Извлечение

из Методических рекомендаций к Правилам 2015

Приложение № 4

Графические описания процессов хранения, комплектования, учета и использования документов в архиве организации

           […]

Что в вопросе подразумевается под составленным реестром – не совсем понятно. В разделе 7 Методических рекомендаций по применению Правил 2015 установлено, что именно включает подготовка акта о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (Алгоритм).

Предложения к акту о выделении к уничтожению документов – это рабочий документ, для составления которого может быть использована форма акта о выделении к уничтожению архивных документов с истекшими сроками хранения (см. Приложение № 21 к Правилам 2015). В нем дополнительно указывают наименование структурного подразделения. Возможно, под реестром уничтожаемых дел автор вопроса имел в виду именно предложения к акту о выделении документов к уничтожению.

Акт о выделении к уничтожению архивных документов с истекшими сроками хранения составляет служба делопроизводства с учетом следующих положений:

1. При составлении акта указывают название и выходные данные перечня документов с указанием сроков хранения на основании, которого документы выделяются к уничтожению.

2. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывают перед группой заголовков дел этого подразделения (графа 2 акта).

3. Заголовки однородных дел, отобранных для уничтожения, вносят в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе (графа 2 акта) с указанием общего количества дел данной группы (графа 6 акта).

Акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, составляемый в делопроизводстве, имеет ряд особенностей:

1. Не содержит в заголовке формулировки «архивных документов», поскольку уничтожаются дела, не подлежащие хранению в архиве.

2. Не содержит номер фонда.

3. Графу 4 «№ описи» и графу 5 «№ ед. хр. по описи» акта не заполняют, но в примечаниях целесообразно указать индекс (индексы) дела (дел) по номенклатуре дел.

4. После заполнения табличной формы в акте оформляют итоговую запись: цифрами и прописью указывают общее количество единиц хранения, выделенных к уничтожению за определенный период.

Если уничтожение дел осуществляется «по договору с организацией», то следует изучить, что включено в обязанности сторон. Но мы рекомендуем не делегировать сторонним организациям такой вид работ, как составление акта о выделении документов к уничтожению, а делать это силами организации, чьи документы уничтожаются. У такой рекомендации есть несколько аргументов. Во-первых, если изучить форму акта, станет ясно, что это внутренний документ, проходящий процедуры составления, согласования и утверждения внутри самой организации. Во-вторых, акт о выделении документов к уничтожению – это документ, подтверждающий и объясняющий «законное отсутствие» документов в случае проверки и ревизии, поэтому есть смысл самой организации позаботиться о правильном составлении такого документа (Пример).

Физически уничтожать документы можно только после того, как руководитель организации утвердит годовые разделы описей дел, документов и акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

Дела на бумажном носителе передают на уничтожение в соответствующие организации в соответствии с документом, подтверждающим факт передачи документов (например, в соответствии с приемо-сдаточной накладной). Указанный документ (например, накладная) и протокол заседания экспертной комиссии, на котором рассмотрен и согласован акт, присоединяются к акту о выделении документов к уничтожению и хранятся вместе с ним.