- Профессия
- Делопроизводство
- Отдел кадров
- Архивное дело
- Юридический практикум
- Ваш компьютер
- Деловой этикет
- Офис
- Самообразование
- Бухгалтерский учет
- Корпоративная культура
- Психологический практикум
- Стиль
- Красота и здоровье
- Секретарь плюс
- Праздник
- Страницы истории
- Культура и искусство
- Контрольная работа
- Охрана труда
- Шпаргалка
- Технологии
- судебные дела;
- личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации;
- документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва;
- документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон;
- дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.
-
Перспективный план развития отдела продаж и документы по его выполнению (сводки, анализ, сведения) на 2019–2021 годы.
-
Документы (переписка, отчеты, таблицы и др.) по реализации региональной программы «Качественные дороги» за 2018–2020 годы.
Как правильно заполнить графу 3 номенклатуры дел структурного подразделения «Отдел кадров»?
На вопрос отвечает А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса.
Вопрос
Как правильно заполнить графу 3 номенклатуры дел относительно таких дел, как трудовые книжки, личные дела, карточки Т-2, трудовые договоры, для расчета итоговой записи? Если в графу «в том числе переходящих» итоговой записи к номенклатуре дел организации заносится только количество переходящих дел, а не количество переходящих томов, то в графу «в том числе с отметкой ЭПК» – аналогично? Как правильно отметить в графе 3 количество дел с трудовыми книжками (не уволенных) и к какой категории дел их отнести (до или свыше 10 лет)?
Ответ
Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела (электронные дела) и является основным учетным документом, отражающим состав и организацию документального фонда организации (п. 4.15 Правил 2015[1]).
Рассмотрим шапки бланков номенклатур дел, данные в Правилах 2015.
Номенклатура дел организации дана в Приложение № 25 к Правилам 2015 и имеет такую шапку:
Номенклатура дел структурного подразделения дана в Приложении № 26 к Правилам 2015 и имеет такую шапку:
Бланк итоговой записи о категориях и количестве дел приведен в Приложении № 25 к Правилам 2015 и имеет такую шапку:
Как видим, во всех формах даны разные термины.
В бланке номенклатуры дел и итоговой записи речь идет о категориях и количестве дел, в бланке номенклатуры дел структурного подразделения – о количество томов (частей).
Чтобы разобраться в определениях и понятиях, обратимся к ГОСТ Р 7.0.8-2013[2].
Дело – документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку (п. 95 ГОСТ Р 7.0.8-2013).
Важно, что дело может состоять из нескольких томов. При этом в томе дела может быть один документ (как раз случай с трудовыми книжками).
Каждый том дела вносится в опись поединично. При этом не будем забывать, что в соответствии с Правилами 2015 том дела на бумажном носителе не должен содержать более 250 листов при толщине не более 4 см. Нужно руководствоваться этим положением для расчета количества томов дел всех сроков хранения – постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно).
Единица хранения архивных документов – учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение (п. 130 ГОСТ Р 7.0.8-2013).
Если дело состоит из одного тома, то единица хранения равно дело. Если дело состоит из несколько томов, то единица хранения равно том.
Единицей хранения дело становится, когда вы вносите его в опись (то есть описываете) и каждому делу присваиваете соответствующий порядковый номер (графа № 1 описи дел).
Подтверждение этому мы находим в п. 4.32 Правил 2015.
Таким образом, в данном случае при расчете количества дел в итоговой записи к номенклатуре дел нам необходимо помнить, что в графе № 3 номенклатуры структурного подразделения необходимо указывать количество томов, заведенных по каждому делу, в том числе дел с отметкой «ЭПК».
Приложение № 26 к Правилам 2015 подтверждает данное положение, поскольку графа № 3 номенклатуры дел структурного подразделения озаглавлена как «Количество томов (частей)».
При этом в бланке этой номенклатуры есть сноска, в которой сказано, что к номенклатуре дел структурного подразделения по окончании календарного года составляется итоговая запись по форме, указанной в Приложении № 25 к Правилам 2015, и делается отметка о передаче итоговых сведений в службу документационного обеспечения управления организации.
