На вопрос отвечает А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса.

Вопрос

Столкнулись в техникуме с вопросом хранения зачетных книжек. Не нашли. Подскажите раздел Перечня?

Ответ

Сегодня существует два федеральных ведомства, в чей непосредственной компетенции находится вопрос о разработке перечней с указанием сроков хранения для учебных заведений общего образования, среднего профессионального образования, соответствующего дополнительного и высшего профессионального образования: Министерство просвещения Российской Федерации и Министерство науки и высшего образования Российской Федерации.

К сожалению, пока ни одно из этих ведомств не согласовало с Росархивом свои перечни с указанием сроков хранения. Такой вид документа, как зачетная книжка не предусмотрен и, следовательно, не указан в Перечне 2019[1].

Сегодня является действующим и не отмененным такой документ, как Методические указания по применению примерной номенклатуры дел высшего учебного заведения[2]. Но парадокс заключается в том, что составлены эти Методические указания на основании Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием срока хранения (далее – Перечень 1988 года)[3], который является отмененным. Тем не менее посмотрим, какой срок предусмотрен этим Перечнем.

Обращаем ваше внимание, что в ст.  499 Перечня 1988 года в перечисленном списке документов не указана зачетная книжка. Такой вид документа указан в ст. 525 этого же Перечня. Состав личного дела учащегося (студента) на федеральном уровне не регламентирован, поэтому вы можете закрепить состав документов личного дела студента в локальном нормативном акте вашего учебного заведения, подписанном (или утвержденном) распорядительным документов руководителя учебного заведения. Это может быть, например, Положение о составе и ведении личного дела студента ФГБОУ ВО «Сибирский государственный университет». Таким образом, у вас есть 2 варианта хранения зачетных книжек студентов:

• в составе личного дела;
• отдельно.

Хранить зачетные книжки отчисленных студентов (прежде всего в связи с окончанием учебного заведения) в составе личного дела придется дольше, чем если вы решите их хранить отдельно (всего 5 лет), но в составе личного дела степень сохранности зачетной книжки будет лучше. Это можно объяснить тем, что вся информация по конкретному учащемуся будет сформирована в одном деле. Как правило, на одного учащегося заводится один том личного дела. И при оформлении на длительное хранение зачетную книжку можно положить в бумажный конверт, подшитый в личное дело конкретного учащегося. В то же время вы имеет право по истечении 5 лет изъять из дела студента зачетную книжку, сделав соответствующую запись во внутренней описи и листе-заверителе.

Что касается срока хранения личного дела студента, то предлагаем ориентироваться на срок хранения личных дел, указанный в Перечне 2019.

Поэтому срок хранения вы можете определить и закрепить в протоколе заседания ЭК организации, ориентируясь на информацию, указанную выше.

В номенклатуре дел вашего учебного заведения вы можете отразить это как в Примере.