На вопрос отвечает А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса.

Вопрос 1

При сдаче структурным подразделением документов в архив при сверке описи с реальными делами мы обнаружили расхождения. Во-первых, это отсутствие некоторых дел. Создали комиссию, провели расследование, составили акт, подтвердили, что документы восстановлению не подлежат (копий не осталось). Поскольку эти дела числились в годовом разделе описи дел и имели свою нумерацию, мы в примечании сделали ссылку на акт об утрате документов и снятии их с учета, пересоставили итоговую запись к описи.

Во-вторых, обнаружилось отсутствие некоторых документов в деле. Мы также организовали розыск, дополнили дело копиями, представили экспертной комиссии акт об утрате документов и замене их копиями.

Необходимо ли в годовом разделе описи дел делать ссылку на этот акт? Как исправить в описи указанное ранее количество листов дела? Какие еще пометки мы должны сделать и где? Замечу, что дела уже упорядочены, описаны и готовы к длительному хранению.

Ответ

Сначала разберемся, как в описи дел отразить то, что дела потеряны, и то, что некоторые дела содержат копии. В вашем случае важно, что дела уже упорядочены, описаны и готовы к длительному хранению в архиве организации. Это значит, что речь идет о единицах хранения. То есть каждому делу присвоен уникальный архивный шифр, который состоит из номеров: фонда, описи, дела.

На основании акта об утрате документов вносятся необходимые изменения в основные (обязательные) учетные документы архива (п. 3.15 Правил 2015), в частности, в описи дел, документов – при каждом поступлении и/или выбытии дел, документов, учтенных в данной описи.

В вашем случае в графу № 6 «Примечание» описи дел постоянного хранения необходимо внести соответствующие пометки. Опись после внесения изменений будет выглядеть так (Пример 1):

Количество листов прописано от руки, поскольку при сдаче документов в архив выявилось несоответствие количества листов, указанного в описи, количеству листов в единицах хранения. Архивист закорректировал неправильные цифры и поставил верные. В деле № 655 удалось восполнить часть документов заверенными копиями, а в деле № 676 выявили такое несоответствие при приеме дел от структурного подразделения.

Несмотря на то, что дела № 656 и 657 утрачены и физически отсутствуют, никаких корректировок и дополнительных пометок в другие графы описи, в том числе и графу 5 «Кол-во страниц», относительно утраченных дел вносить не нужно.

Как поступить, если при сдаче в архив выяснилось, что окончательный листаж дела не совпадает с тем, что персонально указан в описи? Например, ошиблись при первоначальном подсчете и нумерации листов, а при сдаче сотрудник архива (архивариус, делопроизводитель и т.п.) это обнаружил. Архивное законодательство никаких разъяснений именно по этому поводу не дает. Поэтому есть практика, когда неправильное количество листов просто исправляется корректором и указывается правильное.

В случае выявления отсутствия дел архив организации принимает меры по их розыску. На отсутствующие документы и дела, меры по розыску которых не дали результатов, составляется акт об утрате документов (Приложение № 6 к Правилам 2015). Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями (п. 6.8 Правил 2015).

В п. 4.32 Правил 2015 указано, что при составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования: графа описи «Примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий.

Таким образом, факт наличия копий в единице хранения мы указываем в графе «Примечание» в описи дел (см. Пример 1).

Как правило, графа № 6 «Примечание» заполняется вручную, поэтому в нее вносим необходимые примечания таким образом, чтобы опись была удобна и доступна для работы и использования.

Места в графе 6 «Примечание» мало, поэтому особенности, замечания и информацию о выявленных изменениях в документах необходимо указывать в предисловии к конкретной описи дел. При этом предисловие к описи – это составной элемент научно-справочного аппарата. В справочный аппарат к описи также входят:

• титульный лист;
• содержание (оглавление);
• предисловие;
• список сокращений;
• указатели к описи (предметный, именной, географический).

В предисловии к описи кратко излагаются переименования организации в исторической (хронологической) последовательности за период, соответствующий крайним датам единиц хранения, включенных в опись.

Факт наличия копий в некоторых единицах хранения можно отнести к сведениям об особенностях формирования и оформления дел. Поэтому с учетом Правил 2015 и Методических рекомендаций по применению Правил 2015 советуем вам указать это не только в описи, но в предисловии к ней.

Предисловие можно пересоставить или составить, если оно не было составлено ранее (Пример 2). Целесообразность описания представленной ситуации именно в предисловии объясняется тем, что в графе бланка описи слишком мало места для таких пояснений.

В представленном примере предисловия мы допускаем, что оно было составлено после выявления всех несоответствий (в 2021–2022 гг.), а не в 2017 году, когда описи были составлены и утверждены. То есть мы допускаем, что на момент составления описей предисловие не было написано – на практике такое часто бывает, поэтому составили и оформили его в момент передачи дел из структурного подразделения в архив. А если предисловие уже было составлено, то необходимо его дополнить либо указать эту информацию в дополнении к исторической справке.

Также необходимо помнить, что все акты, документирующие результаты архивных работ, в вашем случае – акты об утрате, включаются в дело фонда, которое заводится на каждый фонд, находящийся на хранении в архиве организации.

Вопрос 2

 Номера дел, пропажу которых мы обнаружили и зафиксировали в акте об утрате документов и снятии их с учета, так и остаются неиспользованными? Повторно использовать их нельзя?

Ответ

Утрата документов – это выбытие документов.

В Примере 1 номера дел № 656 и 657 больше «не используются» относительно других дел, включенных в данную опись.

Нельзя какие-либо иные (например, обнаруженные) дела внести в представленную опись, присвоив им № 656 и 657.

Единственный вариант, когда номера утраченных дел могут быть вновь присвоены единицам хранения, – это переработка описи.

При этом в Правилах 2015 такой вид работ, как усовершенствование и переработка описей, не указан. Но в Методических рекомендациях по применению Правил 2015 в п. 4.2 «Оформление исторической справки к фонду» есть фраза: «Дополнительно можно включить следующую информацию: сведения о проведенных в архиве мероприятиях по описанию документов, по переработке или усовершенствованию описей, комплексной целевой экспертизе ценности документов с указанием причин, вызвавших необходимость этих работ и дат их осуществления».

Там же закреплено следующее:

Переработанная опись дел, документов подлежит утверждению в соответствии с п. 36.7 Правил 2020.

Если опись дел, документов пересоставляется, то один экземпляр ранее имевшейся описи включается во вновь составленную опись дел, документов под последним учетным номером. Остальные ее экземпляры выделяются к уничтожению.

Переводная таблица к переработанной описи помещается в соответствующее дело фонда (Пример 3).

Переработка и усовершенствование описей – это очень трудоемкий и затратный по времени вид работ. Если речь идет о переработке описи, то перерабатывается вся опись: то есть не один годовой раздел или несколько, а вся опись полностью. Поэтому, как правило, такой деятельностью занимаются в государственных (муниципальных) архивах. А вот в архивах организациях подобную работу проводят нечасто. Поэтому для того, чтобы заняться переработкой описей дел в архиве организации, должны быть очень веские для этого основания и понимание специфики проведения таких работ.