Инструкция по кадровому делопроизводству: правила согласования и регистрации документов, порядок взаимодействия с подразделениями. Часть 2

В прошлом номере мы рассказали, для чего нужна инструкция по кадровому делопроизводству, какие разделы в нее целесообразно включать, как разработать и оформить этот документ. В примере были даны разделы «Общие положения» и «Требования к оформлению документов»[1].

В этом номере расскажем, на что целесообразно обратить внимание в разделах, посвященных согласованию, утверждению и регистрации документов.

Раздел «Правила согласования и утверждения кадровых документов» 

Для коммерческих организаций на государственном уровне не установлено, какие кадровые документы нужно согласовывать и утверждать. Каждый работодатель самостоятельно решает вопрос о целесообразности этих процедур.

Внутреннее согласование (когда документ сначала проверяют другие должностные лица организации) называют визированием. Визирование позволяет выявить несоответствие документа нормам законодательства, возможностям структурных подразделений или ранее принятым решениям. Визирующее должностное лицо в рамках своей компетенции подтверждает, что текст документа соответствует нормам закона или бизнес-процессам.

Если вы решили, что какой-либо кадровый документ перед тем, как попасть на стол директору, должен пройти согласование, в Инструкции по кадровому документообороту (далее – Инструкция по КД) нужно прописать, какое должностное лицо и в какой срок визирует документ, какой аспект документа проверяет. Для разных документов состав визирующих лиц может быть различным. Но не стоит перегружать документ визами, оставляйте только те, которые реально необходимы.

Например, приказ о наложении дисциплинарного взыскания может визировать только юрисконсульт, этого достаточно. Он проверит наличие и полноту собранных доказательств о проступке работника, оценит с юридической точки зрения соответствие применяемого взыскания тяжести проступка и т.д.

Другие должностные лица проверяют документ в соответствии со своими полномочиями (Таблица).

Организовать согласование можно не только традиционным способом (когда распечатанный проект документа вручают каждому визирующему лицу по очереди), но и в электронных системах. Если организация не использует систему электронного документооборота (далее – СЭД), согласование можно провести с помощью офисной программы Outlook или мессенджеров. Но на окончательном варианте документа визирующие лица должны будут проставить свои подписи. Если согласование проходит в СЭД, распечатывают лист согласования из программы.

Замечания визирующие лица могут озвучивать разными способами: делать пометки прямо в тексте проекта документа, выписывать замечания и предложения на отдельном листе, выделять цветом или иным способом в режиме редактирования (если проект документа сначала рассылается в виде файла).

Утверждения требуют документы, которые регламентируют трудовые отношения и касаются части персонала или неопределенного круга работников (локальные акты, должностные инструкции, графики). Причем утверждающим лицом не обязательно должен быть директор. Некоторые документы вправе утверждать иное должностное лицо, например, руководитель структурного подразделения может утверждать графики работ своего подразделения. Но если документ касается всех работников организации, утвердить его может только руководитель организации.

В Инструкции по КД целесообразно установить перечень документов, подлежащих утверждению, а также кто и в какой срок утверждает эти документы.

Раздел «Правила обмена кадровыми документами с подразделениями»

Раздел включают в Инструкцию по КД, если необходимо упорядочить движение кадровых документов из подразделений в отдел кадров и обратно. Эта тема особенно актуальна, если структурные подразделения территориально удалены.

Проблемы обмена документами с подразделениями:

• заявления работников и служебные записки должностных лиц подразделений вовремя не доходят в кадровую службу, поэтому оформить нужную кадровую процедуру своевременно не получается;
• руководители подразделений не знают, с какими документами и каким образом они обязаны ознакамливать своих работников под подпись, в какой форме нужно фиксировать факт ознакомления;
• не удается вовремя выдать работникам запрошенные ими документы в рамках ст. 62 Трудового кодекса Российской Федерации, а ведь с момента подачи заявления о выдаче документов у работодателя есть всего три рабочих дня.

Все эти вопросы можно урегулировать в Инструкции по КД. При этом целесообразно не только установить сроки и пути передачи документов в отдел кадров и обратно, но и предусмотреть способ фиксации обмена документами.

Возможные способы:

• в бумажном журнале (вариант подходит, если со структурным подразделением нет сообщения по Интернету, курьер привозит документы 1–2 раза в неделю);
• в электронном журнале, например, в Google Документах (к журналу делают общий доступ, отправляющая сторона заполняет список документов, принимающая делает отметку о приеме);
• в СЭД (подходит, если организация перешла на электронный кадровый документооборот и установила соответствующую программу);
• в мессенджерах или сообщениях по электронной почте (прикрепляются сначала сканы документов, потом сканы заменяют оригиналами).