Вопрос:

Какую программу лучше установить службе делопроизводства на компьютере для регистрации входящих, исходящих писем, служебных записок для облегчения нашей работы (в организации отсутствует электронный документооборот)?

Ответ:

Можно использовать три метода.

МЕТОД 1: MS Excel

Самый простой и бесплатный метод регистрации — регистрация в электронных таблицах, самый распространенный табличный редактор – это MS Excel.

Необходимо провести следующие мероприятия:

• Сформировать две сетевые папки: одна — для входящей и исходящей корреспонденции, которую нужно открыть для чтения для всех сотрудников; вторая – для всех остальных документов, но доступ для редактирования необходимо дать только сотрудникам службы ДОУ.
• Сделать журналы регистрации документов. Для этого сформировать отдельные файлы с таблицами, которые содержат все обязательные реквизиты, включая трек-номер отправления (номер из накладной курьерской службы или с чека Почты РФ) и сотрудника–исполнителя.

МЕТОД 2: Специализированные программы

Можете воспользоваться узкоспециализированными программами регистрации документов и обеспечения контроля. Например, программой «Регистрация документов организации 4.8» (https://araxgroup.ru/index.php/products/47-2019-04-02-09-42-36/105-registraciya-dokumentov-organizacii). Стоимость ее небольшая. Программа проста в понимании. Через формы в программе заполняются журналы регистрации, которые можно выгрузить. Бесплатно можно скачать и использовать на одном рабочем месте. Для 2—5 рабочих мест стоимость составит 4000 руб. за место.

МЕТОД 3: СЭД

Системы электронного документооборота, которые можно использовать только службе ДОУ и не распространять на всю организацию. Там уже все настроено для пользователя: самый быстрый ввод данных о документе, автоматизированный контроль исполнения, а также предусмотрено сканирование и хранение документов. Но если использовать такие СЭД только в одном подразделении, то они будут обходиться организации довольно дорого.

Преимущества и недостатки каждого из методов даны в таблице:

/Е. Бугаева

Подробный материал по теме ищите в нашем журнале.