Разберем общие требования к оформлению реквизита «Отметка об исполнителе», определим, на каких документах нужно оформлять эту отметку и какие технические требования к ней существуют, нужна ли отметка об исполнителе, если исполнитель и подписант совпадают, и может ли исполнитель указать в отметке об исполнителе другого работника. А также на примерах покажем, какие сведения включают в отметку об исполнителе и как в ней указать несколько должностных лиц.

1. На каких документах нужно оформлять отметку об исполнителе?

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением и устанавливается в локальной инструкции по делопроизводству.

Примерная инструкция по делопроизводству[1] определяет необходимость оформления отметки об исполнителе только для деловых писем. В п. 3.42 этого документа приведен полный перечень реквизитов письма, включающий отметку об исполнителе. В описании других видов документов отметка не упоминается.

В практике реквизит используется также при оформлении докладных (служебных) записок, что не противоречит Примерной инструкции по делопроизводству: приведенный в ее п. 3.59 перечень включает только обязательные реквизиты записок, а значит, его можно дополнить. Поскольку служебная записка – инструмент внутренней коммуникации, который на уровне подразделений и работников выполняет ту же функцию, что и деловое письмо в межорганизационном формате, отметка об исполнителе здесь может быть полезна.

Кроме того, отметка может быть предусмотрена на других информационно-справочных документах – справках, отчетах, аналитических записках.

На распорядительных документах этот реквизит, как правило, не оформляют, потому что они создаются для фиксации управленческих решений, а не в коммуникативных (информационных) целяхНо если коммерческая организация решит предусмотреть отметку об исполнителе в формуляре приказов или распоряжений,  то она вправе это сделать.

2. Зачем нужна отметка об исполнителе?

Реквизит «Отметка об исполнителе» выполняет информационную функцию. При наличии правильно оформленного реквизита на документе его адресат понимает, к кому и за какой дополнительной информацией по документу он может обратиться и как это сделать.

Отсутствие отметки об исполнителе не лишает документ юридической силы, но усложняет коммуникацию между партнерами. Отметка об исполнителе юридически не закрепляет за указанным в ней должностным лицом ответственность за содержание документа. Ответственность исполнителя возникает вследствие визирования им проекта документа – то есть проставления им собственноручной подписи в реквизите «Виза».