Алгоритм и методы решения рабочих задач, или Как не утонуть в море поручений

Из статьи вы узнаете:

• Как развить продуктивность?
• Что такое алгоритмы в решении производственных задач?
• Какие из них могут пригодиться помощникам и ассистентам?
• Как упорядочить поручения с помощью списков?
• Если что-то непонятно, как разобраться в неизвестной области?

Как думаете, где живет продуктивность? Это не значит работать больше, дольше и по ночам. Это значит получать больше, затрачивая столько же ресурсов. Скажем, Анна может поработать пару часов и сделать столько же, сколько Ирина за целый день. Продуктивность Анны выше. Но почему?

Продуктивность: в чем секрет

Секрет продуктивности скрывается не во врожденных способностях, высоком IQ или сказочном везении. Все дело в умении правильно организовывать свое время. И этому, к счастью, можно научиться. Более того, сделать так, чтобы эффективная работа вошла в привычку.

Продуктивность падает, когда мы растрачиваем энергию на второстепенные задачи, выматывающие разговоры, переключение между делами. Так что она связана не с тем, что делать, а с тем, чего не делать. Бывает так: мы все глубже закапываемся в текущие бизнес-процессы, перестаем устраивать перерывы, забываем ходить на обед, а срочных задач не становится меньше. Они разрастаются как снежный ком и уже не вмещаются в рабочий день, пробираясь к нам домой, перетекая на выходные. Если вы узнали себя в этой картине, значит, настал момент сделать паузу. Прерваться на 10 минут и почитать о том, как расставлять приоритеты в делах и вовремя выполнять задачи. 

Может быть, существуют несложные алгоритмы, с помощью которых секретари и помощники могут справляться с бесконечным потоком дел?

У многих слово «алгоритм» вызывает ассоциации с непостижимыми для ума операциями, касающимися больших данных, мировой политики и крупного бизнеса. Это понятие все чаще воспринимается как часть инфраструктуры современного мира и едва ли – как источник практической мудрости в повседневной жизни.

Тем не менее алгоритм – это всего лишь ограниченная последовательность шагов, которая используется для решения какой-либо задачи. И люди начали применять его задолго до того, как он стал задействоваться в программировании.

Само слово «алгоритм» произошло от имени математика персидского происхождения аль-Хорезми. В IX веке он написал пособие по решению математических задач. Называлось оно «Китаб аль-джебр ва-ль-мукабала». Известно, что современное слово «алгебра» возникло как раз из части названия книги – «аль-джебр».

Однако появление самых первых математических алгоритмов предшествует даже трудам аль-Хорезми. На глиняной табличке, найденной недалеко от Багдада, шумеры четыре тысячи лет назад описали схему деления столбиком.

Но область действия алгоритмов не сводится исключительно к математике. Начиная с каменного века человек использует их в обычной жизни. Они были неотъемлемой частью жизни человека со времен каменного века. Когда вы печете хлеб – используете рецепт. Когда вяжете свитер по рисунку – соблюдаете определенную последовательность рядов и петель (раппорт). То есть следуете тому или иному алгоритму. И таких примеров масса.

Мы поговорим о том, как применять алгоритмы в наших трудовых буднях, и найдем лучшие решения для задач, с которыми секретари и помощники сталкиваются ежедневно. Даже в тех случаях, когда жизнь слишком хаотична и в ней нет места численному анализу или готовому ответу, ее можно оптимально организовать. Постичь суть вещей и двигаться дальше помогут определенные примеры и модели, отработанные на более упрощенных вариантах тех же задач. Я поделюсь с вами четкими практическими рекомендациями.

Часто помощникам и ассистентам приходится принимать решения в условиях неопределенности, временных ограничений, недостатка информации и быстро меняющейся реальности. Без рабочей стратегии приоритизации задач мы теряем контроль над повседневной жизнью. Уровень стресса пробивает потолок, увеличиваясь из-за неумолимо надвигающихся дедлайнов. И это одновременно с бесконечным потоком мелочей, которые так и норовят свалиться на голову и требуют нашего срочного внимания. Мы чувствуем, что не справляемся абсолютно ни с чем.