Кто должен составлять и утверждать акт об уничтожении документов, если есть договор на уничтожение с другой организацией?

    /upl/pictures/SR/_11_2021/O_xX3RxtS2Mn.jpg

    На вопрос отвечает

    А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса.

    ВОПРОС

    Бухгалтерия нашей организации уничтожает свои дела по договору с другой организацией. Составили приказ и реестр уничтожаемых дел, все передали на уничтожение. Кто должен составлять и утверждать акт об уничтожении документов?

    ОТВЕТ

    В разделе 7 Методических рекомендаций к Правилам 2015[1] сказано, что акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения на дела всей организации составляется, как правило, работником службы делопроизводства на основе предложений структурных подразделений. В вопросе речь идет об уничтожении документов структурным подразделением (бухгалтерии), что допустимо.

    Процесс выделения документов с истекшими сроками хранения к уничтожению изображен на Схеме 33 Приложения № 4 к Методическим рекомендациям к Правилам 2015. Необходимо помнить, что уничтожать документы до проведения экспертизы ценности в соответствии с пп. 4.6–4.13 Правил 2015[2] нельзя!

    Извлечение

    из Методических рекомендаций к Правилам 2015

     

    Приложение № 4

     

    Графические описания процессов хранения, комплектования, учета и использования документов в архиве организации

     

               […]

    Извлечение из Методических рекомендаций к Правилам 2015

    Что в вопросе подразумевается под составленным реестром – не совсем понятно. В разделе 7 Методических рекомендаций по применению Правил 2015 установлено, что именно включает подготовка акта о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (Алгоритм).

    Как подготовить акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения?

     

    Предложения к акту о выделении к уничтожению документов – это рабочий документ, для составления которого может быть использована форма акта о выделении к уничтожению архивных документов с истекшими сроками хранения (см. Приложение № 21 к Правилам 2015). В нем дополнительно указывают наименование структурного подразделения. Возможно, под реестром уничтожаемых дел автор вопроса имел в виду именно предложения к акту о выделении документов к уничтожению.

    Акт о выделении к уничтожению архивных документов с истекшими сроками хранения составляет служба делопроизводства с учетом следующих положений:

    1. При составлении акта указывают название и выходные данные перечня документов с указанием сроков хранения на основании, которого документы выделяются к уничтожению.

    2. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывают перед группой заголовков дел этого подразделения (графа 2 акта).

    3. Заголовки однородных дел, отобранных для уничтожения, вносят в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе (графа 2 акта) с указанием общего количества дел данной группы (графа 6 акта).

    Акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, составляемый в делопроизводстве, имеет ряд особенностей:

    1. Не содержит в заголовке формулировки «архивных документов», поскольку уничтожаются дела, не подлежащие хранению в архиве.

    2. Не содержит номер фонда.

    3. Графу 4 «№ описи» и графу 5 «№ ед. хр. по описи» акта не заполняют, но в примечаниях целесообразно указать индекс (индексы) дела (дел) по номенклатуре дел.

    4. После заполнения табличной формы в акте оформляют итоговую запись: цифрами и прописью указывают общее количество единиц хранения, выделенных к уничтожению за определенный период.

    Если уничтожение дел осуществляется «по договору с организацией», то следует изучить, что включено в обязанности сторон. Но мы рекомендуем не делегировать сторонним организациям такой вид работ, как составление акта о выделении документов к уничтожению, а делать это силами организации, чьи документы уничтожаются. У такой рекомендации есть несколько аргументов. Во-первых, если изучить форму акта, станет ясно, что это внутренний документ, проходящий процедуры составления, согласования и утверждения внутри самой организации. Во-вторых, акт о выделении документов к уничтожению – это документ, подтверждающий и объясняющий «законное отсутствие» документов в случае проверки и ревизии, поэтому есть смысл самой организации позаботиться о правильном составлении такого документа (Пример).

    Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

    Физически уничтожать документы можно только после того, как руководитель организации утвердит годовые разделы описей дел, документов и акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

    Дела на бумажном носителе передают на уничтожение в соответствующие организации в соответствии с документом, подтверждающим факт передачи документов (например, в соответствии с приемо-сдаточной накладной). Указанный документ (например, накладная) и протокол заседания экспертной комиссии, на котором рассмотрен и согласован акт, присоединяются к акту о выделении документов к уничтожению и хранятся вместе с ним.


    [1] Здесь и далее – Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях.

    [2] Здесь и далее – Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).

    18.10.2021, 10:25
    Подписаться на журнал

    Кто должен составлять и утверждать акт об уничтожении документов, если есть договор на уничтожение с другой организацией?

