Делопроизводственные учетные формы следует закрывать ежегодно и начинать вновь с первого рабочего дня нового года.

Чтобы закрыть журналы регистрации на бумажном носителе, нужно составить итоговую запись к ним. Итоговую запись вносят в журнал регистрации от руки, после последней учетной записи. При этом следует фиксировать общее количество зарегистрированных в журнале документов.

В конце должностному лицу, ответственному за делопроизводство в организации, необходимо поставить свою подпись (Пример).