Новости

    Вопрос о выдаче дел во временное пользование: запросы социально-правого характера обязаны исполнять именно в подразделениях?

    /upl/pictures/SR/_05_2021/O_xX3RxtS2M.jpg

    На вопрос отвечает 

    А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса.

     

    ВОПРОС

    В архиве организации хранятся документы временного хранения и по личному составу. Обязан ли ответственный за работу архива выдавать архивные справки, копии и выписки в целях исполнения запросов? Можно ли во внутреннем документе, который регламентирует работу архива, описать порядок выдачи дел только во временное пользование подразделениям для исполнения именно ими запросов социально-правого характера?

    ОТВЕТ

    Формы использования документов архива организации закреплены в п. 5.7 Правил 2015[1] (Схема 1).

    Как использовать документы архива организации

    Согласно п. 5.2 Методических рекомендаций к Правилам 2015[2] архив организации осуществляет информационное обеспечение работников организации в соответствии с установленным порядком, который должен быть закреплен в локальных нормативных актах.

    Перечислим формы, в которых архив исполняет запросы руководителей организации и структурных подразделений в соответствии с тематикой запроса (Схема 2). Если необходимо, в архиве составляют аннотацию (краткое содержание) документа.

    Как архиву исполнять запросы руководителей и структурных подразделений

     

    КАК ОТВЕТСТВЕННОМУ ЗА АРХИВ СОЗДАТЬ ТЕМАТИЧЕСКУЮ ПОДБОРКУ КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ?

    1. Расположить копии в логической последовательности.

    2. Приложить к подборке титульный лист.

    3. Если нужно, приложить к подборке историческую справку, перечень и другие материалы.

    Архив исполняет запросы работников организации на основании:

    • внутреннего запроса (заявления);
    • служебной записки.

    При оформлении документов рекомендуем соблюдать требования, установленные к оформлению внешнего запроса пользователя в отношении запрашиваемых сведений (см. п. 5.1 Методических рекомендаций к Правилам 2015). Перечень, письмо, справку, которые составили в архиве и впоследствии будут использовать внутри организации, должен подписать руководитель архива.

    Целесообразно, чтобы сотрудник архива (с соответствующими обязанностями, закрепленными в должностной инструкции) только выдавал дела во временное пользование, а исполняли запросы социально-правого характера именно в подразделениях. Оперативность и эффективность такой выдачи и использования документов значительно увеличивается, если есть полноценный и информативный научно-справочный аппарат. При этом важно, чтобы сотрудник архива организации прекрасно ориентировался в делах, хранящихся в архиве, без труда выдавал дело, в котором будут ответы на поставленные вопросы. Такое разделение особенно эффективно, если архив организации хранит значительные по объему и хронологии документальные фонды.

    Графическое представление исполнения запросов пользователей приведено в Схеме 26 из Приложения № 4 к Методическим рекомендациям по применению Правил 2015.

    Извлечение

    из Методических рекомендаций по применению Правил 2015

     

    Приложение № 4

    […]

    Извлечение из Методических рекомендаций по применению Правил 2015


    [1] Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).

    [2] Здесь и далее – Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях.

    Подписаться на журнал
    08.06.2021, 16:09