Как работать с документами, когда часть из них регистрируется в системе электронного документооборота, а часть – в бумажных книгах? В каких случаях не обойтись без бумажного журнала? Как не потерять документы из бумажной части оборота? Ответы на эти вопросы – в нашей статье.

Смешанный документооборот характерен для организаций либо в переходный период от бумажного документооборота к электронному, либо если по разным причинам в компании не используют полный функционал системы электронного документооборота (далее – СЭД). Некоторые секретари-перестраховщики годами учитывают документы и в привычных бумажных книгах, и в новой системе. Получается двойная работа насколько бесполезная, настолько же и трудозатратная.

Распечатка электронных документов

Пожалуй, самая распространенная ошибка – распечатывание электронных документов с целью их дальнейшей регистрации и оборота. Такой подход имеет право на существование только в одном случае: если компания практикует тотально бумажное делопроизводство. Но таких организаций сегодня все-таки единицы.

Письма, пришедшие по электронной почте, через интернет-приемную или электронные письма, подписанные электронной подписью, сохраняются и перемещаются в регистрационную карточку СЭД сразу из почты (Рис. 1).

Если СЭД нет, то письма сохраняются в локальной сети и присоединяются к журналу регистрации при помощи гиперссылки (Пример 1).

И уж совсем никуда не годится – распечатать письмо, поставить на нем штамп входящего документа, а затем отсканировать и «положить» в регистрационную карточку в СЭД.

«Бумажное» согласование

Даже отсутствие СЭД – совсем не повод осуществлять процесс согласования в бумажном виде, когда куратор проекта документа лично, по очереди обходит каждое согласующее лицо, чтобы получить нужную визу. Разумеется, каждое согласующее лицо имеет право оставить у себя проект документа на установленный компанией для согласования срок, отчего срок согласования может устремиться в бесконечность.

Согласование проекта любого документа с легкостью можно осуществить по электронной почте (Пример 2). Куратор документа может отправить согласующим лицам обычное письмо с просьбой рассмотреть приложенный проект. Ответные письма и будут результатами согласования.

Е.Н. Кожанова,
специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству