Юридическая сила документа: актуальные вопросы

Сегодня мы поговорим о юридической силе документов. Рассмотрим само понятие «Юридическая сила». А также ответим на вопросы: от каких условий она зависит? Какие реквизиты придают документам юридическую силу? Есть ли принципиальные отличия в придании юридической силы документам на бумажных и электронных носителях?

Когда мы говорим о документе, то в первую очередь имеем в виду, что он содержит не абстрактную информацию, а юридические значимые факты либо информация в нем несет определенные правовые последствия. Документы являются одновременно свидетельствами деловой деятельности и информационными активами. Они отличаются от других информационных ресурсов на основании их доказательной роли при совершении деловых операций и их опоры на метаданные[1]. Это означает, что любой официальный документ, если он издан с соблюдением определенных правил, имеет юридическую силу.

Рассмотрим, какие условия нужно соблюсти, чтобы документ приобрел юридическую силу, а также какие условия являются специфическими для электронных документов.

При разработке документов следует учитывать следующее:

• полномочия организации на издание/заверение документов;
• полномочия должностного лица, подписавшего/утвердившего документ;
• подтверждение юридически значимых фактов;
• оформление с соблюдением требований нормативных документов, включая вид документа, формат, сроки, реквизиты и пр.

Эти условия мы отразили на рис. 1.

Подробно рассмотрим каждое из них.

Документ должен быть издан или заверен организацией, обладающей определенными полномочиями

Согласитесь, было бы странно, если бы любая коммерческая организация могла издавать законы или указы, которые должны исполняться другими организациями. Эти полномочия устанавливаются учредительными документами компании[3]. Требования к их содержанию имеются в соответствующем законодательстве[4].

К примеру, в уставе указываются органы управления организации, их полномочия, в том числе по изданию определенных документов.

Полномочия подразделений определяются в соответствующих положениях о них. Особенно это важно учесть при определении полномочий обособленных подразделений организации – филиалов, представительств, которые выступают от имени юридического лица, но имеют соответствующие ограничения на свою деятельность, в том числе на право издания документов. Полномочия руководителей обособленных подразделений обязательно должны быть подтверждены доверенностью. Здесь важно знать, что отдельные сделки при наличии полномочий подписания документов руководителями таких подразделений могут требовать дополнительного согласования или подтверждения от соответствующих органов управления (совет директоров, общее собрание акционеров). А значит, документы, подписанные при наличии полномочий должностных лиц, но не получивших одобрение соответствующих органов управления организации, могут быть признаны недействительными.

Важный вопрос, связанный с полномочиями на издание документов тем или иным юридическим лицом, – это пределы территориального действия документа, например, пределы границ государства (или за его границами), отдельных субъектов государства или административно-территориальных единиц. Также действие изданного документа может распространяться только в рамках одной организации или на сеть соответствующих подведомственных организаций.

Таким образом, несоблюдение условий, перечисленных ниже, при определении компетенции организации может лишить документ юридической силы:

• включение в документ положений, полномочий на которые у организации нет;
• распространение действия документа на территории или организации вне компетенции организации;
• несоблюдение требований по одобрению документа органами управления организации (при наличии таких требований).