На вопрос отвечает А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса.

ВОПРОС

Если документ (положение, правила, порядок и т.д.) утвержден приказом (приложение), то он хранится вместе с приказом, а если документ переходящий, то в каком деле он должен храниться? Нужно ли делать копию и хранить его как отдельное дело?

ОТВЕТ

Обратимся к Методическим рекомендациям по применению Правил 2015[1].

В соответствии с п. 4.20 Правил 2015[2] примерами переходящих дел можно считать:

• судебные дела;
• личные дела, которые формируются в течение всего периода работы лица в организации;
• документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период созыва;
• документы образовательных организаций, которые формируются за учебный год;
• документы театров, характеризующие сценическую деятельность, в пределах театрального сезона;
• дела фильмов, рукописей, истории болезней.

Полагаем, что в вашем вопросе речь идет не о таких примерах переходящих дел. Вероятно, под «переходящим делом» вы имеете в виду организационно-распорядительные документы (локальные нормативные акты: положение, правила, порядок, инструкция, распоряжение и т.д.), распорядительная сила которых будет действовать в течение неограниченного (или неустановленного) периода времени, возможно, на протяжении нескольких делопроизводственных лет, до выхода иного, отменяющего его организационно-распорядительного документа. Если мы правы, то в таком случае правильнее хранить сам документ (правила, положение, инструкцию, регламент и т.д.) и утверждающий его распорядительный документ вместе и вносить в тот годовой раздел описи, в котором был издан утверждающий документ. Можно сказать, что этот экземпляр будет считаться «основным» и в перспективе «архивным». При этом вам ничто не мешает изготовить копии самого документа (правила, положения, инструкции, регламента и т.д.) и утверждающего его распорядительного документа для текущей работы в структурных подразделениях (так называемый «рабочий экземпляр»). При этом необходимо не забывать указывать такие дела (папку) в номенклатуре (Пример). Такой вариант удобен в том случае, если в организации подобных документов образуется значительное количество.