Электронная версия журнала

Алло, мы ищем талантливых и перспективных хозяек офиса, или Чего хочет работодатель?

«Секретарь-референт» №7 2011 / Профессия

У несведущего обывателя слова «секретарь», «офис-менеджер», «личный помощник руководителя» ассоциируются с образом длинноногой девушки, основной обязанностью которой является приготовление чая-кофе для руководителя и распределение входящих телефонных звонков.

Но мы-то с вами знаем, что не все так просто. Любому менеджеру по персоналу известно, сколько приходится отсеять кандидатов, прежде чем удастся найти Ее: ту, которой смело можно доверить офис или приемную директора. И если бы подбор квалифицированной хозяйки офиса сводился только к face- и body-контролю, то писать статью вообще не имело бы смысла.

Итак, чего же хочет работодатель?

Чаще всего компания выдвигает вполне обоснованные требования, которые прямо вытекают из функциональных должностных обязанностей.

Во многих российских компаниях секретарь, офис-менеджер и личный помощник руководителя имеют абсолютно идентичные обязанности и зарплату. Но если все-таки постараться разграничить эти профессии, то картина получается следующая.

Секретарь, как правило, выполняет такие функции:

● прием и распределение входящих телефонных звонков, ведение телефонных справочников;

● прием и регистрация входящей/исходящей корреспонденции, организация отправки корреспонденции, в том числе с привлечением курьерских служб;

● чайно-кофейное обслуживание посетителей офиса;

● закупка канцелярских товаров, бытовой химии, напитков/еды и других товаров для обеспечения жизнедеятельности офиса.

Чаще всего офис-менеджер выполняет те же обязанности, что и секретарь, и к этому списку еще добавляются:

● ведение делопроизводства, подготовка проектов документов, контроль за исполнением документов;

● организация командировок руководителя и сотрудников: покупка билетов, бронирование гостиниц и т.д.;

● контроль работы технического персонала (уборщиков, водителя); секретарей;

● организация встреч и переговоров;

● первичное консультирование соискателей вакансий.

Достаточно часто офис-менеджер ведет кадровое делопроизводство, т.е. выполняет функции инспектора по кадрам. В некоторых крупных компаниях офис-менеджер руководит секретариатом.

В свою очередь, обязанности личного помощника (персонального ассистента) – это обязанности офис-менеджера плюс:

● планирование рабочего дня руководителя;

● подготовка встреч, совещаний, поездок руководителя;

● ведение протоколов встреч с участием руководителя.

Персональный ассистент, как правило, выполняет еще и функцию переводчика при руководителе-экспате.

Несмотря на различия в обязанностях, существует набор общих требований, чаще всего предъявляемых к тем, кто претендует на должность хозяйки офиса:

● женщина, аккуратная, пунктуальная, ответственная, внимательная, стрессоустойчивая, с грамотной устной и письменной речью;

● знание ПК: пакет MS Office (или аналоги), Интернет;

● владение оргтехникой (мини-АТС, факс, принтер, сканер, ксерокс).

Конечно, в каждой организации могут быть свои требования к работникам. Мне довелось побывать в компании, в которой у секретаря кроме телефона, блокнота и ручки на рабочем столе не было вообще ничего, и она только принимала и распределяла телефонные звонки. И офис-менеджер, работающий с первичной бухгалтерской документацией в программе 1С, меня совсем не удивляет.

Кстати, офис-менеджеру, которому в прямом смысле доверено управление офисом, необходимы организаторские способности. Если уборщица тетя Маня будет «филонить» или водитель забудет встретить руководителя в аэропорту, виноват будет офис-менеджер.

Хозяйка офиса (а особенно персональной ассистент/личный помощник руководителя) должна быть тонким психологом. Руководители – люди, требующие особого отношения. Если шеф в первый рабочий день продемонстрировал весь диапазон своего голоса, не спешите с выводами. Совсем не обязательно, что он деспот, тиран и в подвале мучает сотрудников. Возможно, это сиюминутный всплеск. Отличные специалисты потому и отличные, что умеют тушить такие всплески. Может быть, шефу нужно заесть стресс печеньем и запить горячим кофе?

