А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса

Проблемы хранения массивов документов по личному составу актуальны для многих юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, а особенно – для предприятий с «большой историей». Закономерно, что руководители или собственники предприятий хотят сократить расходы, затрачиваемые на архивное хранение. Чтобы избежать нерациональных затрат, в первую очередь нужно понять, как именно следует хранить документы по личному составу и работать с ними, во вторую – разобраться, как оптимизировать процесс с учетом нормативных правил и индивидуальных особенностей организации.

Организация хранения документов – это дорого

Законодательство обязывает юридических лиц и индивидуальных предпринимателей правильно хранить документы. Полному оформлению (в соответствии с п. 4.19 Правил 2015[1] подлежат дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.

На практике эта обязанность оказывается затратной статьей расходов. Кроме этого, процесс полного оформления документов по личному составу – самого объемного массива документов – довольно длительный и сложный. Вопрос оптимизации расходов, связанных с их хранением, особенно актуален для предприятий с «большой историей». К ним относятся промышленные предприятия, входящие в холдинги, а также организации, созданные в советский (в том числе довоенный) период, далее приватизированные и сменившие форму собственности.

Рассмотрим ситуацию. На заводе хранят большие объемы документов по личному составу. На организацию хранения, сохранности и использования таких документов приходится затрачивать значительные денежные и трудовые ресурсы. В частности, нужно выделить отдельное помещение для хранения документов, которое должно быть оборудовано с учетом требований как архивного законодательства, так и противопожарных мер. Думать приходится буквально про все: стеллажи, возможность сейфового хранения, первичные средства хранения (короба), приборы учета температурно-влажностного режима, складные лестницы… Также в штате должны быть сотрудники (или сотрудник), отвечающие за хранение и использование данных документов.

Чем руководствоваться?

Особенности работы с документами по личному составу отражены в двух разработках Росархива и ВНИИДАДа:

1. Методические рекомендации «Экспертиза ценности и отбор в состав Архивного фонда Российской Федерации документов по личному составу»[3] (далее – МР 2014). Этот документ поможет оптимизировать отбор в состав Архивного фонда Российской Федерации документов по личному составу, уточнить известные и имеющиеся критерии экспертизы ценности. 
2. Методические рекомендации по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организации[4] ?(далее – МР 2018). Этот документ поможет понять методику хранения, учета, использования документов по личному составу (в том числе при оказании государственных и муниципальных услуг). Также в МР 2018 включена методика организации доступа к документам по личному составу, в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций.?

Что нужно знать при экспертизе ценности документов?

Чтобы четко понимать, что делать при экспертизе ценности документов по личному составу, нужно знать ответы на ключевые вопросы, связанные с хранением таких документов. Какие документы являются документами по личному составу? Какие из них требуют особого внимания и почему? Как формировать дела по личному составу? Как определять сроки хранения документов по личному составу? Когда передавать документы в архив организации? Рассмотрим их.

Какие документы относят к документам по личному составу?

К документам по личному составу относят:

• документы о приеме, перемещении, аттестации, увольнении работников;
• документы о награждении работников;
• учетные документы работников;
• документы по выплате заработной платы и другим денежным выплатам;
• документы о трудовой деятельности на работах с вредными, опасными и иными особыми условиями труда;
• отчетные документы по кадровому составу;
• трудовые книжки и вкладыши к ним, другие невостребованные личные документы (дипломы, аттестаты, свидетельства).

Приведем классификацию документов по личному составу в соответствии с п. 2 МР 2014 (Схема).

Такая систематизация в определенной степени условна, так как в некоторых случаях ряд перечисленных документов могут относить к управленческой документации, а значит, их включат в соответствующие описи дел постоянного хранения. Например, штатное расписание организации необходимо включать в опись дел постоянного хранения, но одновременно этот документ может содержать информацию, необходимую при исполнении социально-правовых запросов. Когда такое может произойти? Рассмотрим ситуацию. Из Пенсионного фонда России могут запросить справку о наличии и наименовании должностей и категорий работников в разные периоды времени. Запросы из Пенсионного фонда России могут приходить, когда наличие стажа работы в той или должности засчитывается как льготный стаж, например, при назначении пенсии женщине – операционной медицинской сестре. Это значит, что при ликвидации организации, не являющейся источником комплектования государственного или муниципального архива, правильнее включить штатные расписания в состав документального комплекса по личному составу (отдельным делом или в соответствующие годовые разделы описи дел по личному составу). Если ликвидируется организация – источник комплектования государственного или муниципального архива, то правильнее вносить штатное расписание в соответствующие годовые разделы описи дел постоянного хранения.