Исходя из вашего вопроса, скорее всего, речь идет о номенклатуре дел отдела кадров или аналогичного ему структурного подразделения.
На наш взгляд, несмотря на то что в итоговой записи мы говорим о категориях и количестве дел, на самом деле имеем в виду тома дел, заведенные в делопроизводственном году, с учетом так называемых переходящих дел (за предыдущие годы) при их наличии.
Примеры переходящих дел приведены в Методических рекомендациях по применению Правил 2015[3]. Среди них:
При этом заголовки томов дел, содержащих документы за несколько лет, включаются в годовой раздел описи дел в зависимости от вида документа либо по дате заведения (например, для таких документов, как программа развития, перспективный план на несколько лет и т.п.), либо по дате завершения (например, для переходящих дел).
Примеры заголовков дел
Таким образом, в графе № 3 номенклатуры дел структурного подразделения нам необходимо отразить именно количество томов с учетом того, что некоторые дела будут состоять из нескольких томов. Посмотрим, как это будет отражено в номенклатуре дел структурного подразделения (Пример 1) и итоговой записи номенклатуры дел организации (Пример 2).
Приказы по личному составу
Если в графе № 3 дела с индексом 05-01 мы ставим «4», это значит, что в 2021 году было заведено 4 тома со следующими заголовками:
1. Приказы № 1–231 генерального директора по личному составу работников (прием, перевод, увольнение, совмещение и т.п.), том 1
Крайние даты документов тома № 1: 11.01.2021
30.03.2021
2. Приказы № 1–231 генерального директора по личному составу работников (прием, перевод, увольнение, совмещение и т.п.), том 2
Крайние даты документов тома № 2: 05.04.2021
30.06.2021
3. Приказы № 1–231 генерального директора по личному составу работников (прием, перевод, увольнение, совмещение и т.п.), том 3.
Крайние даты документов тома № 3: 02.07.2021
29.09.2021
4. Приказы № 1–231 генерального директора по личному составу работников (прием, перевод, увольнение, совмещение и т.п.), том 4.
Крайние даты документов тома № 4: 03.10.2021
30.12.2021.
Приказы по личному составу – дела с индексом 05-01 – будут учитываться в итоговой записи к номенклатуре дел в строке «Временного срока хранения (свыше 10 лет)».
Личные дела
Заводятся на каждого работника персонально (то есть на Иванова И.И., Петрова П.П., Сидорова С.С. и т.д.) и являются самостоятельным томом дела «Личные дела работников»[4].
Например, в организации на начало 2021 года работало 157 человек (переходящие личные дела с предыдущего года). В течение года на работу были приняты шесть новых сотрудников, а восемь сотрудников уволились. То есть 157 + 6 = 163 личных дел имеется в наличии в отделе кадров на момент закрытия 2021 года с учетом уволенных, поскольку 8 дел уволенных сотрудников будут закрыты в 2021 году и не будут переходящими на 2022 год.
В графе Примечание делаем отметку о переходящих делах.
Трудовые договоры
Дел с индексом 05-17 было заведено два тома, то есть заполнилось трудовыми договорами два регистратора (из расчета одно дело – это приблизительно 250 листов).
Трудовые книжки каждого работника помещаются в отдельный том дела «Трудовые книжки», заголовок дела «Трудовые книжки работников» и учитываются отдельно на каждого сотрудника аналогично личным делам, поскольку они содержат информацию, которая относится к категории персональных данных.
В нашем примере на начало 2021 года работало 157 человек (переходящие личные дела с предыдущего года). В течение года приняли на работу шесть новых сотрудников, а восемь сотрудников уволились. То есть 157 + 6 – 8 = 155 трудовых книжек имеется в наличии в отделе кадров на момент закрытия 2021 года.
Личные карточки уволенных работников
Хранить личные карточки уволенных работников правильнее, объединив их в наряды.