Кое-что о лояльности

Очевидно, что при подборе кандидата на вакансию у каждого менеджера по персоналу есть профиль должности – перечень обязательных и желательных требований. Часть из них доступна широкой публике и указывается в объявлениях о приеме на работу. Но гораздо более интересны требования, не находящиеся в открытом доступе.

Нередко мне приходится слышать от претенденток такие слова: «В принципе, я могу и не работать, муж/парень хорошо зарабатывает. Но дома сидеть надоело, хочется быть в коллективе, общаться… Нет, я не хочу готовить чай-кофе. Не для того я училась 5 лет в университете… К переработкам отношусь негативно, моему парню/мужу это не нравится. Он у меня ревнивый. И вообще муж/парень категорически против того, чтобы я работала, мы на эту тему иногда ругаемся. Моя положительная черта? Ну… я красивая девушка…Что для меня не приемлемо на работе? Когда со мной общаются не на равных. Если на меня повысят голос, я уйду с этого места работы – крик я не переношу. И вообще, почему вы задаете мне так много вопросов, я же на должность секретаря/офис-менеджера/ассистента руководителя пришла устраиваться, а не на должность директора».

Выводы напрашиваются сами собой:

● работа воспринимается кандидатом как средство от скуки;

● демотиваторами являются переработки, эмоциональные всплески, чай-кофе-обслуживание;

● кандидату присуща раздражительность;

● важные решения принимаются под влиянием молодого человека/мужа;

● ни о какой лояльности кандидата речи не идет.

Это среднестатистический психологический портрет девушки, которую менеджер по персоналу, скорее всего, не примет на работу. Секретарям каждый день приходится сталкиваться с частыми переменами настроения руководителя, переработками и ситуациями, в которых нельзя показывать свою раздражительность. Звонят телефоны, руководитель из кабинета кричит что-то непонятное, а в это время в приемную входит посетитель, но хозяйка приемной не имеет права показывать свое недовольство.

На собеседованиях я часто прошу девушек рассказать любую сказку на их усмотрение. Таким образом проверяется стрессоустойчивость, грамотность речи, реакция на нестандартные просьбы. Каких только «Колобков» и «Курочек Ряб» я не наслушалась! Вот тут-то наружу лезут словечки «типа», «как бы» и тщательно скрываемая агрессия и гонор: «Я не в детском саду, чтобы сказки рассказывать». Получается, не очень-то нужна работа?

Гонор нам не нужен, а вот смекалка всегда в почете. Грустно становится, когда претендентка на вакансию «хозяйка офиса» не может найти в Интернете информацию об отеле в центре Краснодара стоимостью не дороже 2000 рублей в сутки. Впадает в ступор, на лице стресс: «Я этим не занималась». Подсказка алгоритма тоже не помогает, смекалки – ноль. А руководители не любят тратить драгоценное время на разжевывание и объяснение. Они хотят, чтобы их мысль угадывали с полуслова.

Зачем компании красивый секретарь?

Какую почву под собой имеет стереотип о том, что руководители отбирают секретарей исключительно по внешним данным? (Я бы, правда, сказала не «исключительно», а принимая во внимание.)

Секретарь, офис-менеджер, персональный ассистент руководителя – это визитная карточка компании. Опрятная, стильно одетая, красивая девушка – вот кого хотят увидеть бизнес-партнеры, попадая в офис.

Еще один момент. Большинство руководителей хочет, чтобы все, что имеет к их персоне прямое отношение, было имиджевым/красивым/достойным. Когда хозяйка офиса выглядит именно так – это, прежде всего, комплимент в адрес руководителя.

Поступил мне как-то заказ на подбор офис-менеджера. Выезжаю к руководителю на переговоры. Просят подождать: директор занят.

Зато сотрудница компании (как потом выяснилось – главный бухгалтер) свободна и жаждет общения. Пользуюсь моментом, решаю собрать информацию: почему открыта вакансия, куда делся прежний сотрудник и что он (точнее, она) из себя представлял.

