Блог

    Нужно ли вносить в общую номенклатуру дел копии документов?

    Назад к списку новостей

    Вопрос:

    Согласно системе менеджмента качества, в подразделениях компании в номенклатуру дел вносят даже копии документов, которые выдают под подпись. Должна ли я вносить в перечень эти копии при составлении общей номенклатуры предприятия? Или в общую номенклатуру входят только оригиналы документов?

     

    Ответ:

     

    Извлечение
    из ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

    […]

    94 номенклатура дел: Систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.

    […]

    Номенклатура дел помогает организовать грамотное управление документооборотом и правильное формирование дел в делопроизводстве. С помощью номенклатуры распределяют документы между структурными подразделениями организации. Дела формируют с учетом следующих основных принципов:

    • в одно дело включают документы с одинаковым сроком хранения;
    • одно дело формируют из документов, касающихся одного вопроса, темы.

    Дела, включаемые в номенклатуру дел, могут содержать копии документов. Например, это могут быть вторые экземпляры ответов на письма, копии приказов, передаваемых в структурные подразделения для сведения или для работы, копии договоров, копии положений о структурных подразделениях, копии трудовых договоров и т.д. Ряд дел, образующихся в процессе деятельности организаций, могут содержать только копии. Например, если организация участвует в судебном разбирательстве, все подлинные документы, касающиеся взаимодействия с судебными органами, включают в судебное делопроизводство. В этом случае оригиналы находятся на хранении в суде, а в организации остаются только копии.

    Дела структурного подразделения, включаемые в раздел номенклатуры дел, должны отражать основные направления работы этого подразделения. Так, номенклатура дел отдела кадров содержит документы, фиксирующие отношения, возникающие между работником и работодателем, а также кадровую политику организации. К таким документам относятся как подлинники, так и копии: например, приказы по личному составу, трудовые договоры, штатные расстановки, должностные инструкции, личные дела сотрудников (если их заводят в организации; при этом в личные дела включают копии приказов, распоряжений, характеристик и т.д.), а также иные документы, обозначенные в разделах 7 и 8 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения[1]. /С.В. Тиханович, начальник отдела комплектования Российского государственного архива научно-технической документации


    [1] Утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (в ред. от 16.02.2016).

    27.01.2020, 10:24

Подпишитесь на нашу рассылку

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.