В статье рассмотрим деловое письмо как вид документа: правила оформления реквизитов, носители, а также вопросы оперативного хранения дела «Переписка». Приведем примеры распространенных видов деловых писем.

Что такое деловое письмо

Деловое (или – устаревший вариант – служебное) письмо – это документ, созданный на фирменном бланке организации и направляемый в другую организацию с целью передачи информации. Под другой организацией могут подразумеваться как коммерческие, так и государственные и контролирующие органы.

Существует множество разновидностей деловых писем. Далее в статье мы рассмотрим самые распространенные из них.

Функции, которые выполняет деловое письмо как документ, следующие.

Передача информации. Это первая и главная функция письма. Информационные письма делятся на разновидности: письмо-запрос и письмо-ответ, гарантийное письмо, претензия, заказ, предложение и т.д. Список можно продолжать. Главное, что информационное письмо позволяет официально, то есть с полной юридической силой и выполнением доказательной функции передать сведения от одной организации другой. Та же информация, направленная просто как сообщение по электронной почте, не является официальной.

Сопровождение направляемого пакета документов. Такие письма называют сопроводительными. Они составляются к пакету документов, который одна организация направляет в другую. Функция письма – зафиксировать отправку конкретного списка документов и его прием адресатом. Это достигается путем грамотного оформления реквизита «Отметка о приложении», а также регистрационных реквизитов.

Представительские функции. Речь идет о письмах, которые можно объединить в группу имиджевых. Существенной информации, которая могла бы повлечь за собой правовые или финансовые последствия для организации, они не несут. Их цель – показать вовлеченность организации или ее руководства в значимое для адресата событие. К этой разновидности относятся письма-извинения, поздравления, соболезнования, благодарности и т.д.

Е.Н. Кожанова,

специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству