Как повысить эффективность работы с документами с помощью СЭД: сокращаем потери документов

Мы продолжаем говорить на тему оптимизации работы с документами с использованием системы электронного документооборота (далее – СЭД)[1]. Одной из важных задач делопроизводства и архивного дела является сохранение документального фонда организации и отсутствие потерь документов. В статье рассмотрим, какие возможности СЭД позволяют решить эту задачу.

Используя СЭД, можно сократить потери документов на 90–100 %.

Исключить потери документов в организации реально за счет:

• учета всех документов;
• минимизации передачи бумажных документов между подразделениями;
• учета выдачи и возврата документов внутри организации и внешним пользователям через журнал передачи документов;
• контроля наличия оригиналов документов в рамках документооборота с контрагентами;
• учета мест хранения бумажных документов и дел;
• исключения неконтролируемого уничтожения документов до истечения установленного срока их хранения;
• создания резервных копий хранилища документов.

Рассмотрим подробнее каждое действие, а также расскажем, благодаря какому функционалу СЭД они реализуются.

Учет всех документов

В СЭД существует единый справочник всех документов, помещенных в информационную систему (рис. 1). Документ представляет собой карточку с вложенными в нее файлами. Для электронного документа – это файл основной части документа и, возможно, файлы приложений к документу, а также файл электронной подписи. Для бумажного документа – это его скан-образ.

Установленные фильтры позволяют быстро отобрать документы по данным, учет которых ведется в программе: период, организация, контрагент, проект, вид документа и др.

Но чаще поиск осуществляет по реквизитам документа: номеру, дате, организации и др. (рис. 2). Полнотекстовый поиск позволяет также найти документы по отдельным словам, содержащимся в тексте. Для бумажных документов, учитываемых в СЭД, это возможно благодаря распознаванию скан-образов. Используется также расширенный поиск, когда следует указать, среди каких объектов он ведется.

Можно задать условия произвольной сложности с различными логическими объединениями. При повторении поиска возможно создавать и в последующем использовать шаблоны поиска (рис. 3). Это особенно удобно для выполнения контрольных функций или анализа документопотоков.

Для учета связанных документов несколько документов можно объединять в комплект. Например, приказ о назначении ответственных лиц за пожарную безопасность, приказ о противопожарном режиме в организации, инструкции о мерах пожарной безопасности, файл «План (схема) эвакуации» и подобные им можно объединить в комплект документов по пожарной безопасности. Он будет иметь следующие особенности:

• карточки и файлы документов, включенных в комплект, доступны для просмотра и редактирования непосредственно из карточки комплекта;
• комплект также может содержать свои собственные файлы, которые не входят ни в один из документов комплекта;
• на основании комплекта можно запускать процессы (например, процесс «Согласование», чтобы согласовать сразу весь комплект).