Нас ожидает новый стандарт по оформлению документов

Наш основной документ – ГОСТ Р 7.0.97-2016[1] – актуализирован. Он сохранил структуру и основной состав требований. Однако в новом стандарте уточнены правила оформления реквизитов «Дата документа», «Отметка о приложении», «Гриф согласования документа» и некоторых других, а также требования к оформлению реквизита «Отметка об электронной подписи» в отношении метки доверенного времени. Актуализированы примеры и приложения. Рассмотрим внесенные изменения и дополнения.

Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) пересмотрел ГОСТ Р 7.0.97-2016 и актуализировал требования к оформлению организационно-распорядительных документов. Это сделано, чтобы усовершенствовать процессы составления и оформления документов с применением современных технологий при документировании управления в органах власти и организациях вне зависимости от формы собственности.

Окончательная редакция проекта стандарта направлена в Росстандарт для утверждения. После утверждения новый стандарт будет введен в действие взамен действующего сейчас ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Рассмотрим, что осталось прежним, а что изменилось в новом стандарте.

Структура нового стандарта

Одним из этапов работы по актуализации ГОСТ Р 7.0.97-2016 стал анализ практики применения существующих требований. Он показал, что большинство закрепленных в действующем стандарте требований прошло проверку временем и требует лишь некоторых уточнений. Поэтому было принято решение оставить неизменными структуру стандарта и его основное содержание. Это позволит сохранить преемственность требований и устоявшуюся практику оформления документов.

Рассмотрим, какие разделы входят в структуру стандарта (Схема).

Предисловие 

В соответствии с требованиями подготовки стандартов, в предисловии к ГОСТ должно быть указано, кто является его разработчиком, какой технический комитет по стандартизации внес ГОСТ на утверждение в Росстандарт, есть ли предыдущие версии, которые отменяются в связи с введением нового стандарта в действие, или он утверждается впервые.

Разработчиком нового ГОСТ является ВНИИДАД. Это означает, что институтом была проведена научная работа по анализу и доработке стандарта, подготовлен его текст в новой редакции.

Работа над всеми стандартами выполняется во взаимодействии с техническими комитетами по стандартизации, которые осуществляют свою деятельность в соответствии со ст. 11 Федерального закона № 162-ФЗ[2]. Техническим комитетом, отвечающим за стандарты в сфере делопроизводства и архивного дела, сейчас является ТК 191 «Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело». Этим комитетом было организовано публичное обсуждение подготовленного во ВНИИДАД проекта стандарта, проведен сбор замечаний от экспертов, а после устранения этих замечаний проведено голосование об одобрении проекта. После получения одобрения от членов ТК комитет направил стандарт на утверждение в Росстандарт – сейчас новый ГОСТ находится на этой стадии.

Во введении также должно быть указано, принимается ли новый стандарт взамен действовавшего ранее или он разработан впервые. Стандарт по оформлению документов имеет долгую историю развития – первый его вариант был принят еще в 1970-х годах в рамках создания унифицированных систем документации. С тех пор он перерабатывался несколько раз, сохраняя основной состав требований неизменным. Благодаря этой преемственности прочно укрепились известные нам нормы оформления документов. Новый стандарт заменит действующий в настоящее время ГОСТ Р 7.0.97-2016, что и будет указано в предисловии.