Иногда, при ведении и наличии личных дел работников, карточка уволенного работника вкладывается в его личное дело. Если вы решили хранить личные карточки томами (то есть формируя несколько личных карточек уволенных сотрудников в одно дело), то необходимо помнить, что максимальная толщина тома должна быть в пределах 4 см и в нем должно быть не более 250 листов. Часто бывает, что личные карточки выполнены типографским способом на плотной бумаге. Соответственно, в дело может войти не более 150–200 таких карточек. Если заполненный бланк личной карточки распечатан на офисной бумаге с обычными техническими характеристиками (плотность 80 гр/м, толщина 104 мкм), то возможно применение традиционного подхода к формированию томов дел с личными карточками уволенных работников.
Обратите внимание
Трудовые книжки работающих сотрудников целесообразно относить к переходящим делам временного (до 10 лет включительно) срока хранения. Отнесение к категории «переходящих, до 10 лет включительно» объясняется тем, что, во-первых, сотрудник еще работает, а значит, эта книжка «переходит» в следующий календарный год, и поэтому это дело нельзя назвать завершенным делопроизводством, а во-вторых, поскольку дело не завершено, оно ближе к тем, что «до 10 лет включительно», то есть в помещение архива оно, скорее всего, не будет передано.
Приказы по личному составу – дела с индексом 05-01 – будут учитываться в итоговой записи к номенклатуре дел в строке «Временного срока хранения (свыше 10 лет)».
Трудовые книжки работающих сотрудников в итоговой записи к номенклатуре дел организации относим к переходящим делам временного (до 10 лет включительно) срока хранения.
[1] Здесь и далее – Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).
[2] Здесь и далее – ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
[3] Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (ВНИИДАД, 2016).
[4] При этом при подготовке документов к длительному хранению и научно-технической обработке личное дело некоторых сотрудников, работающих длительно в компании или имеющих большой послужной список, можно разбить на несколько томов, из расчета, что в одном томе 250 листов.
- судебные дела;
- личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации;
- документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва;
- документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон;
- дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.
-
Перспективный план развития отдела продаж и документы по его выполнению (сводки, анализ, сведения) на 2019–2021 годы.
-
Документы (переписка, отчеты, таблицы и др.) по реализации региональной программы «Качественные дороги» за 2018–2020 годы.
Как правильно заполнить графу 3 номенклатуры дел структурного подразделения «Отдел кадров»?
На вопрос отвечает А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса.
Вопрос
Как правильно заполнить графу 3 номенклатуры дел относительно таких дел, как трудовые книжки, личные дела, карточки Т-2, трудовые договоры, для расчета итоговой записи? Если в графу «в том числе переходящих» итоговой записи к номенклатуре дел организации заносится только количество переходящих дел, а не количество переходящих томов, то в графу «в том числе с отметкой ЭПК» – аналогично? Как правильно отметить в графе 3 количество дел с трудовыми книжками (не уволенных) и к какой категории дел их отнести (до или свыше 10 лет)?
Ответ
Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела (электронные дела) и является основным учетным документом, отражающим состав и организацию документального фонда организации (п. 4.15 Правил 2015[1]).
Рассмотрим шапки бланков номенклатур дел, данные в Правилах 2015.
Номенклатура дел организации дана в Приложение № 25 к Правилам 2015 и имеет такую шапку:
Номенклатура дел структурного подразделения дана в Приложении № 26 к Правилам 2015 и имеет такую шапку:
Бланк итоговой записи о категориях и количестве дел приведен в Приложении № 25 к Правилам 2015 и имеет такую шапку:
Как видим, во всех формах даны разные термины.
В бланке номенклатуры дел и итоговой записи речь идет о категориях и количестве дел, в бланке номенклатуры дел структурного подразделения – о количество томов (частей).
Чтобы разобраться в определениях и понятиях, обратимся к ГОСТ Р 7.0.8-2013[2].
Дело – документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку (п. 95 ГОСТ Р 7.0.8-2013).
