Электронный образ документа иногда путают с электронным документом. Рассказываем, чем отличаются эти понятия.

Что такое электронный документ

Электронный документ — это документированная информация, которая представлена в электронной форме (ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 №149-ФЗ).

Формат электронного документа — это представление структуры файла, которое задано расширением. Практически все утвержденные ФНС форматы имеют расширение XML. Если документы передают в неформализованном виде, то файлы также могут быть созданы в расширениях JPG, TIFF, PNG, PDF. 

Бизнес может обмениваться электронными документами напрямую, например, по электронной почте, или через оператора ЭДО. Если вы обмениваетесь электронными документами без участия оператора ЭДО, то самостоятельно несете риски по защите данных. Если обмениваться через сервис ЭДО — оператор берет на себя задачу по защите и шифрованию данных ваших электронных документов.

Существуют документы, которые можно отправлять только через оператора ЭДО, например, счета-фактуры (п. 3 Приказа Минфина от 05.02.2021 № 14н). Также для работы с маркированными и прослеживаемыми товарами не обойтись без услуг оператора.

Юридическая сила электронного документа

Электронный документ, подписанный КЭП, по юридической силе равнозначен бумажному документу, подписанному от руки (Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ). 

Кроме КЭП, документ может быть подписан простой и неквалифицированной подписями (ПЭП и НЭП). Однако это не наделяет его юридической силой автоматически. Электронные документы, подписанные ПЭП или НЭП имеют такую же юридическую силу, как и документы, подписанные КЭП:

• в определенных случаях, предусмотренных законом;
• когда контрагенты подписали соглашение о признании такого электронного документа равнозначным документу на бумажном носителе. 

Основание — ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ.

Что такое электронный образ документа

Под электронным образом понимаются две похожие сущности.

Первая — электронный образ документа (он же «скан-копия», «скан-образ»). Это электронная копия документа, составленного и подписанного собственноручно на бумаге. Оригиналом в этом случае остается бумажный документ. Электронные образы можно использовать для внутренних нужд бизнеса или представления в налоговую.

Например, истребуемые документы, составленные на бумаге, могут быть представлены в налоговую в электронной форме в виде электронных образов документов. Такой электронный образ — бумажный документ, преобразованный в электронный путем сканирования с сохранением его реквизитов (п. 2 ст. 93 НК). Если вы предоставляете истребуемые документы в налоговую в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи, то такие документы должны быть заверены усиленной квалифицированной электронной подписью проверяемого лица или его представителя (п. 2 ст. 93 НК).

Если же документ сначала оформили на бумаге, а потом перевели в цифровой вид с помощью сканирования, то оригинал — это бумажный экземпляр.

Вторая — визуализация электронного документа («визуальный образ»), которую предоставляет сервис ЭДО. Закон не обязывает операторов ЭДО визуализировать электронный документ. В Диадоке это делают для удобства пользователя: так проще воспринимается информация. В сервисе Контур.Диадок можно скачать такой документ для печати с отметкой об электронной подписи. Но важно помнить, что даже если скачать и распечатать визуальный образ документа из сервиса, оригиналом останется электронный документ, подписанный КЭП.

Электронный документ и электронный образ документа: в чем разница

Электронный документ — это оригинал документа, который изначально был составлен в электронном виде и, подписан электронной подписью. Он полностью легитимный и по юридической силе не уступает бумажному документу, подписанному собственноручной подписью (Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ).

Электронный образ — копия, которую нельзя использовать в официальных процедурах без заверения электронной подписью или наличия оригинала. Он не приравнивается к бумажному документу.

Коротко об электронном образе документа

Электронный образ документа — это скан-копия бумажного документа или визуализация электронного документа. В любом случае, это всегда копия, которую нельзя использовать в юридических процедурах без предоставления оригинала или соответствующего заверения. 

Образ документа можно использовать, например, для внутренних задач компании, но формировать его не обязательно.

Источник