ГИС удаленного использования архивных документов: применение, стоимость, перспективы

В июне 2025 года приняты два нормативных правовых акта, касающихся государственной информационной системы удаленного использования архивных документов и справочно-поисковых средств к ним (далее – ГИС). Эта система предназначена для поиска необходимой архивной информации с помощью справочно-поисковых средств, а также просмотра и/или прослушивания электронных копий архивных документов посредством информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».

Прокомментируем принятые документы и расскажем о системе подробно.

В конце 2024 года Федеральным законом от 13.12.2024 № 469-ФЗ были внесены изменения в ст. 24 базового для архивной отрасли Федерального закона № 125-ФЗ[1]. В ней речь идет о доступе к архивным документам и их использовании[2].Изменения закрепляют за госархивами возможность предоставлять услугу удаленного доступа к архивным документам и справочно-поисковым средствам к ним. Кроме этого, государственные архивы субъектов Российской Федерации (то есть региональные архивы) и муниципальные архивы также вправе предоставлять услугу удаленного использования находящихся у них на хранении архивных документов посредством ГИС либо региональных или муниципальных информационных систем.

В июне 2025 года Правительством Российской Федерации были утверждены два постановления, посвященные ГИС, которые поясняют создание и функционирование системы:

1) Постановление № 981[3] вместе с Положением о государственной информационной системе удаленного использования архивных документов и справочно-поисковых средств к ним (далее – Положение о ГИС). Вступило в силу 10.07.2025, за исключением пп. 17, 35 и 36, которые вступают в силу 01.01.2027.

2) Постановление № 982[4].

Эти нормативные документы регламентируют реализацию изменений, внесенных в Федеральный закон № 125-ФЗ, и по сути касаются доступа к архивным документам[5], хранящимся в государственных (муниципальных) архивах. Также они направлены на то, чтобы сделать этот доступ оперативным и возможным для пользователя из любой точки страны (а возможно, и мира) за определенную плату и на определенных условиях.

Рассмотрим практические аспекты норм и требований новых постановлений, а также то, чем они могут быть полезны потенциальным пользователям архивных документов.

Про ГИС: термины, цели и взаимодействие

Положение о ГИС состоит из следующих разделов:

I. Общие положения.

II. Цель, задачи и принципы функционирования системы удаленного использования.

III. Структура, основные функции и состав программных средств системы удаленного использования.

IV. Участники системы удаленного использования, их полномочия и ответственность.

V. Требования к программно-техническим средствам, а также к технологическим и лингвистическим средствам системы удаленного использования, обеспечивающим автоматизацию процессов сбора и обработки информации.

VI. Правовой режим информации, содержащейся в системе удаленного использования, требования к хранению информации, содержащейся в системе удаленного использования.

VII. Порядок предоставления услуги удаленного использования архивных документов, регистрации участников системы удаленного использования, обеспечения доступа к системе удаленного использования, доступа к информации, содержащейся в системе удаленного использования, а также порядок информационного взаимодействия пользователей системы удаленного использования посредством подсистемы индивидуального обслуживания.

VIII. Порядок хранения и обработки информации, содержащейся в системе удаленного использования.

IX. Порядок информационного взаимодействия с Государственной информационной системой о государственных и муниципальных платежах.

X. Порядок защиты информации, содержащейся в системе удаленного использования, в том числе обеспечение информационной безопасности и конфиденциальности данных.

Разберемся с самым важным в Положении о ГИС. Основные понятия мы описали и прокомментировали в Таблице 1.

Граждане России получат доступ к электронным копиям документов федеральных архивов