Архивист и персональные данные

До архивиста или работника, ответственного за хранение документов, персональные данные (не путать с документами по личному составу) для их обработки доходить не должны. Но это в норме. А на практике так бывает не всегда. Архивиста могут привлечь, например, к уничтожению персональных данных. А уж сколько копий личных документов постоянно поступают в архивы и говорить не приходится! При этом архивисту важно понимать, где он действительно должен помочь, а где его привлечение к работе есть ни что иное, как перекладывание работы и ответственности на чужие плечи.

В большинстве случаев в архив действительно поступают копии личных документов работников и клиентов, изредка что-то иное – например, распечатки резюме несостоявшихся кандидатов на вакансии. Мы не будем говорить о том, что нет никакого смысла набирать целый ворох копий личных документов в разных производственных ситуациях. Архивист вряд ли сможет на это повлиять. Будем исходить из того, с чем приходится работать: большим объемом персональных данных, которые поступают в архив ежегодно.

Персональные данные и обязанность их уничтожить

Что такое персональные данные 

Персональными данными считается любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных)[1].

Работа с персональными данными регулируется Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». Этот документ делит персональные данные на несколько групп (Схема).

Работодатель, как правило, обрабатывает общие и специальные персональные данные своих работников.

Однако у организации могут быть не только работники, но и клиенты – физические лица, от которых компания получает все виды персональной информации, в том числе и биометрическую. Если эти данные принимаются от работников и клиентов на бумажных носителях, то архивист столкнется с ними почти наверняка, не в архиве, так во время экспертизы ценности.

Цель обработки персональных данных и уничтожение документов после ее достижения 

Еще одно важнейшее понятие в области работы с персональными данными – цель их обработки, а точнее – ее достижение. Именно от момента достижения цели обработки и отсчитываются 30 дней, которые даны законодателем для уничтожения персональных данных.

В Федеральном законе № 152-ФЗ есть и другие сроки для уничтожения персональных данных, например, иногда они должны быть уничтожены немедленно, иногда в течение семи или десяти дней. Мы берем ситуацию с 30 днями как самую распространенную: персональные данные были собраны правильно, и теперь цель их обработки достигнута.

Итак, персональные данные должны уничтожаться в установленный Федеральным законом № 152-ФЗ 30-дневный срок после достижения цели их сбора.

Приведем примеры достижения целей сбора персональных данных.