Новости

    Можно ли вести в одном фонде годовые разделы описей дел по личному составу по видам документов? Как учитывать описи дел подразделений?

    /upl/pictures/SR/_05_2021/O_xX3RxtS2M.jpg

    На вопрос отвечает

    А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса.

    ВОПРОС

    Можно ли вести в одном фонде описи дел по личному составу (годовые разделы) раздельно по видам документов: например, опись дел по личному составу (приказы по кадрам и основания к ним), опись дел по личному составу (личные дела), опись дел по личному составу (лицевые карточки) и т.д. При таком разделении у всех описей должен быть номер 1? И где необходимо учитывать описи дел структурных подразделений?

    ОТВЕТ

    В соответствии с п. 2.11 Правил 2015[1] единицы хранения архивного фонда систематизируются в соответствии с определенными признаками (Таблица).

    Признаки систематизации единиц хранения архивного фонда

    Отметим, что согласно п. 4.11 Правил 2015 экспертизу ценности документов следует проводить ежегодно. По ее результатам в структурных подразделениях организации составляют описи дел структурных подразделений: постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу[2], на основе которых в архиве организации составляют годовые разделы соответствующих сводных описей дел, документов.

    В п. 5.5 Правил 2015 закреплено, что сводные описи дел, документов организации состоят из годовых разделов, составляемых на основе переданных в архив организации описей дел ее структурных подразделений за определенные годы, и систематизированных в пределах каждого года в соответствии с утвержденной структурой организации на этот год.

    Поясним, что под сводной описью подразумевается опись, в которую включены документы всей организации в целом. При этом такая сводная опись может быть составлена как за один год (то есть каждый год отдельно), так и за несколько лет (за два, три и т.д. года). Организация может открывать и вести описи дел постоянного хранения не только сводные (в описанном выше смысле), но и для отдельных структурных подразделений или отдельных видов документов.

    Открытие и ведение описей в пределах фонда по номинальному признаку оправдано в случае образования в делопроизводстве организации документов одного вида в больших объемах (то есть документов так называемого «одного номинала»). Если при проведении научно-технической обработки и описании документов вы решили в пределах одного архивного фонда открыть несколько описей (как постоянного хранения, так и по личному составу), то в предисловии к описи дел вы можете оговорить наличие, номер, название и, следовательно, принцип открытия описей. В Примере предисловия к описи дел указаны описи, открытые по номинальному (видовому) признаку документов, включенных в конкретную опись.

    Предисловие к описи дел (фрагмент)

     

    В целях учета описей дел в архиве организации ведется реестр описей (п. 3.11. Правил 2015, приложение № 19). По реестру описей архив организации ведет поединичный и суммарный учет описей дел.

    При первом поступлении документов в архив организации и, соответственно, при оформлении первых годовых разделов на основе разработанной схемы систематизации документов в архиве работник архива, ответственный за ведение учетных документов, начинает учет описей дел в реестре. Как правило, первый порядковый номер присваивается описи дел постоянного хранения, второй – описи дел по личному составу, третий – описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения. При наличии в организации секретных дел, специфических, характерных только для этой организации, для их учета могут заводиться отдельные описи.

    В соответствии с п. 3.11 Правил 2015 при наличии в архиве организации двух и более описей дел, документов ведется реестр описей. Описи дел, документов вносятся в реестр описей в хронологической последовательности поступления под соответствующими порядковыми номерами.

    В реестре описей фиксируются основные данные по составу каждой поступившей в архив организации описи дел, документов: номер фонда, номер описи, количество единиц хранения в описи, количество листов в описи и ее экземпляров.

    В реестр описей вносятся изменения при поступлении новой описи или выбытии всех единиц хранения, находившейся на хранении описи. Номер выбывшей описи другим описям дел, документов не присваивается и остается свободным. То есть в пределах одного фонда не может быть несколько описей с одинаковыми номерами, и в Примере предисловия к описи мы это обозначили.


    [1] Здесь и далее – Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).

    [2] См. Приложения № 23, 24 к пп. 4.11, 4.31 Правил 2015.

     

    Подписаться на журнал
    23.09.2021, 10:38