Главбух превзошла в своих ответах все мои ожидания. Выяснилось, что офис-менеджер ушла в декретный отпуск. Для директора она была правой рукой. Руководитель, оказывается, темпераментный, с частыми перепадами настроения, но офис-менеджер умело находила к нему подход и могла тушить «пожары». Секретарь четко знала, когда надо промолчать, а когда, наоборот, «насесть» на шефа, чтобы отстоять свою точку зрения. Также был описан типаж людей, которых ценит руководитель. Абсолютная преданность и надежность оценивалась денежной премией.

Типаж офис-менеджера: ярко выраженный славянский тип, блондинка. «Он к Зое привык, с похожей на нее девушкой ему будет комфортно работать» (читай между строк: «Этот типаж – марка доверия»).

Мне удалось поговорить с директором, обсудили вакансию. В требованиях к кандидату был сделан акцент на честность, лояльность и на (кошмар!) славянский тип внешности и светлые волосы.

Я показала директору семь кандидаток. Взял ли он на работу блондинку славянской внешности? Нет! Директор пригласил на работу внешне приятную девушку с армянской фамилией и темными волосами. Вы спросите: почему? Да потому, что директор увидел в ней настоящего специалиста. Главбух позже отозвалась о ней так: «Внешне Карина на Зою совсем не похожа, но характер и манера поведения – один в один».

До сих пор у многих присутствует стереотип «секретарь – это должность с «дополнительными обязанностями»». Как распознать в вакансии наличие «дополнительных обязанностей» и избежать разочарований? Пожалуй, показательной в этом плане будет следующая история.

Я приехала на обсуждение заявки к главврачу муниципальной стоматологический клиники. Требования были сформулированы так: «Мне нужна красивая девочка с хорошим характером, платить ей буду столько-то. Обязанности… ну как у всех, а то вы не знаете. Не переживайте, что заработная плата такая маленькая, это официальная. Я своего секретаря не обижу. Будет со мной регулярно за границу выезжать, оплачу ей курсы иностранного языка. Рабочий день ненормированный».

Кстати, зарплата – среднерыночная, деленная на три, более чем скромные деньги.

Я задавала уточняющие вопросы об обязанностях, о том, зачем секретарю муниципального учреждения выезжать за границу, знать английский язык и каковы причины ненормированного рабочего графика. Вместо ответов я получала нервные смешки и подмигивания. Во время нашей встречи в кабинет главврача заходили молодые сотрудницы клиники. Каждую он «сканировал» взглядом тщательнее, чем рентгеновским лучом.

Я сидела и думала: может, у меня бурная фантазия, и главврач ничего такого в виду не имеет? Но когда он начал рассказывать скабрезные анекдоты про директора и секретаршу, от которых у меня уши в трубочку сворачивались, все стало ясно. В итоге, вернувшись в офис, я позвонила в стоматологическую клинику и сообщила, что помочь ничем не смогу.

Впрочем, что греха таить, девушки зачастую сами ведут себя неадекватно. Сколько раз ко мне на собеседование приходили кандидаты на позицию «хозяйка офиса» в одежде с глубоким декольте или в невероятном мини. Будучи менеджером по персоналу, я слышала от своего босса такие комментарии: «Ту, что с глубоким декольте, – не берем. Будет сотрудников отвлекать. И ту, которая в мини-юбке, тоже. Зачем мне длинные ноги на работе? На работе мне нужны длинные мозги». Трудно не согласиться. Провокации в офисе ни к чему. Для собеседований и работы лучше классического стиля одежды пока ничего не придумано. Подобный внешний вид гораздо более выигрышный, нежели демонстрация данных природой прелестей.

Есть ли жизнь вне приемной?

Ответ утвердительный. То, что секретарь – это абсолютно «тупиковая» должность, соответствует действительности лишь отчасти – например, если в офисе только два работника, скажем, региональный менеджер и его ассистент.

Вышеупомянутая Карина работает в компании уже 5 лет. Переехала из приемной в отдельный кабинет, трудится в финансовом отделе и является правой рукой директора (без всяких служебных романов). Естественно, зарплата в разы выросла. Карина нашла подход к шефу, заслужила его доверие, доказала, что является достойной сменой предыдущему сотруднику, и делом подтвердила, что способна выполнять любую поставленную перед ней задачу. За профессиональные и человеческие качества грамотный руководитель готов был увеличивать заработную плату и продвигать по службе.

