Новости

    Как утвердить новое Положение о защите персональных данных?

    /upl/pictures/KR_2020/%D0%BA%20%D0%BD%D0%BE%D0%B2%D0%BE%D1%81%D1%82%D1%8F%D0%BC/%D0%BD%D0%BE%D0%B2%D0%BE%D1%81%D1%82%D1%8F%D0%BC/a1db5f56659e942740f70633438a.jpg

    ВОПРОС:

    С 1 марта 2021 года в организации поменяли Положение о персональных данных. Что делать со старыми положениями? Как правильно составить приказ, что старое положение больше не действует, а вместо него новое? Кто должен ознакомиться с приказом?

    ОТВЕТ:

    Как и любой другой ЛНА, Положение о ПД (далее в т. ч. Положение), которое утратило силу, выбрасывать не нужно: оно хранится в организации постоянно, т. е. весь срок существования юридического лица. Такой срок хранения установлен для локальных актов (правила, регламенты, положения и т. п.)[1].

    ЛНА вступает в силу со дня его принятия работодателем либо со дня, указанного в самом ЛНА, а прекращает свое действие в связи с его отменой другим ЛНА или в связи с истечением срока (ч. 7–8 ст. 12 ТК РФ).

    То есть в самом Положении о ПД можно указать, с какой даты оно начинает действовать. Если такая дата не указана, ЛНА вступает в силу с даты его утверждения работодателем. Утвердить Положение о ПД можно двумя способами:

    • личной подписью руководителя организации на грифе утверждения или

    • приказом.

    Второй способ позволяет не только зафиксировать факт утверждения ЛНА и дату его вступления в силу, но и закрепить какие-либо поручения должным лицам, связанные с вводом в действие нового Положения.

    С приказом об утверждении нового Положения о ПД, если он был издан, нужно ознакомить только должностных лиц, которых коснулись распоряжения. Работников знакомят непосредственно с самим Положением.

    Способ ознакомления зависит от возможностей организации и сложившейся культуры:

    • текст ЛНА может быть размещен на сайте компании или в доступных местах для самостоятельного прочтения или

    • каждого работника лично можно знакомить с вновь принятым Положением о ПД в отделе кадров или в структурном подразделении.

    Независимо от способа ознакомления работники должны своей подписью подтвердить факт ознакомления с ЛНА. Возможны варианты:

    • работник расписывается в листе ознакомления, который подшивается к Положению о ПД;

    • ставит подпись в специальном журнале ознакомления с локальными актами;

    • подписывает УКЭП или УНЭП[3] отправленный ему файл с текстом Положения о ПД;

    • подтверждает факт ознакомления с помощью сообщения по электронной почте (если такой способ ознакомления с документами закреплен на локальном уровне).

     

    А. Н. Славинская,

    специалист по кадрам

     

    [1] Статья 8 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения», утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

    [2] П. 4.4 Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 237).

    [3] Усиленная квалифицированная электронная подпись или усиленная неквалифицированная электронная подпись.

    Подписаться на журнал
    14.09.2021, 16:36