Любой документ в организации проходит длительный путь – от создания до помещения в архив. Одной из функций архива является учет – систематизация дел, создание научно-справочного аппарата и документов архивного учета. Именно на стадии учета архивных документов создаются описи дел. Опись дел, документов – справочный и учетный документ, содержащий систематизированный перечень единиц хранения/единиц учета архивного фонда, предназначенный для раскрытия их содержания и учета (п. 64 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).

Когда количество учтенных в описи единиц хранения приблизится к «контрольному» числу 9 999 (п. 3.10 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526), опись перестает быть переходящим делом и закрывается делопроизводством. Закрытая опись проходит полное оформление на хранение в общем порядке.

В соответствии с п. 4.1.4 Методических рекомендаций по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций (ВНИИДАД, 2018 г.) опись дел по личному составу может признаваться законченной, если количество внесенных в нее дел приблизилось к числу 999.