Вопрос:

Как корректно передавать входящую, исходящую корреспонденцию в архив на хранение, а также приказы и распоряжения? Вероятно, нужны опись, нумерация, сшивание, акт передачи, приказ?

Ответ:

По правилам архивного дела передавать на хранение в архив организации нужно дела постоянных, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, не ранее чем через один год после завершения в делопроизводстве (п. 4.1 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях; утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, далее – Правила 2015). На практике это правило часто не соблюдается: дела передаются абсолютно все и иногда сразу по завершении в делопроизводстве. Прежде всего нужно выяснить, какие ваши дела готов принять архив.

Переписка должна быть скомпонована по принципу «Запрос-Ответ». Но если у вас она собрана по принципу «Входящие-Исходящие», передавайте в таком виде. Это дело со сроком хранения 5 лет, и тратить время на формирование историй переписок нецелесообразно.

Дела «Приказы по основной деятельности» и «Распоряжения» формируются в хронологическом порядке, от № 1.

Что касается оформления дела, то тоже следует обратиться в архив и уточнить, в каком виде они принимают дела. Структурные подразделения должны сдавать дела уже полностью оформленными и сшитыми, но в организациях это правило соблюдают крайне редко: если есть архив, то его сотрудники и занимаются сшиванием документов.

Дела со сроками хранения до 10 лет (в вашем случае это переписка), за исключением дел по личному составу, достаточно сдать в упорядоченном виде в папках-регистраторах, не проводя нумерацию страниц и сшивание.

Дела постоянных сроков хранения (приказы, распоряжения) подлежат полному оформлению: делятся на тома, страницы каждого тома нумеруются, к каждому составляется титульный лист и лист-заверитель. Формы титульного листа и листа-заверителя можно найти в Правилах 2015 (приложения 28 и 8 соответственно). Более подробно правила полного оформления дел можно найти там же, в пункте 4.19.

Передача дел в архив на хранение оформляется специальной описью. Ее форма приводится в приложении 23 (для дел на бумажном носителе) и 24 (для дел на электронных носителях) к Правилам 2015. Опись составляется в двух экземплярах, на каждом из которых расписывается архивариус о том, что принял дела на хранение. Приведем пример описи дел для передачи в архив на бумажном носителе.

Автор ответа: Кожанова Евгения Николаевна