Приказы по личному составу: отличаем от других категорий приказов, учитываем, храним, уничтожаем

Приказы по личному составу – важнейшие из приказов, потому что имеют социально-правовое значение. Им необходимо уделять максимум внимания с момента создания и до размещения на длительное хранение в архиве.

В статье научимся отделять приказы по личному составу от прочих, вносить их в архивные описи, подшивать, а некоторые – даже уничтожать.

Три категории распорядительных документов

Весь массив распорядительных документов организации делится на три категории:

1) распорядительные документы по основной деятельности;

2) распорядительные документы по личному составу;

3) распорядительные документы по административно-хозяйственным вопросам (далее – АХВ).

Именно эти три категории предлагает нормативный Перечень 2019[1].

Наша статья посвящена распорядительным документам по личному составу. Далее для краткости будем называть их приказами по личному составу. Понимаем под этим и приказы, и распоряжения, но не забываем, что приказ и распоряжение – разные документы. Если в вашей компании издаются и приказы, и распоряжения по личному составу, то они должны помещаться в разные номенклатурные дела.

Очень важно отличать приказы по личному составу от приказов других категорий.

Распорядительные документы по АХВ отличить относительно легко. Их тематика – три подраздела раздела 10 «Административно-хозяйственная деятельность» Перечня 2019, а именно:

• эксплуатация зданий, строений и сооружений (подраздел 10.1);
• транспортное обслуживание (подраздел 10.2);
• информационно-телекоммуникационное обеспечение (подраздел 10.3).

Распорядительные документы относятся к АХВ при условии, что они не утверждают, не изменяют и не отменяют локальных нормативных актов по этим темам. В ином случае речь идет о распорядительных документах по основной деятельности.

Приказы по основной деятельности легче всего охарактеризовать как «все остальные». Их область применения слишком широка и ограничивается только сферой деятельности каждой конкретной организации. В общем смысле распорядительные документы по основной деятельности – это те, которые не относятся к категориям «по личному составу» и «АХВ».

Приказам по личному составу посвящена ст. 434 Перечня 2019. Она довольно объемна, но в ней, к сожалению, приведен неисчерпывающий список тем для приказов по рассматриваемой нами тематике. Подробнее об этом поговорим далее.

Почему важно отличать приказы по личному составу от других категорий? Во-первых и в-главных, документы по личному составу (не только приказы) имеют социально-правовое значение. За ними стоят люди – работники организации, со своими стажами, пенсиями, «вредностью» и возможностью сегодня или в будущем получать от государства льготы, выплаты и надбавки. Во-вторых, при ликвидации организации именно приказы по личному составу и именно из-за своей социально-правовой функции будут передаваться на хранение в государственный архив. Их нужно сразу отделять от остальных и обрабатывать, чтобы потом не было мучительно дорого.

Приказы по личному составу: отличаем от других

Документы по личному составу определены в ст. 3 Федерального закона № 125-ФЗ[2]: это документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем.

Подчеркнем: трудовые отношения, то есть находящиеся в области действия Трудового кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ). Помимо трудовых, отношения между организацией и физическим лицом могут быть гражданскими, и тогда ими управляет Гражданский кодекс Российской Федерации. Пример документа из этой области – гражданско-правовой договор об оказании услуг или выполнении работ физическим лицом. Этот документ – не по личному составу, потому что трудовых отношений в нем нет.

Первый и главный маркер того, что приказ относится к документам по личному составу, – наличие его темы в ст. 434 Перечня 2019. В ней перечислены большинство тем, отражающих трудовые отношения.

Как видим, статья делится на несколько подпунктов, а сроки хранения приказов по личному составу разнятся от 3 до 75 лет.

К сожалению, в статье перечислены не все темы приказов по личному составу. Отсутствуют приказы о выплатах работникам материальной помощи, возложении обязанностей отсутствующего работника, предоставлении отпуска по беременности и родам, выходе на работу в выходные и праздничные дни, простое и др.

Второй маркер, позволяющий отнести приказ к документам по личному составу, – наличие в нем персональных данных работника. Это, например, любые суммы, которые получает работник, график работы, даты отпуска, сведения о смене фамилии и т.д. Впрочем, персональные данные – маркер косвенный и ориентироваться на него нужно с осторожностью.

Третий маркер – трудовые отношения. Темы приказа в ст. 434 Перечня 2019 может не быть, но речь в документе очевидно идет о трудовых отношениях (как уже говорилось выше, над ними властвует ТК РФ), причем относительно работодателя и конкретного работника – с должностью, фамилией, именем и отчеством при его наличии. Это может быть, например, приказ об отстранении работника от работы за появление на рабочем месте в состоянии алкогольного опьянения. В ст. 434 Перечня 2019 такая тема отсутствует, но это однозначно документ по личному составу, потому что в отношении конкретного работника применяется действие, закрепленное в ТК РФ. Да и персональные данные никто не отменял (в конце концов, факт появления на работе в нетрезвом виде – личное дело человека, и касается только его и руководства компании, а не всего уважаемого коллектива).

Из трех перечисленных маркеров главный – наличие темы приказа в ст. 434 Перечня 2019, а два остальных– вспомогательные.