Как повысить эффективность работы с документами с помощью СЭД: сокращаем время поиска документов. Часть 8

Мы продолжаем говорить на тему оптимизации работы с документами с использованием систем электронного документооборота (далее – СЭД)[1].

Одним из главных требований, которые руководители организаций предъявляют к действующей системе управления документами, является максимально быстрый поиск информации, необходимой для принятия управленческих решений. А поскольку большая часть информации содержится в документах, важной задачей документационного обеспечения управления является сокращение времени поиска нужного документа в информационных системах. Рассмотрим, какие возможности СЭД позволяют решить эту задачу.

Используя СЭД, можно сократить время поиска документов в 3–5 раз.

Сокращение времени поиска информации возможно за счет следующих действий:

• загрузки в информационную систему документов всех систем документации и ведения поиска по единой базе документов;
• поиска документов по атрибутам в зависимости от принадлежности документа к системе документации;
• распознавания сканов и полнотекстового поиска;
• установления связей между документами в информационной системе;
• интеграции между информационными системами организации.

Рассмотрим подробнее каждое действие, а также расскажем, благодаря какому функционалу СЭД они реализуются.

Загрузка в информационную систему документов всех систем документации и ведение поиска по единой базе документов

На протяжении нескольких десятилетий СЭД преимущественно предназначались для учета документов, относящихся к системе информационно-справочных документов. В связи с этим в СЭД были реализованы справочники, соответствующие классическим документопотокам – входящих, исходящих и внутренних документов (рис. 1).

Но с течением времени стало очевидно, что СЭД разумно использовать для автоматизации работы с документами и иных систем документации. И в этом случае СЭД становится центральной информационной системой всей управленческой документации.

В случае если в СЭД реализованы справочники с привязкой к документопотокам, получается, что большая часть документов будет сконцентрирована в справочнике внутренних документов (договорные, финансово-бухгалтерские и др.). А в справочнике входящих и исходящих документов будут находиться только поступившие и отправленные письма. Это кажется не совсем рациональным, поэтому, например, в СЭД «1С:Документооборот» редакции 3.0 реализован единый справочник всех документов, помещенных в информационную систему (рис. 2).

При этом деление на документопотоки в системе остается с целью отражения в карточке входящих и исходящих документов специфичных для этих потоков атрибутов документов, таких как адресат, ссылка на номер и дату документа и др. (рис. 3).