Новости

    Обязан ли архив организации принимать запросы граждан на выдачу архивных справок по телефону?

    /upl/pictures/SR/_05_2021/O_xX3RxtS2M.jpg

    На вопрос отвечает

    А.П. Ворушиназаведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса.

    ВОПРОС

    Обязан ли архив организации принимать запросы граждан на выдачу архивных справок по телефону? В нормативных документах указаны следующие форматы подачи запросов: письменный вид и через информационно-телекоммуникационную сеть, в том числе через Интернет. Телефонный звонок входит в информационно-телекоммуникационную сеть?

    ОТВЕТ

    В соответствии с п. 5.10 Правил 2015[1] архив организации должен рассматривать и исполнять запросы, поступившие в письменной форме. Запрос пользователя должен содержать следующую информацию:

    • наименование юридического лица – автора запроса (для граждан – фамилии, имени, отчества, при наличии последнего);
    • почтовый и (или) электронный адрес, по которому должен быть дан ответ;
    • сведения, интересующие пользователя и хронологические рамки запрашиваемой информации;
    • форму получения пользователем информации (информационное письмо, архивная справка, архивная выписка, архивная копия, тематический перечень, тематический обзор документов);
    • личную подпись автора запроса (гражданина или должностного лица);
    • дату.

    При поступлении в архив организации интернет-обращения (запроса) пользователя с указанием адреса электронной почты и (или) почтового адреса ему направляется уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении.

    Ответ на запрос тематического характера, поступивший в архив организации по информационно-телекоммуникационной сети (в том числе по Интернету), может быть направлен в виде электронного сообщения по указанному автором запроса электронному адресу. Для удобства пользователей рекомендуем в соответствии с установленными требованиями разработать бланк или шаблон запроса, который может быть заполнен в бумажном виде или в электронной форме.

    Изучив определение понятия «информационно-телекоммуникационная сеть» можно сделать вывод, что запрос, принятый по телефону, не может являться запросом, принятым по информационно-телекоммуникационной сети.

    Извлечение из Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ


    [1] Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).

    [2] В ред. от 02.07.2021.

    Подписаться на журнал
    30.07.2021, 14:20