Важно, что дело может состоять из нескольких томов. При этом в томе дела может быть один документ (как раз случай с трудовыми книжками).
Каждый том дела вносится в опись поединично. При этом не будем забывать, что в соответствии с Правилами 2015 том дела на бумажном носителе не должен содержать более 250 листов при толщине не более 4 см. Нужно руководствоваться этим положением для расчета количества томов дел всех сроков хранения – постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно).
Единица хранения архивных документов – учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение (п. 130 ГОСТ Р 7.0.8-2013).
Если дело состоит из одного тома, то единица хранения равно дело. Если дело состоит из несколько томов, то единица хранения равно том.
Единицей хранения дело становится, когда вы вносите его в опись (то есть описываете) и каждому делу присваиваете соответствующий порядковый номер (графа № 1 описи дел).
Подтверждение этому мы находим в п. 4.32 Правил 2015.
Таким образом, в данном случае при расчете количества дел в итоговой записи к номенклатуре дел нам необходимо помнить, что в графе № 3 номенклатуры структурного подразделения необходимо указывать количество томов, заведенных по каждому делу, в том числе дел с отметкой «ЭПК».
Приложение № 26 к Правилам 2015 подтверждает данное положение, поскольку графа № 3 номенклатуры дел структурного подразделения озаглавлена как «Количество томов (частей)».
При этом в бланке этой номенклатуры есть сноска, в которой сказано, что к номенклатуре дел структурного подразделения по окончании календарного года составляется итоговая запись по форме, указанной в Приложении № 25 к Правилам 2015, и делается отметка о передаче итоговых сведений в службу документационного обеспечения управления организации.
Исходя из вашего вопроса, скорее всего, речь идет о номенклатуре дел отдела кадров или аналогичного ему структурного подразделения.
На наш взгляд, несмотря на то что в итоговой записи мы говорим о категориях и количестве дел, на самом деле имеем в виду тома дел, заведенные в делопроизводственном году, с учетом так называемых переходящих дел (за предыдущие годы) при их наличии.
Примеры переходящих дел приведены в Методических рекомендациях по применению Правил 2015[3]. Среди них:
При этом заголовки томов дел, содержащих документы за несколько лет, включаются в годовой раздел описи дел в зависимости от вида документа либо по дате заведения (например, для таких документов, как программа развития, перспективный план на несколько лет и т.п.), либо по дате завершения (например, для переходящих дел).
Примеры заголовков дел
Таким образом, в графе № 3 номенклатуры дел структурного подразделения нам необходимо отразить именно количество томов с учетом того, что некоторые дела будут состоять из нескольких томов. Посмотрим, как это будет отражено в номенклатуре дел структурного подразделения (Пример 1) и итоговой записи номенклатуры дел организации (Пример 2).
Приказы по личному составу
Если в графе № 3 дела с индексом 05-01 мы ставим «4», это значит, что в 2021 году было заведено 4 тома со следующими заголовками:
1. Приказы № 1–231 генерального директора по личному составу работников (прием, перевод, увольнение, совмещение и т.п.), том 1
Крайние даты документов тома № 1: 11.01.2021
30.03.2021
2. Приказы № 1–231 генерального директора по личному составу работников (прием, перевод, увольнение, совмещение и т.п.), том 2
Крайние даты документов тома № 2: 05.04.2021
30.06.2021
3. Приказы № 1–231 генерального директора по личному составу работников (прием, перевод, увольнение, совмещение и т.п.), том 3.
Крайние даты документов тома № 3: 02.07.2021
29.09.2021
4. Приказы № 1–231 генерального директора по личному составу работников (прием, перевод, увольнение, совмещение и т.п.), том 4.
Крайние даты документов тома № 4: 03.10.2021
30.12.2021.
Приказы по личному составу – дела с индексом 05-01 – будут учитываться в итоговой записи к номенклатуре дел в строке «Временного срока хранения (свыше 10 лет)».
