На вопрос отвечает

А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса.

ВОПРОС

В нашем медицинском учреждении (центр реабилитации) есть медицинские документы (карты), документы бухгалтерии и отдела кадров (это отдельные подразделения). Можно ли создать архивные описи для медицинских документов (временного хранения), бухгалтерии (временного хранения) и общую опись постоянного хранения? Или в архиве необходимо включать все дела временного хранения в одну опись независимо от подразделения (кроме кадров, конечно)? Если разделить архив по подразделениям, получится, например, опись № 1 временного хранения для медицинских документов, опись № 1б – для бухгалтерских и опись № 1лс – для кадров.

ОТВЕТ

Номера описям присваивают в соответствии с листом фонда (см. п. 3.10 Правил 2015[1]). Как правило, первый порядковый номер присваивается описи дел постоянного хранения, второй – описи дел по личному составу, третий – описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения. При наличии в организации секретных дел, специфических, характерных только для этой организации дел, для их учета могут заводиться отдельные описи. У вашей организации специфика есть – медицинская (учреждение здравоохранения). При этом организациям – источникам комплектования государственных архивов следует принимать решение о заведении таких описей совместно с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения.

При этом название каждой открытой описи должно включать:

• указание категории документов (постоянного, временного хранения, по личному составу и др.);
• содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись.

В вашем случае можно открыть и вести, например, следующие описи:

• опись № 1 дел постоянного хранения (нужно включать документы всей организации со сроками хранения «Постоянно», а не только бухгалтерии или только приказы главного врача по основной деятельности);
• опись № 2 дел по личному составу (нужно включать не только приказы руководителя организации, но и ведомости по заработной плате, личные дела уволенных работников, личные карточки);
• опись № 3 дел временного хранения (свыше 10 лет, карт амбулаторных больных диагностического отделения);
• опись № 4 дел временного хранения (свыше 10 лет, карт амбулаторных больных хирургического отделения) и т.д.

Открытие и ведение описей в пределах фонда по номинальному признаку не запрещено и иногда оправдано, например, в случае образования в делопроизводстве организации документов одного вида в больших объемах (так называемого «одного номинала»). Примером могут послужить лицевые счета работников промышленного предприятия (если в его структуре много цехов) или учреждения здравоохранения (если в его структуре много отделений и секторов), личные дела студентов высшего учебного заведения, личные дела профессорско-преподавательского состава учебного заведения, приказы по основной деятельности руководителя (при большом количестве их издания).

Есть смысл проанализировать объемы уже имеющихся дел и тех, которые будут заводить, и с учетом этих данных создать соответствующие описи.