На вопрос отвечает А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса

Вопрос

Подскажите, пожалуйста, делопроизводственный индекс (ДПИ) может быть только у структурного подразделения? Составляем перечень ДПИ и встает вопрос по его структуре.

Например, в одном структурном подразделении трудятся работники по разным направлениям деятельности. Можем ли мы определить им свой индекс: 01 – Отдел, работник отдела по ОТ и ПБ – 01/1, работник по МТО – 01/2 (это необходимо больше для номенклатуры дел, чтобы выделить их документы от основной группы деятельности отдела)? Может ли номенклатура дел иметь смешанную структуру, в которой будут построены разделы по структурному признаку, а внутри иметь функциональную? Эти два вопроса должны быть взаимосвязаны.

Ответ

Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения (п. 94 ГОСТ Р 7.0.8-2013[1]).

Сводная номенклатура дел организации составляется из номенклатур дел структурных подразделений, коллегиальных, совещательных и иных органов (комиссий, комитетов, советов и др.) службой делопроизводства.

Индекс дела – цифровое или буквенно-цифровое обозначение дела в соответствии с номенклатурой дел организации (п. 97 ГОСТ Р 7.0.8-2013) (Таблица).

Система индексации структурных подразделений должна вводиться распорядительным документом. Как правило, в организациях это приказ руководителя об индексации. Важным при составлении такого приказа и разработке сводной номенклатуры дел является необходимость учесть все документы, образующиеся в делопроизводстве организации, включая коллегиальные, комиссионные и другие органы. Как правило, основой для составления приказа об индексации или перечня о делопроизводственных индексах является штатное расписание компании. Такой поход используется при составлении номенклатуры дел по структурному принципу. Действительно, на практике часто происходит так, что структура индексации номенклатуры дел организации оказывается смешанной, то есть структурно-функциональной. Зачастую это связано не только с наличием различных коллегиальных органов, не обозначенных в штатном расписании. Иногда это объясняется необходимостью (в силу закона) каждой организации вести документирование какого-либо направления, при этом отдельного структурного подразделения не предусмотрено. Порой на практике этот вопрос решается приказом о возложении каких-либо обязанностей на сотрудника, например, ответственный за ГО и ЧС или охрану труда.

Фрагмент номенклатуры дел с документами представлен в Примере.

Таким образом, отвечая на ваш вопрос, номенклатура дел организации может быть построена по смешанному принципу (структурный и функциональный). Перечни с указанием сроков хранения, как правило, построены по функциональному принципу, и Перечень 2019[5] в том числе: