Правила оперативного хранения документов в подразделениях: как составить локальный нормативный акт

Если секретарь становится ответственным за хранение документов организации, то именно он выстраивает работу по учету архивных документов, экспертизе ценности, приему-передаче дел на хранение и т.д. Однако в архивном деле имеется процесс, ответственность за выполнение которого целиком лежит на исполнителях. Это оперативное хранение документов. Он начинается с закрытия документа в делопроизводстве и заканчивается либо с его передачей в архив, либо с выделением к уничтожению.

Именно об оперативном хранении и поговорим сегодня.

Что такое оперативное хранение и что для него требуется

Теоретически оперативное хранение находится вне зоны ответственности секретаря. Этим должны заниматься исполнители. К сожалению, практика показывает, что если пустить процесс на самотек и полностью довериться исполнителям, то через положенное время документы будут переданы в архив в ненадлежащем состоянии, а именно:

• не упорядочены по делам;
• не систематизированы;
• не разделены на единицы хранения.

Секретарю придется принять документы в таком состоянии, потому что или так, или вообще никак. Архивная обработка таких документов затянется на неопределенное время, ведь секретарю (или архивариусу, или организации-подрядчику), прежде чем оформить их на хранение, придется выполнить обязанности работников подразделения: разделить документы на дела, разложить их в нужном порядке и сформировать единицы хранения. Все это потребует времени, долгой переписки с исполнителями и денежных затрат. И только после всех этих действий можно будет приступать к архивной обработке.

Упорядоченный процесс оперативного хранения требует соблюдения пяти пунктов:

1) индексирования документов в соответствии с номенклатурой дел;

2) помещения документов в дела по определенным правилам;

3) разделения документов в деле на единицы хранения (в идеале – в течение года);

4) маркировки новых единиц хранения;

5) предоставления секретарю информации о единицах хранения по запросу.

Разберем, что подразумевает каждый пункт.

Индексирование документов в соответствии с номенклатурой дел 

Ежегодно после утверждения номенклатуры дел на очередной календарный год секретарь направляет в структурные подразделения ее разделы – каждому свой. В течение всего года документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой.

Чтобы не пугать коллег, понятие «формирование дел в соответствии с номенклатурой дел» можно заменить фразой «подшивать в папки»: исполненные документы на бумажном носителе подшиваются в папки-регистраторы, на которых надписываются индекс и заголовок дела по номенклатуре дел.

Электронные документы получают индекс в регистрационной карточке в системе электронного документооборота.

Необходимо стремиться к тому, чтобы каждый документ был подшит в «свое» дело, учтенное в номенклатуре дел. При этом поддерживать номенклатуру дел в актуальном состоянии – ответственность секретаря, а подшивать бумажные документы в соответствующие папки или выбирать индекс в карточке электронного документа – ответственность исполнителя.

Помещение документов в дела по определенным правилам 

Общие правила помещения документов в дела содержатся в Правилах 2023[1] (п. 49). Они следующие:

• в дела формируются документы одного календарного года (за исключением переходящих дел);
• в дело включается по одному экземпляру каждого документа.

Существуют также особые правила формирования для разных видов документов:

• для локальных нормативных актов (далее – ЛНА);
• распорядительных документов;
• документов по личному составу;
• плановых и отчетных документов.

Рассмотрим их.

Читайте дополнительно:

• Переходящие дела: что это такое и как с ними работать
• Сроки хранения документов по Перечню 2019 года: приказы и распоряжения