Одна канцелярия на несколько юридических лиц

Часто собственник бизнеса является владельцем нескольких организаций, дела которых ведутся в «основном» офисе. Разумеется, секретарь такого руководителя также принимает в этом участие. Как наладить работу с документами в случае, когда приходится вести делопроизводство сразу нескольких юридических лиц, расскажем в статье.

ГРУППА КОМПАНИЙ И БИЗНЕС-ЕДИНИЦЫ: ЧТО ЭТО?

Некоторые собственники не только лично ведут несколько организаций одновременно, но часто собирают под крышей одного офиса несколько полноценных рабочих коллективов.

Организации при этом могут как объединяться в группу компаний (далее – ГК), так и быть абсолютно самостоятельными.

В ГК входят самостоятельные юридические лица (так называемые бизнес-единицы), которые подчиняются одной организации – управляющей компании. Интересно, что ГК как форма ведения бизнеса в России весьма распространена, тогда как в законодательстве отсутствует даже определение этого понятия. ГК управляется Советом директоров, председательствует в котором Президент ГК, и действует на основании собственного устава. Бизнес-единицы при этом официально самостоятельны: у каждой имеется собственное руководство, коллегиальные органы, штатное расписание и внутренние правила. В ежедневной практике бизнес-единицы могут не пересекаться друг с другом, а могут, наоборот, работать на одном рынке, выполняя разные функции (например, одна бизнес-единица группы добывает полезные ископаемые, другая их транспортирует, третья ремонтирует оборудование). Так, в качестве примера мы приведем гипотетическую группу компаний «Алфавит» (ГК «Алфавит»), в которую входят ООО «АБВ», ООО «ГДЕ» и АО «ЖЗИ».

А может быть и так, что и группы никакой не существует. Просто один собственник управляет сразу несколькими организациями, на что имеет полное право. При этом административный аппарат заводит один на всех, поскольку так дешевле: бухгалтерия, отдел кадров и секретариат в таких случаях занимаются всеми сразу. Может быть и так, что формально в каждой организации есть свои профильные и независимые друг от друга специалисты, которые фактически подчиняются и контролируются коллегами из других организаций по самым замысловатым схемам.

Допустим, что есть гипотетическая группа компаний «Алфавит» (ГК «Алфавит»), в которую входят ООО «АБВ», ООО «ГДЕ» и АО «ЖЗЛ». Главный бухгалтер ООО «АБВ» и шагу не может ступить без главбуха ООО «ГДЕ», а юрист АО «ЖЗЛ» во всем советуется с юристом ООО «АБВ» и без его визы не выпускает ни одного документа.

Наша статья посвящена тому, как секретарю не запутаться в делопроизводстве разных организаций, работающих на одного собственника, независимо от того, ГК это или нет.

Оговоримся сразу: самые большие трудности при ведении ДОУ нескольких организаций наблюдаются на стадии документирования. Учет и хранение документов проблем не вызывают, если документы были созданы правильно.

СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТОВ: БЛАНКИ

В соответствии с федеральными законами «Об обществах с ограниченной ответственностью» и «Об акционерных обществах»[1] организации только вправе (а не обязаны) иметь собственные бланки. На практике существование организации без хотя бы примитивного фирменного бланка практически невозможно. Такую организацию контрагенты всерьез не воспринимают.

Бланки создаются в соответствии с государственным стандартом. С 1 июля вступает в силу ГОСТ Р 7.0.97 – 2016[2], который устанавливает минимальный набор бланков документов для любой организации (п. 6.6.):

• общий бланк;
• бланк письма;
• бланк конкретного вида документа.

Это минимальный перечень бланков, которые должны быть в любой организации, как у входящей в ГК бизнес-единицы, так и самостоятельной. В дальнейшем, по мере необходимости, могут создаваться бланки структурных подразделений и должностных лиц.

Несмотря на то, что юридические лица, входящие в группу, вполне самостоятельны, наименование вышестоящей организации на бланке они указывают в обязательном порядке. Приведем примеры.

■ Бланк письма организации, входящей в группу, может выглядеть так (Пример 1 и 2).

---

[1] Пункт 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ (в ред. от 03.07.2016) «Об обществах с ограниченной ответственностью»; п.7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ (в ред. от 03.07.2016) «Об акционерных обществах».

[2] ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», далее ГОСТ Р 7.0.97-2016.