Узнаете, зачем составлять письмо-напоминание и может ли эту работу выполнять секретарь, что можно сделать перед составлением письма-напоминания и как его направлять. Также на примере рассмотрим, как оформить письмо-напоминание.

Зачем составляют письмо-напоминание?

В классификации деловых писем выделяют письмо-напоминание. К этой группе принято относить служебные письма, составляемые в случае невыполнения партнерами взятых на себя обязательств. Как правило, письмо оформляет структурное подразделение, которое курирует договор с партнерами или направление деятельности, ставшее предметом переписки.

В организации может быть установлено требование к согласованию таких писем с юридической службой. В этом случае секретарю важно выделить письмо-напоминание из всего массива переписки и проконтролировать, чтобы на проекте письма, передаваемого руководителю на подпись, была оформлена виза юриста. Юридическая служба проверит реквизиты документа, в котором зафиксированы обязательства сторон, а также обоснованность позиции организации – автора письма.

Как оформить письмо-напоминание?

Письмо-напоминание составляется на бланке письма с соблюдением требований ГОСТ Р 7.0.97-2016[1] и локальной инструкции по делопроизводству к оформлению реквизитов.

Текст состоит из двух или трех частей:

1) изложение обстоятельств, побудивших к написанию письма, с приведением необходимых ссылок на официальные документы;

2) просьба о выполнении каких-либо действий;

3) указание на санкции, которые последуют в случае невыполнения запрошенных действий (при необходимости).

Как правило, части выделяют абзацами, но возможно и краткое изложение, при котором текст письма-напоминания состоит из 1–2 предложений.

Важно помнить, что письмо должно быть посвящено одному вопросу, поэтому не имеющей отношения к теме информацией письмо дополнять нельзя.