Какие документы по личному составу требуют особого внимания?

Согласно п. 3.6 МР 2014 к документам по личному составу определенных хронологических периодов следует подходить с особой осторожностью в силу их значимости. К таким периодам времени могут быть отнесены:

• 1917–1945 гг.;
• 1990–1994 гг.;
• отдельные хронологические периоды для конкретных территорий.

Наш совет

Внимательно относитесь к документам по личному составу, которые касаются переломных, судьбоносных, чрезвычайных этапов развития России и ее конкретных регионов. Такие документы не только раскрывают трудовую деятельность и жизнь граждан России, но и дают представление об истории страны в целом.

Периоды времени, требующие особой осторожности при отборе документов по личному составу, определяют на основании ряда критериев:

• время создания документов;
• значение информации, содержащейся в документах;
• полнота комплекса документов;
• степень сохранности документов.

Например, документам по личному составу, созданным в начале 1990-х годов, необходимо уделить особое внимание, так как в этот период времени происходили серьезные изменения в системе управления и его документировании. Появлялись организации и учреждения новых организационно-правовых форм и форм собственности; юридически созданные заново организации по факту оказывались «правопреемниками» в вопросах хранения и предоставления справок социально-правового характера. Вот только вопрос этого «правопреемства», к сожалению, не всегда юридически оформляли и закрепляли в учредительных (уставных) документах. Особенно – в тех отраслях, где промышленные предприятия, существовавшие уже на протяжении многих десятилетий, стали входить в состав крупных промышленных групп и холдинговых компаний (угольных, добывающих, энергетических, металлургических).

Как формировать дела по личному составу?

Формирование отдельных дел по личному составу имеет определенные правила. Они описаны в МР 2014 и МР 2018. Перечислим их.

Правило 1. Приказы и распоряжения по личному составу формируют по хронологии в порядке номеров, полученных в течение календарного года.

Правило 2. Документы, явившиеся основанием для издания приказа и не вошедшие в личные дела, формируют в отдельные дела. Это методическое пояснение особенно актуально в связи со сроками хранения, зафиксированными в ст. 434 Перечня 2019[5]. Например, заявления о приеме на работу можно поместить в личное дело сотрудника, если его заводят и ведут в организации. Если личные дела не заводят, то заявление о приеме на работу нужно формировать в дело с другими документами, являющимися основаниями к приказам по личному составу.

Правило 3. Систематизацию заголовков дел в описи рекомендуют осуществлять в соответствии с хронологической или хронологически-структурной схемой построения фонда, при которой разделами описи являются годы, а подразделами – названия структурных подразделений, в которых образовались (или отложились) документы. В Примере 1 – фрагмент описи, составленной по хронологически-структурной схеме.

Как определять сроки хранения документов по личному составу?

В п. 4.5.4.3 МР 2014 сказано, что при заполнении формы описи дел следует обратить особое внимание на то, что в графе «Срок хранения» для того или иного дела следует указывать такой срок хранения, который был предусмотрен действующим в тот или иной период перечнем типовых документов. Разъяснения Росархива по внедрению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков их хранения[6]  (далее – Разъяснения Росархива по внедрению Перечня 2019) говорят нам о другом.

Безусловно, Перечень 2019 носит нормативный характер, и такое разъяснение однозначно определяет документы, на которые распространяются его нормы. Но важно учитывать нюансы при проведении экспертизы ценности именно документов по личному составу. Рассмотрим ситуацию. Согласно ст. 443 утратившего силу Перечня 2010[7]  срок хранения договоров возмездного оказания услуг (консультационных, информационных, услуг по обучению) работникам составлял пять лет (после истечения срока действия договора). Однако в соответствии со ст. 301 действующего Перечня 2019 договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг следует хранить 50/75 лет. То есть если есть проблемы с полнотой документального комплекса или степенью сохранности имеющихся документов, то определять и устанавливать сроки хранения документа «по максималке» более чем оправдано.

Наш совет

Если при проведении экспертизы ценности документов по личному составу перед вами – аналогичные документы, но с разными сроками хранения, есть смысл ориентироваться на больший срок.

