Электронная версия журнала

Организация делопроизводства на микропредприятии

«Секретарь-референт» №2 2017 / Делопроизводство

Закона, требующего обязательного ведения общего делопроизводства на микропредприятиях, не существует, но минимально необходимые операции с документами проводить все равно придется. И чаще всего эта обязанность возлагается на секретаря или помощника руководителя. В статье мы обозначим основные виды документов, необходимых и достаточных для постановки делопроизводства на микропредприятии.

КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

 Кадровые документы. Кадровая документация большинства микропредприятий (юридических лиц и индивидуальных предпринимателей) представлена прежде всего трудовыми договорами с работниками. Заметим, что индивидуальный предприниматель ведет кадровое делопроизводство только в том случае, если он нанимает работников и выплачивает им заработную плату. В отношении себя он трудовой договор не оформляет, поскольку в данном случае работник и работодатель представлены в одном лице.

 

Помимо трудовых договоров к кадровым документам, которые могут быть у микропредприятия, относятся:

• правила внутреннего трудового распорядка;

• штатное расписание;

• табель учета рабочего времени;

• положение о защите персональных данных работников;

• приказы по личному составу;

• личные карточки работников;

• график отпусков;

• трудовые книжки работников;

• должностные инструкции;

• инструкции по охране труда;

• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

• книга учета выдачи бланков трудовых книжек;

• журнал учета прохождения инструктажа по охране труда;

• журнал регистрации приказов по личному составу;

• журнал регистрации справок, выданных работникам.

 

Структура правил внутреннего трудового распорядка:

 

■  Типовая форма трудового договора. Нововведением, касающимся кадрового делопроизводства на микропредприятиях, стало утверждение типовой формы трудового договора, заключаемого между работником и работодателем – субъектом малого предпринимательства, который относится к микропредприятиям[1].

Указанную типовую форму трудового договора применяют те работодатели-микропредприятия, которые решили воспользоваться своим правом не принимать локальные нормативные акты. Как отмечалось выше, все условия, которые должны содержаться в таких актах, необходимо будет отразить в трудовых договорах, составленных на основе принятой типовой формы.

Помимо основных положений типовая форма позволяет включать в договор дополнительные условия (к примеру, расположение рабочего места, структурное подразделение).

Форма также предусматривает возможность вносить в договор особые условия, касающиеся труда дистанционных и надомных работников. Например, заполнив соответствующие пункты типовой формы, работодатель сможет закрепить условие о том, что работа должна выполняться путем обмена электронными документами, с использованием Интернета и т.д.

Если при внедрении типовой формы трудового договора микропредприятия могут отказаться принимать локальные нормативные акты, то обязанность по заполнению трудовых книжек работодателями-микропредприятиями никто не отменял!

Типовую форму трудового договора[2] могут использовать все организации и индивидуальные предприниматели, относящиеся к микропредприятиям. На этот документ возложены большие надежды, так как планируется, что он позволит снизить объем документооборота и повысить степень защиты трудовых прав работников.

■ На что опираться при разработке кадровых документов. Несмотря на то, что с 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению, эти формы остаются очень удобными для использования микропредприятиями. Так, при составлении штатного расписания (унифицированная форма № Т-3), графика отпусков (унифицированная форма № Т-7), табеля учета рабочего времени (унифицированная форма № Т-13), приказов по личному составу и пр. можно использовать соответствующие формы[3].

При разработке всех иных перечисленных кадровых документов необходимо прежде всего руководствоваться нормами действующего российского трудового законодательства, а также положениями нормативно-методических документов (например, ГСДОУ, ГОСТ Р 6.30-2003, Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих[4] и пр.).

 

[1] В связи с включением в Трудовой кодекс РФ статьи 309.2 (Федеральный закон от 03.07.2016 № 348-ФЗ «О внесении изменения в Трудовой кодекс Российской Федерации в части особенностей регулирования труда лиц, работающих у работодателей – субъектов малого предпринимательства, которые отнесены к микропредприятиям»).

 

[2] Подробнее о заполнении типовой формы трудового договора для микропредприятий см.: Журавлева И.В. Заполняем трудовой договор для микропредприятий // Секретарь-референт. 2016. № 10. С. 64–71. Пример заполнения типовой формы трудового договора для микропредприятий вы можете скачать в «Сервисе форм».

 

[3] Утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

 

[4] Утвержден постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37 (в ред. от 12.02.2014).

 

А.А. Белькова, документовед

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 2, 2017.

Купить этот номер в электронном виде

Подпишитесь на нашу рассылку

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.