Современное делопроизводство: основные тенденции и требования к процессам. Создание документов

Мы продолжаем цикл статей, посвященный особенностям делопроизводственных процессов, которые нужно учитывать при внедрении системы электронного документооборота (далее – СЭД)[1].

Поговорим о возможностях и требованиях к созданию документов, в том числе в СЭД. Рассмотрим видовой состав документов, определим, какой документ нужно создавать в той или иной ситуации и требуют ли все управленческие действия обязательного документирования. Важно понимать, в каких форматах и с использованием каких технических средств разрабатываются документы, а также что нужно учесть при автоматизации документирования.

Ключевой особенностью современного общества является увеличение объема обрабатываемой информации и связанные с этим проблемы определения ее достоверности, необходимости, скорости обработки. Бизнес в свою очередь ищет средства и технологии по ускорению обработки информации, включая автоматизацию процессов, привлечение искусственного интеллекта, поиски оптимальных форм ее преобразования и передачи. Что касается документов, то они представляют собой совокупность информации и материального носителя. Не всякая информация становится или должна становиться документом. Также зачастую одна и та же информация в зависимости от своего назначения и функциональной направленности может присутствовать в разных документах.

Основное назначение документа – закреплениеюридически значимой информации для организации и передача этой информации заинтересованным лицам. Документ является одним из ключевых инструментов фиксирования управленческих решений уполномоченных лиц организации.

Видовой состав документов организации будет зависеть от следующих ключевых факторов:

• организационно-правовой формы;
• внешнего нормативного регулирования (требований регулирующих и надзорных органов);
• направления деятельности;
• уровня развития (зрелости) организации;
• размера организации;
• уровня автоматизации процессов;
• внутренних регламентов.

Важен в этом списке фактор уровня развития (зрелости) организации. Существует несколько моделей, описывающих этот критерий (например, модель CMM (CapabilityMaturityModel), или спиральная динамика). В разрезе моделей интересно влияние уровня развития организации на отношение к документированию своей деятельности:

• начальные уровни – низкий уровень регламентации деятельности и, соответственно, ее документирования; взаимоотношения основываются на уровне доверия и взаимопомощи, коммуникации неформальные;
• переходный уровень развития – появление регламентации, централизация управления, низкий уровень делегирования функций, в том числе по рассмотрению, изданию документов, высокий уровень контроля;
• средний уровень (уровень регламентируемости) – деятельность становится более формализованной, возникает необходимость ее регламентации и документирования; носит плановый характер, низкий уровень гибкости принятия решений, состав документации порой избыточен (регламенты радирегламентов) и не всегда соответствует реалиям бизнеса;
• высокие уровни (управляемости, оптимизации) – больше свободы действий, делегирования полномочий, быстрая адаптация к изменениям; состав документации становится оптимальным и осознанным.

Таким образом, учитывая ключевые факторы, влияющие на деятельность организации, и должен определяться тот оптимальный состав документов, которые в ней создаются. И здесь важно официально закрепить во внутренних нормативных документах или ранее сложившуюся практику, или тот состав документации, который определен внешними факторами, с учетом видов, форматов документов и полномочий по их разработке, согласованию, подписанию/утверждению.

Если говорить о регламентации работы с управленческими документами, то такими внутренними документами могут стать (рис. 1):

При организации процесса документирования деятельности любой компании нужно учесть:

• кто принимает решение о необходимости создания документа;
• кто должен разрабатывать проекты документов;
• какие виды документов могут создаваться в организации и где это должно быть закреплено;
• что включает работа по подготовке проекта документа;
• какие технологии можно использовать для оптимизации процесса создания документов, в том числе с использованием СЭД;
• необходимо ли управлять проектами документов.

Эти вопросы мы отразили на рис. 2.

Рассмотрим подробно каждый вопрос.