Кстати, стоит сказать о документах временного хранения: хранить документы сверх установленных сроков не запрещено. Рассмотрим ситуацию. В 2020 году бывшему работнику необходимо подтвердить стаж работы в период времени с 1992 по 1997 годы. При этом в организации приказы по личному составу сохранились частично (либо отсутствуют), но есть приказы по очередным (учебным отпускам). По этим приказам можно установить хотя бы факт наличия трудового стажа (за те периоды, за который отпуск предоставлялся), а когда речь идет про льготный стаж, то в этом случае считается буквально каждый день. В этой ситуации приказы по очередным отпускам можно было бы уже выделять к уничтожению, так как их срок временного хранения истек, однако они могут послужить положительным (хоть и косвенным) аргументом для гражданина при реализации своих пенсионных прав. Даже в судебном порядке.

Когда передавать документы по личному составу в архив организации?

Оформленные документы по личному составу, имеющие сроки хранения 50/75лет, передают в архив организации не ранее, чем через год, и не позднее, чем через три года после года, в котором они были закончены делопроизводством.

Документы по личному составу государственных гражданских и муниципальных служащих, уволенных с государственной гражданской или муниципальной службы, передают в архив организации через 10 лет со дня увольнения.

Как оформлять и описывать документы?

Рассмотрим особенности, которые помогут без ошибок оформлять и описывать документы по личному составу. В этом нам также помогут МР 2014 и МР 2018.

Располагайте документы в личном деле правильно

Личное дело нужно заводить с момента поступления работника на работу, а завершать датой его увольнения. Документы в личном деле следует располагать в соответствии с хронологией их создания, но первыми и последними являются заверенные копии приказов о приеме/увольнении работника.

Помните о проблеме «нарядов» личных дел

Согласно п. 2.1 МР 2018 нельзя создавать так называемые «наряды» личных дел, когда ряд личных дел сшивают в одно дело (Пример 1). Это нарушает общие признаки формирования дел и порядок работы с конфиденциальными документами. В организации, в которой формируют «наряды», нарушают положения Указа Президента Российской Федерации от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера»[8]. Сравните опись дел по личному составу, в которую включены наряды личных дел (Пример 2) с примером правильного оформления этого документа (Пример 3).

Что делать, если ваш архив – это архив предприятия с «большой историей», в котором уже оформлены, описаны и хранятся наряды личных дел? Решая, надо ли расшивать и переоформлять дела, учитывайте, что документы 50–60-х годов могут просто «не пережить» такой полистной экспертизы. Рекомендуем не переоформлять дела, но имеющиеся особенности оформления дел укажите в составленном научно-справочном аппарате (предисловиях к описи, исторической справке, дополнении к исторической справке). Формулировка описания дел, имеющих особенности формирования, может быть такой:

Личные дела сотрудников, включенные в опись, сформированы по принципу «нарядов» личных дел, то есть личные дела нескольких уволенных сотрудников сформированы в одно дело. Переформирование и переоформление данных личных дел нецелесообразно, так как это может привести к худшей сохранности документов.

Следуйте алгоритму оформления дел по личному составу

Оформление дел по личному составу – это комплекс работ (Алгоритм).

Также приведем примеры оформления ряда документов, которые потребуется при этом создать.

Оформляйте лист-заверитель дела правильно

Этот документ составляют на отдельном листе по установленной форме[9], его нельзя оформлять на обложке дела или чистом обороте листа последнего документа. Если дело подшили или переплели без бланка листа-заверителя, его придется клеить за верхнюю часть листа на внутреннюю сторону обложки дела.

В листе-заверителе (Пример 4 ):

• указывают цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и количество листов внутренней описи;
• оговаривают особенности нумерации номеров дела, а также наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов и т.д.;
• указывают наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если их не отметили в общей валовой нумерации в деле.

Составляйте внутреннюю опись правильно

Внутреннюю опись составляют на отдельном листе (листах) по установленной форме[10] (Пример 5).

В ней нужно указывать:

• порядковый номер записи;
• регистрационный индекс документа;
• дату документа;
• заголовок документа;
• номер листов документа в деле;
• примечание.

Оформляйте архивный шифр на обложке дела

В соответствии с п. 3.4 Правил 2015 архивный шифр – это обозначение, наносимое в левом нижнем углу на каждую единицу хранения в целях обеспечения учета и идентификации. Его нужно наносить на обложку дела (Пример 6).

В архивный шифр входит три строки:

• номер архивного фонда;
• номер описи дел, документов;
• номер единицы хранения.

