Входят ли документы по личному составу с истекшим сроком хранения в опись по личному составу?

    /upl/pictures/SR/_11_2021/O_xX3RxtS2Mn.jpg

    На вопрос отвечает А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса.

    Вопрос

    Входят ли документы по личному составу с истекшим сроком хранения в опись по личному составу? Или их нужно уничтожить по акту, а остальные документы сдать по описи дела в архив?

    Ответ

    Документы по личному составу – архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем (см. п. 3 ч. 1 ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»[1]).

    Чтобы разобраться в вопросе, сначала обратимся к Правилам 2015[2].

    Извлечение из Правил 2015

     

    Изучив пп. 4.1, 4.2 и 4.19 Правил 2015, можно установить следующее:

    1. Документы по личному составу могут иметь разные сроки хранения: до 10 лет («3 года», «5 лет», «15 лет») и свыше 10 лет («45 лет», «50 лет», «75 лет»). Приведем сроки хранения некоторых таких дел в соответствии с Перечнем 2019[3] (Таблица).

    Сроки хранения некоторых документов по личному составу

    2. Документы по личному составу (со сроком хранения до 10 лет) могут быть обработаны частично, а значит, их листы могут не нумероваться, в опись не вноситься и т.д.

    3. Составление описей на дела, документы по личному составу временных сроков хранения (то есть со сроком хранения 10 лет) не предусмотрено. В приложениях к Правилам 2015 можно найти следующие формы:

    • опись дел, документов постоянного хранения (см. Приложение № 14 к Правилам 2015);
    • опись дел, документов по личному составу (см. Приложение № 15 к Правилам 2015);
    • опись дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения (см. Приложение № 16 к Правилам 2015);
    • опись дел структурного подразделения (постоянного срока хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу) (см. Приложение № 23 к Правилам 2015).

    4. Форма бланка описи дел по личному составу (см. Приложение № 15 к Правилам 2015), представленная в Правилах 2015, обязывает нас указать срок хранения документов, внесенных в опись (Пример).

    Опись дел, документов по личному составу

    5. Документы по личному составу (до 10 лет хранения) в архив не передают, их хранят в структурных подразделениях организации. По истечении сроков хранения они подлежат экспертизе ценности и уничтожению в установленном порядке.

    Вывод. Документы по личному составу с истекшими сроками хранения в описи по личному составу вносить не нужно. То есть можно не описывать такую категорию документов. Их уничтожают по акту, а остальной объем документов обрабатывают с учетом норм и положения Правил 2015: описывают, согласовывают на экспертной комиссии вашей организации и передают по описи в архив.


    [1] В ред. от 11.06.2021.

    [2] Здесь и далее – Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).

    [3] Здесь и далее – Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

    24.11.2021, 14:45
    Подписаться на журнал

    Входят ли документы по личному составу с истекшим сроком хранения в опись по личному составу?

    /upl/pictures/SR/_11_2021/O_xX3RxtS2Mn.jpg

    На вопрос отвечает А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса.

    Вопрос

    Входят ли документы по личному составу с истекшим сроком хранения в опись по личному составу? Или их нужно уничтожить по акту, а остальные документы сдать по описи дела в архив?

    Ответ

    Документы по личному составу – архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем (см. п. 3 ч. 1 ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»[1]).

    Чтобы разобраться в вопросе, сначала обратимся к Правилам 2015[2].

    Извлечение из Правил 2015

     

    Изучив пп. 4.1, 4.2 и 4.19 Правил 2015, можно установить следующее:

    1. Документы по личному составу могут иметь разные сроки хранения: до 10 лет («3 года», «5 лет», «15 лет») и свыше 10 лет («45 лет», «50 лет», «75 лет»). Приведем сроки хранения некоторых таких дел в соответствии с Перечнем 2019[3] (Таблица).

    Сроки хранения некоторых документов по личному составу

    2. Документы по личному составу (со сроком хранения до 10 лет) могут быть обработаны частично, а значит, их листы могут не нумероваться, в опись не вноситься и т.д.

    3. Составление описей на дела, документы по личному составу временных сроков хранения (то есть со сроком хранения 10 лет) не предусмотрено. В приложениях к Правилам 2015 можно найти следующие формы:

    • опись дел, документов постоянного хранения (см. Приложение № 14 к Правилам 2015);
    • опись дел, документов по личному составу (см. Приложение № 15 к Правилам 2015);
    • опись дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения (см. Приложение № 16 к Правилам 2015);
    • опись дел структурного подразделения (постоянного срока хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу) (см. Приложение № 23 к Правилам 2015).

    4. Форма бланка описи дел по личному составу (см. Приложение № 15 к Правилам 2015), представленная в Правилах 2015, обязывает нас указать срок хранения документов, внесенных в опись (Пример).

    Опись дел, документов по личному составу

    5. Документы по личному составу (до 10 лет хранения) в архив не передают, их хранят в структурных подразделениях организации. По истечении сроков хранения они подлежат экспертизе ценности и уничтожению в установленном порядке.

    Вывод. Документы по личному составу с истекшими сроками хранения в описи по личному составу вносить не нужно. То есть можно не описывать такую категорию документов. Их уничтожают по акту, а остальной объем документов обрабатывают с учетом норм и положения Правил 2015: описывают, согласовывают на экспертной комиссии вашей организации и передают по описи в архив.


    [1] В ред. от 11.06.2021.

    [2] Здесь и далее – Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).

    [3] Здесь и далее – Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

    24.11.2021, 14:45
    Подписаться на журнал
Подписка для физических лицДля физических лиц Подписка для юридических лицДля юридических лиц Подписка по каталогамПодписка по каталогам