На вопрос отвечает

А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса.

ВОПРОС

В организации дело с документами СОУТ[1] заведено в 2010 году, а окончено в 2015 году. Включать ли их в опись дел временного хранения по году завершения? И что делать с журналом вводного инструктажа: ждать, пока закончатся листы?

ОТВЕТ

Сроки хранения основного комплекса документов по СОУТ представлены в ст. 407–408 Перечня 2019[2].

Такие виды документов, как протоколы, решения, заключения, перечни рабочих мест, сведения и др., перечисленные в ст. 407 Перечня 2019, не являются переходящими. В соответствии с п. 4.20 Правил 2015[3] примерами переходящих дел можно считать:

• судебные дела;
• личные дела, которые формируются в течение всего периода работы лица в организации;
• документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период созыва;
• документы образовательных организаций, которые формируются за учебный год;
• документы театров, характеризующие сценическую деятельность, в пределах театрального сезона;
• дела фильмов, рукописей, истории болезней.

Документы по СОУТ не относятся к категории переходящих дел, даже если мероприятия по подготовке и проведению специальной оценки (переписка, согласование договора и сроков, проведение торгов (конкурс) по выбору поставщика этой услуги) проводили в разные календарные (делопроизводственные) годы. Исходя из этого, скорее всего, в дела за 2010–2015 годы сформированы документы по СОУТ, которая проводилась несколько раз, то есть в разные календарные годы.

Рассмотрим, как следует формировать дела с документами по СОУТ. В п. 4.20 Правил 2015 сказано, что в дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку, а при формировании дела необходимо соблюдать ряд требований (Схема).

Значит, документы по СОУТ правильнее формировать в дела по виду и по году. Очевидно, что какие-то документы разных видов целесообразно сформировать в одно дело, если они являются приложениями (то есть неотъемлемой частью документа) и их содержание соответствует заголовку. И несколько слов о хронологии: проведение СОУТ – это мероприятие, которое, как правило, планируют, готовят и оформляют договорными отношениями.

В. п. 3 ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»^[5] отмечено, что документы по личному составу – архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем. Документы по СОУТ подтверждают факт наличия вредных условий производства, труда и соответствующих последствий таких трудовых отношений (возможность досрочного получения пенсионного обеспечения, льготных выплат и пр.), а значит их можно отнести к категории документов по личному составу.

В п. 5.5 Правил 2015 указано, что в целях обеспечения сохранности, своевременного отбора и учета и систематизации дел, подлежащих постоянному и временному (свыше 10 лет) сроков хранения, в организации нужно составлять описи дел, документов. Описи составляют отдельно на дела, документы:

• временных (свыше 10 лет) сроков хранения^[7];
• по личному составу^[8].

Таким образом, документы по СОУТ могут быть внесены в опись дел по личному составу или опись дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения. В бланках этих описей есть графа № 5 «Срок хранения».

Выясним порядок закрытия и срок хранения журнала вводного инструктажа. В соответствии с п. 4.1 Инструкции по применению Перечня 2019 временные сроки хранения реестров, книг, журналов исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение. Термин «завершено их ведение» подразумевает под собой наличие в журнале последней записи. При этом в журнале еще могут быть чистые листы.

Срок хранения журнала вводного инструктажа установлен в ст. 423 Перечня 2019. И если речь идет о журнале инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте), то он может быть внесен в годовой раздел описи дел по личному составу по году завершения.

В п. 1.2 Методических рекомендаций по применению Правил 2015 отмечено, что если делом является журнал, то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале. Следовательно, вносить такой журнал в раздел описи по году надо после завершения его ведения. Порядок ведения и закрытия журнала вводного инструктажа необходимо описать и закрепить в инструкции по делопроизводству либо в ином локальном нормативном акте, который устанавливает требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в делопроизводстве организации (компании, предприятия, фирмы и т.д.).