Зачем дублировать архивный шифр на обложке дела?

Причина 1. Это позволит рационально разместить дела внутри короба, а именно расположить дела, чередуя края дел с ребром жесткости (или переплетом) с краями листов самого дела. Ведь важно оптимально использовать пространство первичных средств хранения и их количество. Это актуально для дел с большим листажом, оформленных, как правило, в предыдущие годы.

Причина 2. Это упростит выдачу единиц хранения, если в организации хранят (в том числе в закартонированном виде) большое количество дел. Будет достаточно лишь потянуть дело за любой край (верхний или нижний – не важно), чтобы увидеть архивный шифр. Кстати, в форме обложки дела, которая размещена в Приложении № 11 к п. 3.6.18 Основных правилах работы архивов организаций[11],  также указано два шифра, однако верхний правый – не перевернут.

Когда пригодится штамп «Архивный шифр»?

Часто бывает, что в организации уже определились с архивным учреждением, в которое планируют передавать оформленные дела, но обложки на дела оформили до этого. Чтобы не переклеивать обложки и не шифровать их полностью вручную (при передаче больших документальных фондов, это очень трудоемко и трудозатратно), можно воспользоваться таким штампом. Поможет вам такой штамп и зашифровать верхние правые углы обложек ваших дел.

Рекомендуем заказать штамп «Архивный шифр». В штампе вы можете разместить не только его обязательные элементы, но и дополнительные. Например, можно указать наименование архивного учреждения, источником комплектования которого являетесь (то есть куда предстоит передавать дела), также можно предусмотреть строку для обозначения количества листов в деле. Классическая форма штампа выглядит так:

Как передать документы на хранение в архив?

В п. 2.3 МР 2018 указано, что в государственный, муниципальный архив документы по личному составу, сроки временного хранения которых не истекли, могут поступать в следующих ситуациях:

• если организация ликвидируется;
• если есть соответствующее решение суда;
• если существует угроза сохранности документов по личному составу в организации.

Сколько стоят услуги хранения?

Существуют специализированные государственные архивы документов по личному составу. Они принимают и организовывают хранение, учет и использование документов по личному составу ликвидированных (реорганизованных) организаций всех форм собственности. При передаче дел в государственные и муниципальные архивы необходимо понимать ряд важных моментов.

Вопрос о платности и возмедности приема документального комплекса по личному составу на хранение в государственный или муниципальный архив решает индивидуально с каждой организацией. Во внимание принимаются региональные (территориальные) особенности, объем и хронологические рамки массива документов, является ли организация источником комплектования или нет и т.д. Если организация является источником комплектования, то документы будут хранить бесплатно, но архив будет требовать передать правильно оформленные дела. В Федеральном законе от 22.10.2004 № 125-ФЗ нет положений, которые предусматривают прием документов по личному составу от ликвидируемой негосударственной организации исключительно платно, поэтому ликвидируемому юридическому лицу экономически и организационно выгодно иметь статус «организация – источник комплектования».

Таким образом, при ликвидации организации ликвидатору (назначенному конкурсному управляющему) необходимо обратиться в соответствующий уполномоченный орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела или в орган местного самоуправления для определения места дальнейшего хранения документов и условий передачи на хранение (на возмездной основе или безвозмездной).

Существуют Рекомендации по оказанию платных услуг федеральными казенными учреждениями, подведомственными Росархиву[12],  которые содержат:

• Общие положения по расчету цен на платные услуги, оказываемые федеральными казенными учреждениями, подведомственными Росархиву;
• Перечень платных услуг, оказываемых федеральными казенными учреждениями, подведомственными Росархиву (далее – Перечень платных услуг).

Региональные архивы используют этот документ при разработке собственных тарифов и прейскурантов на платные услуги. При этом архивы учитывают производственную себестоимость услуги, состав производственных операций, физическое состояние, объем, формат и вид документов, установленные налоги, районный коэффициент и прочие показатели.

В Таблице приведена выборка некоторых видов услуг и работ, которые оказывают архивные учреждения за плату, в соответствии с Перечнем платных услуг. Расчет стоимости одной единицы хранения в случае поступления в государственный или муниципальный архив будет складываться из трех слагаемых:

• стоимости обработки (оформления);
• составления необходимого научно-справочного аппарата (предисловие, историческая справка, титульный лист);
• непосредственно самого хранения.