Для подготовки к передаче в архив дела подлежат оформлению и описанию. Требования к этим процессам содержатся в пп. 4.19–4.26 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526), а также в разделах 1.1.2 и 1.2 Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях.

Порядок полного оформления дел на хранение представлен в Алгоритме.