых обязанностей (мини-АТС, входящая-исходящая документация, первичная бухгалтерия), что даже при наличии профильного образования впечатление от резюме складывается негативное. Можно ли представить, что у работника может быть так мало обязанностей? Можно, но, по-моему, это редкость. Чаще люди просто не знают, что писать. Составляя резюме, берите за основу то, которое вы использовали, когда в первый раз искали работу. В дальнейшем просто дополняйте его новыми сведениями о своих навыках, образовании и должностях. Иначе, когда придется искать работу, будет сложно вспомнить все, что когда-либо делали, а ведь это конкурентное преимущество перед другими соискателями. Часто соискатель не попадет на собеседование только потому, что в его резюме не прописаны подробно все функции. Многие сотрудники по подбору персонала, не ориентируясь в специфике работы секретаря, просто сравнивают требования работодателя с навыками соискателя, и чем выше количество совпадений, тем больше шансов получить приглашение на собеседование.
  • Иногда для анализа ситуации на рынке посещают собеседования, не планируя менять работу. Конечно, это позволяет скорректировать резюме и методы самопрезентации, повысить самооценку. Но, во-первых, не все кадровики и не всегда дают какие-либо рекомендации, во-вторых, даже если такая рекомендация поступит, это будет сугубо субъективная точка зрения, и совсем не факт, что следующий кадровик будет думать так же. Одни и те же высказывания могут вызывать совершенно разные реакции: от полного неприятия до абсолютной солидарности с предложением места. К тому же если информация о таких собеседованиях попадет к руководству, оно может решить, что человек ищет себе новое место работы и начать искать замену ему.
  • Самое трудное, наверное, убеждать кадровика, который лет на 15 вас моложе, в своем профессионализме, в своей состоятельности как специалиста. Придется учиться не видеть возраста. Очень показательно в этом смысле общение в интернете, где угадать возраст собеседника не всегда представляется возможным: очень умные и взвешенные ответы могут приходить от очень молодых людей, и очень эмоциональные и не совсем корректные – от более взрослых собеседников. Иногда молодые участники телевизионных ток-шоу поражают своей рассудительностью, когда аудиторию просто захлестывают эмоции. Внешность обманчива. В конце концов, человек может просто очень хорошо выглядеть.
  • Договариваясь о собеседовании, нужно заранее интересоваться необходимостью заполнения анкет. Часто на их заполнение уходит времени не меньше, чем на само собеседование. Такой интерес поможет, с одной стороны, лучше спланировать время, а с другой продемонстрирует, что соискатель учитывает нюансы при организации встреч и умеет планировать время.
  • Приходя на собеседования в деловой одежде, человек, как минимум, демонстрирует знание норм этикета. Желательно также следить за модой, особенно за деловой. Конечно, хороший костюм прослужит семь лет, но нельзя допускать, чтобы он был единственным предметом вашего гардероба. Появляются новые ткани, новые лекала, изменяется посадка для классических костюмов. Функцию «лица компании» еще не отменили.
  • Не нужно стесняться хвалить себя на собеседованиях. Любую ситуацию нужно постараться представить в выгодном для себя свете. При этом следует помнить, что излишняя активность, преждевременная лояльность и демонстрация чрезмерного желания получить работу в компании, скорее всего, испортят впечатлении о секретаре «за тридцать». Считается, что мастер своего дела знает себе цену. При обсуждении профессиональных навыков хорошо иметь свое обоснованное мнение по некоторым вопросам.
  • Взгляды и методы специалистов по подбору персонала во многом формируются специализированной литературой. Знакомство с ней позволит вам понять, зачем был задан тот или иной вопрос, и «верно» на него ответить. Дело в том, что собеседник слушает не только то, что вы говорите, но и как вы это делаете: как выстраиваете фразы, какие слова употребляете, как отзываетесь о других.

Рынок труда очень динамичен, в нем действуют свои правила и законы. Что-то начинают считать более эффективным, что-то не оправдавшим надежд. Было время, когда считалось неприличным спрашивать об уровне зарплаты и интересоваться еще чем-либо, кроме той должности, на которую претендуешь. Сегодня работодатели все чаще отдают предпочтение людям с широким кругозором, а указание минимального уровня зарплаты в резюме снимает ряд вопросов. Все это необходимо знать, чтобы быть востребованным и чувствовать себя уверенно вне зависимости от того, какую работу нам приходится выполнять. А возраст нам не помеха!

Ю.В. Еремеева, секретарь-референт, член Клуба профессиональных секретарей

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 10, 2006.

Купить этот номер в электронном виде

Подпишитесь на нашу рассылку

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.