    /upl/pictures/SR/_11_2021/O_xX3RxtS2Mn.jpg

    На вопрос отвечает

    А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса.

    ВОПРОС

    Бухгалтерия нашей организации уничтожает свои дела по договору с другой организацией. Составили приказ и реестр уничтожаемых дел, все передали на уничтожение. Кто должен составлять и утверждать акт об уничтожении документов?

    ОТВЕТ

    В разделе 7 Методических рекомендаций к Правилам 2015[1] сказано, что акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения на дела всей организации составляется, как правило, работником службы делопроизводства на основе предложений структурных подразделений. В вопросе речь идет об уничтожении документов структурным подразделением (бухгалтерии), что допустимо.

    Процесс выделения документов с истекшими сроками хранения к уничтожению изображен на Схеме 33 Приложения № 4 к Методическим рекомендациям к Правилам 2015. Необходимо помнить, что уничтожать документы до проведения экспертизы ценности в соответствии с пп. 4.6–4.13 Правил 2015[2] нельзя!

    Извлечение

    из Методических рекомендаций к Правилам 2015

     

    Приложение № 4

     

    Графические описания процессов хранения, комплектования, учета и использования документов в архиве организации

     

               […]

    Извлечение из Методических рекомендаций к Правилам 2015

    Что в вопросе подразумевается под составленным реестром – не совсем понятно. В разделе 7 Методических рекомендаций по применению Правил 2015 установлено, что именно включает подготовка акта о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (Алгоритм).

    Как подготовить акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения?

     

    Предложения к акту о выделении к уничтожению документов – это рабочий документ, для составления которого может быть использована форма акта о выделении к уничтожению архивных документов с истекшими сроками хранения (см. Приложение № 21 к Правилам 2015). В нем дополнительно указывают наименование структурного подразделения. Возможно, под реестром уничтожаемых дел автор вопроса имел в виду именно предложения к акту о выделении документов к уничтожению.

    Акт о выделении к уничтожению архивных документов с истекшими сроками хранения составляет служба делопроизводства с учетом следующих положений:

    1. При составлении акта указывают название и выходные данные перечня документов с указанием сроков хранения на основании, которого документы выделяются к уничтожению.

    2. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывают перед группой заголовков дел этого подразделения (графа 2 акта).

    3. Заголовки однородных дел, отобранных для уничтожения, вносят в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе (графа 2 акта) с указанием общего количества дел данной группы (графа 6 акта).

    Акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, составляемый в делопроизводстве, имеет ряд особенностей:

    1. Не содержит в заголовке формулировки «архивных документов», поскольку уничтожаются дела, не подлежащие хранению в архиве.

    2. Не содержит номер фонда.

    3. Графу 4 «№ описи» и графу 5 «№ ед. хр. по описи» акта не заполняют, но в примечаниях целесообразно указать индекс (индексы) дела (дел) по номенклатуре дел.

    4. После заполнения табличной формы в акте оформляют итоговую запись: цифрами и прописью указывают общее количество единиц хранения, выделенных к уничтожению за определенный период.

    Если уничтожение дел осуществляется «по договору с организацией», то следует изучить, что включено в обязанности сторон. Но мы рекомендуем не делегировать сторонним организациям такой вид работ, как составление акта о выделении документов к уничтожению, а делать это силами организации, чьи документы уничтожаются. У такой рекомендации есть несколько аргументов. Во-первых, если изучить форму акта, станет ясно, что это внутренний документ, проходящий процедуры составления, согласования и утверждения внутри самой организации. Во-вторых, акт о выделении документов к уничтожению – это документ, подтверждающий и объясняющий «законное отсутствие» документов в случае проверки и ревизии, поэтому есть смысл самой организации позаботиться о правильном составлении такого документа (Пример).

    Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

    Физически уничтожать документы можно только после того, как руководитель организации утвердит годовые разделы описей дел, документов и акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

    Дела на бумажном носителе передают на уничтожение в соответствующие организации в соответствии с документом, подтверждающим факт передачи документов (например, в соответствии с приемо-сдаточной накладной). Указанный документ (например, накладная) и протокол заседания экспертной комиссии, на котором рассмотрен и согласован акт, присоединяются к акту о выделении документов к уничтожению и хранятся вместе с ним.


    [1] Здесь и далее – Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях.

    [2] Здесь и далее – Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).

    18.10.2021, 10:25
    Подписаться на журнал
Подписка для физических лицДля физических лиц Подписка для юридических лицДля юридических лиц Подписка по каталогамПодписка по каталогам