Конечно, если сидеть сложа руки и ждать у моря погоды, повышение само не придет. Продвигают тех специалистов, которые наглядно демонстрируют, что отлично справляются со своей работой. И самое важное: продвижение просто ради продвижения не имеет смысла. Перемещение на другую должность в конечном итоге должно принести вам моральное удовлетворение, а не только увеличение заработной платы. Прислушайтесь к себе и честно ответьте на вопросы: что является вашей сильной стороной, к чему у вас лежит душа? Возможно, вы хотели бы попасть в какое-то конкретное подразделение компании? Это поможет более уверенно вести переговоры о повышении с менеджером по персоналу или руководителем, а если возможности для повышения у данного работодателя отсутствуют, то с руководителем другой компании. Хорошая самопрезентация и определение своей мотивации еще никому не мешали!

МНЕНИЕ

Т.В. Рыбченкова, зам. директора Высшей школы референтов «Катюша» (Санкт-Петербург)

Незаменимый сотрудник – вечный секретарь?

В современных условиях профессия секретаря все чаще воспринимается как стартовая: далеко не все сотрудники остаются на своем месте надолго (а тем более – навсегда). Большинство секретарей уходят в другие сферы деятельности: экономика и бухгалтерский учет, менеджмент, продажи, технологии, остаются лишь действительно преданные своей профессии, по-настоящему незаменимые. Но у этой незаменимости есть и обратная сторона. И о ней наш сегодняшний разговор.

Главная роль секретаря – быть связующим звеном между руководителем и сотрудниками, руководителем и внешней средой, а также обеспечивать эффективную деятельность руководителя. Это предполагает работу с информационными источниками, реферирование информации, обработку информационных потоков (устных и письменных), знание основ бухучета, экономики, планирования, управления, психологии, рекламы, PR, законодательства и т.д. В данном случае универсальность профессии секретаря является существенным кадровым плюсом. Специалист высшей квалификации для компании – курица, несущая золотые яйца. Ни один работодатель просто так не отпустит этого человека.

Если вы отлично выполняете свою работу, вполне возможно, что на какую-либо должность руководитель будет рассматривать любые кандидатуры, кроме вашей. Он не видит вас на другой должности просто потому, что не представляет вас на каком-либо другом месте, кроме того, на котором вы работаете в данный момент.

Овладев арсеналом профессиональных средств, сотрудник становится незаменимым. Расставание с профессионалом является проблемой для руководства компании. Найти нового, соответствующего требованиям сотрудника можно, но для этого нужно затратить немало усилий и материальных средств.

А квалифицированный специалист остается перед выбором: делать карьеру, уходить или оставаться на своем месте? Кто-то не стремится делать карьеру, ему хорошо и на своем месте, кто-то привык, а кто-то будет оберегать свой мир, не допуская в него посторонних.

С другой стороны, конкуренты готовы сделать все, чтобы заполучить квалифицированного специалиста. Работающие в кадровых агентствах «охотники за головами» незаменимых сотрудников переманивают их в другие компании. Однако вполне возможно, что на новом месте сотрудник не сможет проявить себя так же ярко, как в предыдущей компании. Не совпадут обстоятельства, не устроит психологический климат фирмы, другие факторы.

Так что быть незаменимым в компании – это палка о двух концах и для компании, и для сотрудника. Если сотрудник адекватен и является профессионалом, то он будет расти, подберет себе учеников, замену и уйдет на более высокую должность. Компания оценит и профессиональную, и общественную нагрузку. А если у человека завышенная самооценка, то незаменимая «звезда» будет подсиживать и выживать неугодных – в данной ситуации предсказать результат сложно.

Современный рынок труда перенасыщен предложениями, но хорошего специалиста найти сложно. Основной капитал компании – персонал, это понимают и HR и топ-менеджеры. Поэтому при определенных условиях специалист может требовать создания каких-либо условий для своей активной работы и самореализации в компании. В качестве компромисса могут использоваться нематериальные виды компенсации, в том числе создание условий для профессионального и карьерного роста. Нередко крупные компании «выращивают» руководителей среднего звена из специалистов собственной фирмы, ориентируясь не только на профессиональные, но и на психологические качества личности. А на более низкие должности (рядовые) принимают новых людей.

