«ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы» принят!

Международный стандарт ИСО 15489-2001 «Информация и документация. Управление документами» был принят во многих странах мира, в том числе и в России, и «прослужил» в течение 15 лет. Новая версия стандарта вышла в 2016 году.

Международный стандарт ISO 15489-1:2016 «Information and documentation. Records management» как и версия 2001-го года был разработан подкомитетом № 11 «Управление архивами (документами)», действующим в структуре технического комитета № 46 «Информация и документация» Международной организации по стандартизации.

На сайте «Стандартинформ» в апреле этого года уже выложен ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы. Как сказано в предисловии данного ГОСТа, стандарт идентичен зарубежному документу ISO 15489-1:2016 «Information and documentation. Records management Records management. Part 1. Concepts and principles»[1], то есть это перевод.

Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии утвердило ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 26.03.2019 , а  вводится в действие только с 1 января 2020

Новый стандарт состоит из двух частей: стандарта и технического отчета. Действие стандарта распространяется на:

• документы, их метаданные и системы документов;
• политики и процедуры по мониторингу и поддержанию эффективности в управлении документами;
• регулярно проводимый анализ условий бизнес-деятельности и установление требований для документов;
• меры и средства контроля и управления документами;
• процессы по созданию, сбору и управлению документами.

Стандарт не распространяется на управление архивными документами, которые хранятся в архивных учреждениях.

В первую редакцию стандарта было включено положение о его влиянии на сферу управления качеством и управления окружающей средой в соответствии с международными стандартами ISO 9001 и ISO 14001. Но в версии ISO 15489-1 2016-го года данное положение уже отсутствует. Таким образом, новая версия уже не является основополагающим стандартом, регулирующим все системы управления документами. Эта роль теперь возложена на стандарт ISO 30300-2011 «Information and documentation. Management system for records».

Теперь система менеджмента качества как система документации дополняет систему управления документами, но работает уже по своим правилам.

Что касается терминологии, то этот раздел новой версии стандарта претерпел изменения. Часть терминов первой версии стандарта «перетекал» в новую версию без изменений: «доступ», «классификация», «конвертирование», «уничтожение», «управление документами» и другие. Определения некоторых терминов были уточнены: «метаданные», «миграция». Некоторые из терминов были и вовсе удалены из стандарта: «архивный орган (учреждение)», «индексирование», «регистрация» и другие.

На этом изменения стандарта 2016-го года относительно версии 2001-го года не заканчиваются.

В целом можно отметить, что версия стандарта смещает акцент на работу с документами и системами документов в цифровом и онлайновом пространстве.

Как считают эксперты, сложно переоценить значимость второй версии стандарта ISO 15489-1, в том числе и для России. Однако, в то же время некоторые их них выступали против внедрения новой версии стандарта в России в настоящее время, считая это преждевременным. Почему? Читайте в июньском номере журнала.

Источник: https://clck.ru/FjuYq