Новости

    Какую программу лучше установить службе делопроизводства на компьютере для регистрации входящих, исходящих писем, служебных записок?

    Назад к списку новостей

    Вопрос:

    Какую программу лучше установить службе делопроизводства на компьютере для регистрации входящих, исходящих писем, служебных записок для облегчения нашей работы (в организации отсутствует электронный документооборот)?

    Ответ:

    Можно использовать три метода.

    МЕТОД 1: MS Excel

    Самый простой и бесплатный метод регистрации — регистрация в электронных таблицах, самый распространенный табличный редактор – это MS Excel.

    Необходимо провести следующие мероприятия:

    • Сформировать две сетевые папки: одна — для входящей и исходящей корреспонденции, которую нужно открыть для чтения для всех сотрудников; вторая – для всех остальных документов, но доступ для редактирования необходимо дать только сотрудникам службы ДОУ.
    • Сделать журналы регистрации документов. Для этого сформировать отдельные файлы с таблицами, которые содержат все обязательные реквизиты, включая трек-номер отправления (номер из накладной курьерской службы или с чека Почты РФ) и сотрудника–исполнителя.

    МЕТОД 2: Специализированные программы

    Можете воспользоваться узкоспециализированными программами регистрации документов и обеспечения контроля. Например, программой «Регистрация документов организации 4.8» (https://araxgroup.ru/index.php/products/47-2019-04-02-09-42-36/105-registraciya-dokumentov-organizacii). Стоимость ее небольшая. Программа проста в понимании. Через формы в программе заполняются журналы регистрации, которые можно выгрузить. Бесплатно можно скачать и использовать на одном рабочем месте. Для 2—5 рабочих мест стоимость составит 4000 руб. за место.

    МЕТОД 3: СЭД

    Системы электронного документооборота, которые можно использовать только службе ДОУ и не распространять на всю организацию. Там уже все настроено для пользователя: самый быстрый ввод данных о документе, автоматизированный контроль исполнения, а также предусмотрено сканирование и хранение документов. Но если использовать такие СЭД только в одном подразделении, то они будут обходиться организации довольно дорого.

    Системы электронного документооборота

    Количество лицензий

    Стоимость

    Е1 ЕВФРАТ

    5—19

    7 300 рублей за 1 рабочее место

    Docsvision

    до 100

    7 700 руб.

    СЭД ТЕЗИС

    до 5

    35 000 руб.

    CompanyMedia

    от 1

    24 000 руб.

    1С: Документооборот ПРОФ

    30-50 (10 активных пользователей)

    77 400 руб

    СЭД «ДЕЛО»

    1—5

    От 9 900 руб. за 1 рабочее место

    EOS for SharePoint

    1—50

    7 900 руб. за 1 рабочее место + серверная лицензия 52 500 руб.

    Directum

    До 100

    7 100 руб. за одно рабочее место + серверная лицензияот 20 700 руб.

    Преимущества и недостатки каждого из методов даны в таблице:

    Метод

    Электронные таблицы (Excel)

    Специальные программы для регистрации документов

    Системы электронного документооборота

    Обучение сотрудников службы ДОУ

    Не требуется

    Не требуется

    Требуется

    Обучение сотрудников компании

    Не требуется

    Требуется

    Требуется

    Простота в использовании

    Просто

    Просто

    Сложно

    Требует специальных знаний в изменении (программиста)

    Не требуется

    Не требуется

    Требуется

    Сокращение времени на техническую операцию с документами

    Не сокращает

    Не сокращает

    Значительно сокращает

    Безопасное хранение скан-копий документов

    Не безопасно, риск потери данных

    Безопасно, необходимо настроить хранение копий базы

    Безопасно

    Контроль доступа к документам

    Отсутствует, либо все закрыть либо всем открыть

    Отсутствует

    Управляемый контроль доступа вплоть до личного контроля доступа к документу

    Автоматизация контроля исполнения документов

    Вручную

    Частично, требует настройки

    Полная автоматизация контроля исполнения

    Развитие программы

    В ручном режиме

    Отсутствует

    Постоянно обновляется и развивается

    Стоимость для компании

    Бесплатно

    Минимальная

    Высокая

    /Е. Бугаева

    Подробный материал по теме ищите в нашем журнале.

    13.03.2020, 15:17