Почти каждый из нас хочет быть незаменимым, единственным в своем роде, представлять большую ценность для руководителя и компании. И если это действительно так, то в компании для такого специалиста необходима не только материальная, но и моральная мотивация – у него должны быть возможности для карьерного и профессионального роста. Но даже если не все хотят сделать карьеру, то все хотят общественного признания заслуг.

Как стать незаменимым? Заниматься делом больше, чем собой. Но забывать о себе нельзя – образ и имидж профессионала формируется из мелочей. Что надо знать, чтобы стать незаменимым? Практически все. Но не менее важно уметь делегировать полномочия. А еще надо быть тонким психологом и иметь хорошую интуицию.

Мы спросили…

В рамках очередного опроса мы задали руководителям компаний два вопроса:

1. Какие требования Вы предъявляете к своему секретарю?

2. За что Вы сразу уволили бы

секретаря?

Марина ПЫШКИНА, директор кадрового агентства:

1. Я считаю, что секретарь – это визитная карточка компании. Поэтому он должен отлично выглядеть – самое главное опрятно, аккуратно, быть вежливым и ненавязчивым как с директором, так и с клиентами. Он должен быть отличным психологом – уметь прочувствовать настроение как руководителя, так и гостей, знать правила этикета – вовремя предложить чай, десерт, выйти из кабинета. И желательно – начитанным, чтобы с ним было интересно беседовать, чтобы он мог поднять настроение и себе, и гостям. На рабочем столе секретаря должен быть порядок.

2. Я бы уволила секретаря за непрофессионализм и хамское обращение с гостями или клиентами.

Ольга ГАРТМАН, собственник брачного агентства

1. Самое главное для меня в моем помощнике – это умение планировать свой день самостоятельно, чтобы я могла покинуть офис на длительное время, будучи уверенной, что дела под контролем. Для меня также важна лояльность секретаря к клиентам. Приятный внешний вид, умение общаться, умение решать стрессовые, конфликтные ситуации, при этом занимая сторону клиента, – все это очень важно для нашей компании.

2. Я сразу же уволила бы секретаря, если бы узнала, что она скопировала базу данных или взяла деньги с клиента – все услуги у нас бесплатные. Но таких ситуаций не было, поэтому говорить про это пока рано.

Ирина ФРУНКИНА, собственник ресторанной компании

1. Когда я ищу себе личного помощника, то рекомендательные письма не запрашиваю, но всегда навожу справки о потенциальном работнике – звоню бывшему работодателю соискателя. Так как наш город небольшой и профессиональный рынок ограничен, то имеет смысл собрать информацию у коллег: если соискатель – опытный человек, про него обязательно расскажут. Таким образом можно обезопасить себя от воришек и непорядочных людей. Мой помощник – это моя правая рука, она решает множество вопросов. Поэтому для меня главное – профессионализм и порядочность человека, а еще его желание работать, постоянно расти профессионально, а не просиживать штаны за оклад. С такими людьми приятно и интересно работать. Я всегда стараюсь быть открытой со своими сотрудниками – они могут подойти ко мне с личными или финансовыми проблемами. И если есть возможность, я стараюсь помочь им. Американский лозунг «Это твои проблемы» не для меня.

И еще: личный помощник должен на работе заниматься рабочими делами, а свои семейные проблемы оставлять дома.

2. Мои сотрудники знают, что я не люблю, когда увиливают от работы, ленятся, лгут. Я могу уволить работника, если он ведет себя непорядочно: ворует, хамит, не выполняет своих обязанностей.

Эльвира БАРБАШОВА, директор компании «Event make»

1. Для меня важна пунктуальность и исполнительность моего секретаря.

2. Я уволила бы сразу же за вранье, за непунктуальность, которая привела бы к серьезным последствиям для компании, либо когда сотрудник не умеет учиться на своих ошибках, и повторяет их снова и снова.

Беседовала Марина Сипатова.

 

Л.М. Самбутян,
HR-менеджер

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 7, 2011.

Купить этот номер в электронном виде

Подпишитесь на нашу рассылку

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.