Личные дела
Заводятся на каждого работника персонально (то есть на Иванова И.И., Петрова П.П., Сидорова С.С. и т.д.) и являются самостоятельным томом дела «Личные дела работников»[4].
Например, в организации на начало 2021 года работало 157 человек (переходящие личные дела с предыдущего года). В течение года на работу были приняты шесть новых сотрудников, а восемь сотрудников уволились. То есть 157 + 6 = 163 личных дел имеется в наличии в отделе кадров на момент закрытия 2021 года с учетом уволенных, поскольку 8 дел уволенных сотрудников будут закрыты в 2021 году и не будут переходящими на 2022 год.
В графе Примечание делаем отметку о переходящих делах.
Трудовые договоры
Дел с индексом 05-17 было заведено два тома, то есть заполнилось трудовыми договорами два регистратора (из расчета одно дело – это приблизительно 250 листов).
Трудовые книжки каждого работника помещаются в отдельный том дела «Трудовые книжки», заголовок дела «Трудовые книжки работников» и учитываются отдельно на каждого сотрудника аналогично личным делам, поскольку они содержат информацию, которая относится к категории персональных данных.
В нашем примере на начало 2021 года работало 157 человек (переходящие личные дела с предыдущего года). В течение года приняли на работу шесть новых сотрудников, а восемь сотрудников уволились. То есть 157 + 6 – 8 = 155 трудовых книжек имеется в наличии в отделе кадров на момент закрытия 2021 года.
Личные карточки уволенных работников
Хранить личные карточки уволенных работников правильнее, объединив их в наряды.
Иногда, при ведении и наличии личных дел работников, карточка уволенного работника вкладывается в его личное дело. Если вы решили хранить личные карточки томами (то есть формируя несколько личных карточек уволенных сотрудников в одно дело), то необходимо помнить, что максимальная толщина тома должна быть в пределах 4 см и в нем должно быть не более 250 листов. Часто бывает, что личные карточки выполнены типографским способом на плотной бумаге. Соответственно, в дело может войти не более 150–200 таких карточек. Если заполненный бланк личной карточки распечатан на офисной бумаге с обычными техническими характеристиками (плотность 80 гр/м, толщина 104 мкм), то возможно применение традиционного подхода к формированию томов дел с личными карточками уволенных работников.
Обратите внимание
Трудовые книжки работающих сотрудников целесообразно относить к переходящим делам временного (до 10 лет включительно) срока хранения. Отнесение к категории «переходящих, до 10 лет включительно» объясняется тем, что, во-первых, сотрудник еще работает, а значит, эта книжка «переходит» в следующий календарный год, и поэтому это дело нельзя назвать завершенным делопроизводством, а во-вторых, поскольку дело не завершено, оно ближе к тем, что «до 10 лет включительно», то есть в помещение архива оно, скорее всего, не будет передано.
Приказы по личному составу – дела с индексом 05-01 – будут учитываться в итоговой записи к номенклатуре дел в строке «Временного срока хранения (свыше 10 лет)».
Трудовые книжки работающих сотрудников в итоговой записи к номенклатуре дел организации относим к переходящим делам временного (до 10 лет включительно) срока хранения.
[1] Здесь и далее – Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).
[2] Здесь и далее – ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
[3] Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (ВНИИДАД, 2016).
[4] При этом при подготовке документов к длительному хранению и научно-технической обработке личное дело некоторых сотрудников, работающих длительно в компании или имеющих большой послужной список, можно разбить на несколько томов, из расчета, что в одном томе 250 листов.
- Профессия
- Делопроизводство
- Отдел кадров
- Архивное дело
- Юридический практикум
- Ваш компьютер
- Деловой этикет
- Офис
- Самообразование
- Бухгалтерский учет
- Корпоративная культура
- Психологический практикум
- Стиль
- Красота и здоровье
- Секретарь плюс
- Праздник
- Страницы истории
- Культура и искусство
- Контрольная работа
- Охрана труда
- Шпаргалка
- Технологии
Для физических лиц
Для юридических лиц
Подписка по каталогам