Ответы на вопросы по применению нового Перечня документов со сроками хранения

«Секретарь-референт» №5 2020 / Архивное дело

Вопрос

При уничтожении документов 2014 года применять Перечень 2010[1] или Перечень 2019[2]? На какой документ ссылаться в акте об уничтожении документов?

Ответ

Ответ на этот вопрос содержится в Разъяснениях по внедрению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения[3] (далее – Разъяснения по внедрению Перечня 2019).

То есть если вы еще не уничтожили документы за 2014 год и не включили их в акт об уничтожении, то применять нужно Перечень 2019.

Вопрос

В Перечне 2019 не могу найти статью для документов, не вошедших в состав личных дел. Раньше они размещались в ст. 665 Перечня 2010. Где их искать сейчас?

Ответ

Да, в Перечне 2019 нет такой статьи, ее исключили. Думаю, в этом случае следует руководствоваться ст. 445 Перечня 2019. Срок хранения документов, не вошедших в состав личных дел, будет таким же, как и срок хранения личных дел – «50/75 лет».

Вопрос

Аналогами статей 188 и 189 Перечня 2010 в Перечне 2019 стали статьи 143, 145 и 146. Как вы считаете, к какой статье Перечня 2019 отнести документы арбитражных судов?

Ответ

Да, в Перечне 2010 судебные дела размещались в статьях 188 и 189. В Перечне 2019 они размещены в статьях 143, 144, 145. Независимо от того, каким судом рассматривается дело, сроки хранения документов, имеющих отношение к судебным спорам, ищите в этих статьях.

Вопрос

В какой статье Перечня 2019 искать налоговые карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц? Может в ст. 320, согласно которой они имеют пятилетний срок хранения? В Перечне 2010 они относились к ст. 394, их срок хранения составлял пять лет, а при отсутствии лицевых счетов – 75 лет. В ст. 320 Перечня 2019 про отсутствие лицевых счетов не сказано.

Ответ

Необходимый вам документ ищите в ст. 311 Перечня 2019. В Перечне 2019 изменилось не только название вида документа, но и срок его хранения, который был изменен в соответствии с актуальным законодательством. Согласно подп. б п. 3.4 ст. 23 Налогового кодекса Российской Федерации документы, необходимые для исчисления и уплаты страховых взносов, следует хранить шесть лет. В Перечне 2019 карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов также получили шестилетний срок хранения. Сравнительная информация представлена в Таблице 1.

novyj_perechen

Статья 320 Перечня 2019 устанавливает сроки хранения для журналов, карточек, баз данных учета. Сроки хранения этих документов размещались в ст. 459 Перечня 2010.

Вопрос

Помогите определить сроки хранения командировочных удостоверений, журналов регистрации междугородних телефонных переговоров. В какой статье размещены эти виды документов?

Ответ

В Перечне 2019 нет статей с такими видами документов. Им можно установить срок хранения «До минования надобности».

novyj_perechen


[1] Здесь и далее – Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558; в ред. от 16.02.2016).

[2] Здесь и далее – Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

[3] Источник: https://clck.ru/MjET8.

М.М. Сичкарева,
юрист, специалист по архивному делу

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 5, 2020.